2026년, 총무팀은 전례 없는 압박을 받고 있습니다. 인력은 줄어드는데 업무량은 늘어나고, 비용 통제 요구는 강해지며, 디지털 전환은 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 그런데 많은 총무팀이 여전히 20년 전 방식으로 일합니다. 엑셀로 발주 내역을 정리하고, 이메일로 견적을 비교하며, 전화로 승인 현황을 추적합니다.

문제는 이런 방식으로는 더 이상 버틸 수 없다는 점입니다. 총무 담당자 한 명이 하루에 처리하는 구매 요청이 평균 20~30건입니다. 각 건마다 검색, 비교, 주문, 추적 과정을 거치면 하루 8시간이 금방 지나갑니다. 퇴근 후에도 내일 처리할 일은 산더미처럼 남아있습니다. "더 효율적으로 일하세요"라는 조언은 이제 의미가 없습니다. 일하는 방식 자체를 바꿔야 할 때입니다.

총무팀이 자동화를 미루는 진짜 이유

"자동화가 좋다는 건 알지만..." 많은 총무 담당자들이 이렇게 말합니다. 시스템 도입이 복잡할 것 같고, 비용이 많이 들 것 같으며, 기존 방식을 바꾸는 것이 부담스럽습니다. 하지만 진짜 이유는 다른 곳에 있습니다. 자동화의 효과를 체감해본 적이 없기 때문입니다.

대부분의 기업이 도입하는 시스템은 관리 도구입니다. 구매 요청을 시스템에 입력하고, 승인 내역을 기록하며, 월말에 보고서를 뽑습니다. 하지만 실제 구매는 여전히 총무팀이 수기로 처리합니다. 네이버에서 검색하고, 쿠팡에서 주문하며, 각종 쇼핑몰을 돌아다닙니다. 시스템은 있지만 일은 줄지 않습니다. 오히려 시스템에 입력하는 이중 작업만 늘어났습니다. 당연히 자동화에 회의적일 수밖에 없습니다.

진짜 자동화는 다릅니다. 사람이 하던 일을 시스템이 대신합니다. 매달 주문하는 사무용품을 시스템이 자동으로 발주하고, 승인 규칙에 따라 자동으로 결재 라인을 설정하며, 예산을 실시간으로 확인해 초과를 차단합니다. 총무 담당자는 예외 상황만 처리하면 됩니다. 이것이 진짜 자동화의 모습입니다.

반복 업무는 시간이 아니라 기회비용을 삼킨다

총무 업무의 70%는 반복 업무입니다. 매달 주문하는 사무용품, 분기마다 계약하는 청소 서비스, 정기적으로 발주하는 명함 제작. 품목도 같고, 공급업체도 같으며, 주문 과정도 같습니다. 하지만 매번 처음 하는 것처럼 사이트에 접속해 검색하고, 장바구니에 담고, 결제 정보를 입력합니다.

한 건당 소요 시간은 얼마 안 됩니다. 사무용품 주문 20분, 명함 제작 30분, 간식 주문 15분. 하지만 이것이 한 달에 수십 번 반복되면 이야기가 달라집니다. 주 5시간, 월 20시간이 반복 업무에 사라집니다. 문제는 시간만이 아닙니다. 이 20시간 동안 총무팀이 할 수 있었던 일이 사라집니다. 공급업체와 가격 재협상, 구매 패턴 분석, 비용 절감 전략 수립. 이런 전략적 업무를 할 기회가 반복 업무에 묻힙니다.

반복 업무를 자동화하면 이 기회비용을 되찾을 수 있습니다. 시스템이 정해진 규칙에 따라 자동으로 발주하고, 총무팀은 공급업체 관리와 비용 최적화에 집중합니다. 한 IT 기업은 반복 업무 자동화만으로 월 20시간을 절약했고, 그 시간을 공급업체 재협상에 투입해 연간 구매 비용을 12% 절감했습니다. 시간을 아끼는 것이 목표가 아닙니다. 더 중요한 일을 할 시간을 만드는 것이 목표입니다.

