매달 반복되는 예산 초과  : "이미 늦었습니다"

월초입니다. CFO는 예산 회의를 합니다. "이번 달은 절대 초과하지 말자. 모두 주의하자." 각 팀장이 고개를 끄덕입니다. 그리고 한 달이 지납니다.

월말 보고가 올라옵니다. 마케팅 예산 15% 초과, IT 예산 22% 초과, 영업 예산 8% 초과. CFO가 묻습니다. "왜 이렇게 썼어요?" 마케팅팀장이 답합니다. "광고 캠페인 3건 추가로 진행했습니다. 성과가 좋아서요." IT팀장도 답합니다. "클라우드 사용량이 예상보다 많이 나왔습니다. 트래픽이 급증해서요."

CFO는 할 말이 없습니다. 광고는 이미 집행됐고, 클라우드는 이미 썼으며, 성과도 났습니다. 지금 와서 "쓰지 말았어야 했다"고 할 수 없어요. 다음 달 예산을 조정하는 게 최선입니다. 그리고 다음 달에도 같은 패턴이 반복됩니다.

사후 관리의 함정: 발견했을 땐 이미 끝난 일

재무팀 박 과장의 하루를 봅시다. 월말입니다. 법인카드 명세서를 엽니다. SaaS 구독료가 지난달보다 30만원 늘었습니다. "이게 뭐지?" 각 팀에 문의합니다. 개발팀에서 답장이 옵니다. "신규 모니터링 툴 구독했어요. 3개월 전부터요."

3개월 전? 박 과장은 처음 듭니다. 구독 승인 요청도 없었고, 예산 논의도 없었습니다. 그냥 법인카드로 결제하고 쓰기 시작한 겁니다. 지금 발견했지만 이미 3개월치 비용이 나갔어요. 해지하자니 개발팀이 "지금 쓰고 있는데요"라고 합니다. 계속 쓰자니 예산 초과입니다.

마케팅팀도 마찬가지. 디자인 툴을 두 개 구독하고 있습니다. Canva와 Figma. 박 과장이 묻습니다. "둘 다 필요한가요?" 마케팅팀장이 답합니다. "Canva는 소셜 미디어용이고, Figma는 웹 디자인용입니다." 기능이 70% 겹치지만, 이미 두 개 다 쓰고 있습니다. 지금 와서 하나를 빼긴 어렵습니다.

원인 1. 왜 항상 사후인가: 데이터의 시차

문제의 핵심은 타이밍입니다. 지출 데이터가 CFO에게 도착하는 시점을 보세요. 법인카드 명세서는 월말에 옵니다. SaaS 구독료는 결제되고 나서 확인됩니다. 외부 구매는 카드사 시스템에 반영되고 며칠 후에 집계됩니다. 모든 데이터가 "이미 일어난 일"로 도착합니다.

사내 ERP는 어떨까요? ERP는 거래가 완료되면 기록합니다. 구매 주문이 들어가고, 검수가 끝나고, 대금이 지급되면 그때 전표가 생성됩니다. 과거 데이터를 정리하는 데는 완벽하지만, "지금 이 순간 뭐가 진행 중인가"는 모릅니다. CFO가 보는 건 항상 한 발 늦은 정보입니다.

경비 정산 체계도 마찬가지. 직원이 먼저 쓰고, 영수증 올리고, 상사가 승인하면 비용이 확정됩니다. 승인은 "이미 쓴 돈"을 인정하는 절차일 뿐입니다. 쓰기 전에 막을 방법이 없어요. 그래서 모든 이슈는 사후에 터집니다.

원인 2. 왜 항상 사후인가: 데이터의 파편화

CFO가 "지금 이번 달 우리 회사가 얼마 썼지?"라고 묻는다고 가정해봅시다. 재무팀은 어떻게 답할까요? 먼저 법인카드사 앱에 로그인합니다. 그 다음 사내 ERP를 엽니다. 각 팀이 개별 결제한 SaaS는 이메일을 뒤집니다. 쿠팡·네이버에서 산 물품은 각 직원 계정을 확인합니다.

데이터를 모으는 데 하루가 걸립니다. 엑셀에 붙여 넣고, 중복 제거하고, 팀별로 분류하며, 합계를 냅니다. 그리고 답합니다. "이번 달 현재까지 약 2억 3천만원 사용한 것 같습니다." "것 같다"는 표현에 주목하세요. 확실하지 않습니다. 왜? 아직 카드사에 반영 안 된 거래가 있고, 각 팀이 아직 보고 안 한 지출이 있으니까.

실시간 파악이 불가능한 이유는 간단합니다. 데이터가 한 곳에 없습니다. 쿠팡 구매는 쿠팡 계정에, SaaS 구독은 각 팀 이메일에, 법인카드 결제는 카드사 앱에, 사내 구매는 ERP에. 전체 그림을 보려면 5~6군데를 다 뒤져야 하고, 그 과정에서 시간이 가며, 시간이 갈수록 데이터는 더 쌓입니다.

사후 대응의 한계: "다음부터"의 반복

월말 회의입니다. CFO가 말합니다. "이번 달 예산 초과했으니, 다음 달은 정말 조심합시다. 불필요한 지출 자제하고, 큰 금액은 미리 상의하고, 구독 추가할 때는 꼭 보고하세요." 팀장들이 고개를 끄덕입니다.

