내방 고객이 잦은 조직의 경우, 생수가 단순한 소비재가 아닌 '서비스 품질'로 이어지는 물품이 되곤 합니다. 정수물 대신 개별 생수를 제공하는 이유는 위생과 이미지, 그리고 고객 응대의 일관성 때문입니다. 하지만 생각보다 관리가 쉽지 않습니다. 단가도 낮고, 수량은 많고, 입고 시점에 따라 공급 불안정성까지 겹치죠.

C업체 역시 전국에 지점을 운영하는 법무법인으로, 고객 응대용 생수를 정기적으로 비치하고 있었습니다. 하지만 매번 주문 제작 방식으로 운영되다 보니 납기 지연 문제가 반복되었고, 재고 소진으로 인해 급한 상황에 대응하지 못하는 경우도 발생했습니다. 기존 방식대로 2주 이상 걸리는 제작·납품 구조로는 예측 불가한 상황에 유연하게 대응할 수 없었고, 실무자는 늘 “이번엔 늦지 않을까” 하는 걱정을 안고 있어야 했습니다.

이러한 운영 부담을 개선하고자, C업체는 구매 방식에 대한 전면적인 점검이 필요하다고 판단했고 업무마켓9에 구매 요청을 진행했습니다.

예측 기반 재고 운영, 납기를 단축하고 단가까지 절감

업무마켓9 소싱팀은 우선 C업체의 기존 발주 방식과 빈도, 평균 납기일, 그리고 최근 발생한 지연 사례를 분석했습니다. 가장 큰 이슈는 "납기 일정", 그리고 그로 인해 발생하는 실무자의 운영 리스크였습니다.

이에 업무마켓9은 단순히 저렴한 공급사를 찾아 드리는 대신, 발주 수량을 예측하여 사전 재고를 확보해 줄 수 있는 공급사를 중심으로 소싱 전략을 설정했습니다. 이 접근은 재고 운영을 통한 생산 일정 조율이 가능하고 긴급 대응력도 높아 비용과 운영 리스크를 동시에 줄일 수 있다는 장점이 있었습니다.

결국, 예측 발주 방식에 동의한 공급사와의 협상을 통해 기존 단가 8XX원에서 6XX원까지 낮추는 데 성공, 총예산 기준으로 13%의 비용 절감 효과까지 실현하게 되었습니다.실무자는 더 이상 납기 문제로 불안해하지 않아도 되었고, 공급사는 예측 가능한 수요에 따라 안정적인 생산과 공급 계획을 세울 수 있었으며, 전체 조달 구조는 더욱 효율적으로 전환되었습니다.

반복 구매 품목일수록구조화된 전략이 필요

생수처럼 자주 구매하는 식음료는 대부분 '익숙한 방식'으로 구매되기 마련입니다. 그러나 바로 그 익숙함 때문에 납기나 비용, 품질 관리에서 반복적인 문제가 발생합니다. 특히 단가에만 초점을 맞추면, 갑작스러운 납기 요청에 대응이 어렵고 실무자의 부담은 오히려 커질 수 있습니다.

이번 사례는 단가 절감보다 납기 안정성과 실무 효율성 확보를 핵심 목표로 삼고 접근한 결과, 부가적으로 절감 효과까지 얻게 된 케이스입니다. 공급사와의 협의 과정에서 '예측 발주 + 재고 운영'이라는 전략이 중요한 조건으로 작동했으며, 이는 단순한 가격 협상을 넘어선 조율력이 필요한 부분이었습니다.

업무마켓9은 이런 상황에서 실무자의 입장을 충분히 이해하고, 단순 비교 견적을 넘어선 '협상 설계'까지 함께 제공합니다. 공급사도 단순 낙찰자가 아닌, 예측 가능한 수요를 기반으로 협력할 수 있는 파트너로 설정하는 구조이기 때문에 납기와 비용, 품질을 종합적으로 고려할 수 있습니다.

업무마켓9은 단순한 절감을 넘어, 실무자의 의사결정 부담을 덜고 내부 설득이 가능한 데이터를 제공하는 파트너입니다. 이번 사례처럼 반복 품목이라도 새로운 구조로 바라보면, 비용과 운영 모두에서 성과를 만들 수 있습니다.