자동화된 구조가 만드는 세 가지 변화

총무 구매 자동화는 단순히 업무를 빠르게 만드는 것이 아닙니다. 업무의 구조 자체를 바꿉니다. 세 가지 본질적인 변화가 일어납니다.

첫 번째, 반복이 사라집니다

매달 주문하는 품목은 자동 발주 규칙을 설정합니다. "매달 1일 A4 용지 10박스 자동 주문", "커피 재고 20% 이하 시 자동 발주" 같은 규칙을 한 번 만들면 시스템이 알아서 처리합니다. 총무 담당자는 주문 완료 알림만 받으면 됩니다. 검색도, 비교도, 입력도 필요 없습니다. 시스템이 정해진 시간에 정해진 품목을 정해진 곳에서 주문합니다.

이것만으로도 업무 시간의 30~40%가 절약됩니다. 한 달에 20시간을 쓰던 반복 업무가 알림 확인 2시간으로 줄어듭니다. 절약된 18시간은 다른 곳에 쓸 수 있습니다. 공급업체를 새로 발굴하거나, 구매 패턴을 분석하거나, 비용 절감 전략을 세울 수 있습니다. 반복이 사라지면 전략이 시작됩니다.

두 번째, 통제가 강화됩니다

수기로 구매를 처리할 때는 통제가 어렵습니다. 누가 무엇을 샀는지, 예산이 얼마나 남았는지, 승인이 제대로 났는지 일일이 확인해야 합니다. 엑셀로 정리하고, 전화로 물어보며, 월말에 집계합니다. 실시간 확인이 불가능하니 예산 초과가 발생해도 사후에야 알게 됩니다.

자동화된 시스템에서는 모든 것이 실시간으로 통제됩니다. 직원이 구매 요청 버튼을 누르는 순간 예산이 확인되고, 규정에 맞는지 검증되며, 자동으로 결재 라인이 설정됩니다. 예산이 부족하면 시스템이 차단하고, 규정을 위반하면 경고를 보내며, 승인이 나면 즉시 발주가 진행됩니다. 총무팀은 대시보드에서 전체 현황을 한눈에 보고, 예외 상황만 처리합니다. 통제는 강화되지만 업무량은 줄어듭니다.

세 번째, 데이터가 쌓입니다

수기 관리에서는 데이터가 축적되지 않습니다. 영수증을 모으고, 엑셀에 입력하며, 월말에 정리합니다. 하지만 이 데이터로 할 수 있는 일은 많지 않습니다. "이번 달 얼마 썼나" 정도만 확인할 수 있습니다. 어떤 품목을 얼마나 자주 샀는지, 어떤 공급업체가 가격 경쟁력이 있는지, 어떤 부서가 예산을 많이 쓰는지 파악하기 어렵습니다.

자동화된 시스템에서는 모든 구매가 자동으로 기록됩니다. 누가, 언제, 무엇을, 얼마에, 어디서 샀는지 모든 데이터가 쌓입니다. 이 데이터를 분석하면 보이지 않던 패턴이 보입니다. "A 부서와 B 부서가 같은 품목을 각각 소량 구매하고 있네요. 통합 발주하면 15% 절감할 수 있습니다." "C 공급업체가 시장 가격보다 20% 비싸게 공급하고 있습니다. 재협상이 필요합니다." 이런 인사이트가 자동으로 나옵니다. 데이터가 쌓이면 개선이 시작됩니다.

 업무 효율 3배는 과장이 아니다

"업무 효율 3배"라는 표현을 보면 많은 사람들이 의심합니다. 과장 광고처럼 들립니다. 하지만 실제 도입 기업들의 평균 수치입니다. 어떻게 가능할까요? 비밀은 시간이 아니라 구조에 있습니다.

총무 담당자가 하루 8시간을 일한다고 가정해봅시다. 기존 방식에서는 이 중 6시간을 반복 업무에 씁니다. 사무용품 주문, 견적 비교, 승인 추적, 영수증 정리. 남은 2시간으로 전략적 업무를 합니다. 공급업체 관리, 비용 분석, 개선 작업. 하지만 2시간으로는 깊이 있게 할 수 없습니다. 겉핥기 수준입니다.