한 달 후. 또 초과했습니다. CFO가 묻습니다. "왜 또 초과했어요?" 팀장이 답합니다. "급한 프로젝트가 생겨서 어쩔 수 없었어요", "고객 요청이라 빠르게 처리해야 했어요", "경쟁사 대응 때문에 긴급하게 집행했어요". 모두 합리적인 이유입니다. 틀린 말이 없어요.

문제는 뭘까요? "조심하자"는 해결책이 아닙니다. 현업은 조심하고 싶어도, 일은 급하게 터지고, 예산 확인할 시간은 없으며, CFO한테 물어보면 답이 늦게 옵니다. 그 사이 기회는 지나갑니다. 그래서 일단 쓰고 나중에 보고합니다. 구조가 "사후 보고"를 강제하는 겁니다.

문제는 타이밍이 아니라 구조다

많은 CFO가 이렇게 생각합니다. "데이터를 더 빨리 받으면 되겠네. 주간 단위로 보고받자." 하지만 달라지지 않습니다. 주간 보고를 받아도 여전히 "이미 일어난 일"입니다. 일주일 전 지출을 확인하는 것과 한 달 전 지출을 확인하는 것의 차이는 타이밍일 뿐, 본질은 같습니다. 둘 다 사후입니다.

진짜 문제는 이겁니다. 지출이 발생하는 순간과 CFO가 파악하는 순간 사이에 간극이 있다는 것. 직원이 법인카드로 클릭하는 순간 지출이 발생하지만, CFO는 그걸 월말에 압니다. 팀장이 SaaS 구독을 시작하는 순간 비용이 확정되지만, CFO는 그걸 카드 명세서로 압니다. 간극을 좁히는 게 아니라, 간극 자체를 없애야 합니다.

그러려면 구조를 바꿔야 합니다. 지출이 발생하기 전에 CFO가 보는 구조. 직원이 구매 요청을 입력하는 순간 예산이 확인되고, 초과면 진행이 막히며, 승인되면 실시간으로 기록되는 환경. "사후 관리"가 아니라 "사전 설계"로 전환하는 것. 이게 유일한 해법입니다.

업무마켓9의 접근 : 사전 통제 구조

업무마켓9은 이 구조를 만듭니다. 모든 지출 요청이 업무마켓9을 거칩니다. 전용몰 구매든, 외부 URL 구매든, 직원이 요청을 입력하는 순간 통합 구매 관리 솔루션에서 예산을 확인합니다. 남았으면 진행되고, 초과면 즉시 막힙니다. CFO는 지출이 발생하기 전에 이미 통제했습니다.

실시간 대시보드도 있습니다. CFO가 화면을 열면 "이번 달 현재까지 사용 금액", "부서별 예산 대비 실제 지출", "승인 대기 중인 요청", "예정된 지출"이 한눈에 보입니다. 과거가 아니라 현재와 미래를 봅니다. "지난달에 얼마 썼나"가 아니라 "지금 얼마 쓰고 있고, 앞으로 얼마가 나갈 예정인가"를 압니다.

데이터도 한 곳에 모입니다. 쿠팡에서 사든, 네이버에서 사든, SaaS를 구독하든, 모두 업무마켓9 안에 기록됩니다. 여기저기 뒤질 필요가 없어요. 중복 구독도 알아서 잡힙니다. "A팀이 이미 이 툴을 쓰고 있는데 B팀이 또 구독하려고 합니다" 알림이 뜹니다. 지출이 발생하기 전에 막습니다.

세금계산서도 저절로 발급됩니다. 외부 쇼핑몰 구매도 업무마켓9 명의로 일괄 처리되니까, 재무팀이 개별 판매자에게 연락할 필요가 없습니다. 월말에 정리하는 게 아니라, 실시간으로 기록되고 집계됩니다. 사후 대응이 아니라 사전 통제입니다.

사후 관리에서 사전 설계로 : CFO를 위한 전환

지출 이슈가 항상 사후에 터지는 이유는 간단합니다. 구조가 사후 관리를 강제하니까. 데이터는 뒤늦게 도착하고, CFO는 과거를 보며, 대응은 항상 "다음부터 조심하자"입니다. 타이밍을 앞당기는 게 아니라, 구조 자체를 바꿔야 합니다.

업무마켓9은 그 전환을 만듭니다. 지출이 발생하기 전에 예산을 확인하고, 실시간으로 현황을 파악하며, 데이터를 한 곳에 모아, CFO가 과거가 아니라 현재와 미래를 봅니다. 사후 대응에서 사전 설계로. 이게 2026년 CFO에게 필요한 전환입니다.

당신 회사의 CFO는 오늘도 월말 보고서를 보며 당황하고 있습니까? 아니면 실시간 대시보드를 보며 통제하고 있습니까? 구조를 바꿀 때입니다.

업무마켓9은 모든 지출 요청을 실시간으로 파악하고, 예산을 즉시 확인하며,
데이터를 한 곳에 모아 CFO가 사전에 통제할 수 있는 국내 최초 BSM 솔루션입니다.
(*Business Spend Management : 비용지출관리)

"사후 대응이 아니라 사전 통제로 전환할 준비가 되셨나요?"
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