자동화 후에는 반복 업무가 2시간으로 줄어듭니다. 시스템이 자동으로 처리하고, 총무팀은 예외만 확인합니다. 남은 6시간을 전략적 업무에 씁니다. 공급업체와 가격을 재협상하고, 구매 패턴을 분석하며, 중복 구매를 찾아 통합합니다. 같은 8시간이지만 전략적 업무 시간이 2시간에서 6시간으로 늘어났습니다. 3배입니다. 이것이 업무 효율 3배의 진짜 의미입니다. 더 빨리 일하는 것이 아니라, 더 중요한 일에 시간을 쓰는 것입니다.

실제 사례를 하나 소개합니다. 직원 150명 규모 IT 기업의 총무팀은 2명이 모든 구매를 처리했습니다. 하루 평균 30~40건의 요청을 수기로 처리하며 매달 예산 초과 문제를 겪었습니다. 자동화 도입 1년 후, 반복 업무 시간은 주 40시간에서 25시간으로 줄었고, 절감된 시간을 공급업체 재협상에 투입해 연간 구매 비용을 12% 줄였습니다. 시간도 절약하고, 비용도 절감하고, 총무팀은 전략 부서로 전환되었습니다.

진짜 자동화는 구매와 관리가 하나인 곳에서 시작된다

많은 기업이 관리 시스템을 도입하지만 자동화를 체감하지 못하는 이유는 간단합니다. 관리는 시스템에서 하지만 구매는 여전히 사람이 합니다. 구매 요청을 시스템에 입력하고, 승인을 받고, 총무팀이 네이버와 쿠팡을 돌아다니며 주문합니다. 시스템과 구매가 분리되어 있으니 자동화가 불가능합니다.

업무마켓9은 구매와 관리가 하나입니다. 7,000여 개 공급업체가 연결되어 있어 사무용품부터 IT 장비, 출장 서비스까지 플랫폼 안에서 구매가 일어납니다. 그리고 구매와 동시에 자동으로 관리됩니다. 반복 주문은 자동 발주 규칙으로 처리되고, 승인은 금액과 품목에 따라 자동으로 라인이 설정되며, 예산은 실시간으로 확인되고 차감됩니다. 총무팀은 예외 상황만 모니터링하면 됩니다.

플랫폼에 없는 품목도 문제없습니다. 구매대행 서비스를 통해 외부 쇼핑몰 상품도 주문할 수 있고, 이 역시 시스템 안에서 관리됩니다. 결국 모든 구매가 하나의 플랫폼에서 통합되고, 자동으로 기록되며, 데이터가 쌓입니다. 총무팀은 여러 사이트를 돌아다니지 않아도 되고, 엑셀로 정리하지 않아도 되며, 대시보드에서 전체를 한눈에 봅니다.

자동화의 핵심은 기술이 아니라 구조입니다. 구매와 관리가 분리되어 있으면 아무리 좋은 시스템을 도입해도 자동화되지 않습니다. 하나로 통합되어야 진짜 자동화가 시작됩니다. 업무마켓9은 그 통합을 제공합니다.

선택의 시간입니다

총무팀 앞에는 두 가지 길이 있습니다. 하나는 지금처럼 계속 수기로 일하는 것입니다. 매일 같은 업무를 반복하고, 야근으로 버티며, "언젠가는 나아지겠지" 기대하는 길입니다. 다른 하나는 자동화로 전환하는 것입니다. 반복 업무는 시스템에 맡기고, 총무팀은 전략적 업무에 집중하는 길입니다.

선택은 분명합니다. 2026년, 인력 감축과 비용 통제 압박 속에서 수기 방식으로 버틸 수 있는 기업은 없습니다. 자동화는 더 이상 선택이 아니라 생존의 문제입니다. 지금 시작하세요. 반복 업무를 자동화하고, 통제를 강화하며, 데이터를 쌓으세요. 업무 효율은 3배 향상되고, 총무팀은 전략 부서로 거듭납니다. 업무마켓9이 함께합니다.

업무마켓9 도입 문의

총무 구매 자동화, 지금 시작하세요. 반복 업무에서 벗어나 전략적 업무에 집중할 시간입니다.