예산을 줄이라는 경영진, 하지만 “무엇을, 얼마나 줄일 수 있는지” 에 대한 기준은 없고, 줄였다고 해도 정확히 얼마나 줄였는지 증빙하기가 어렵습니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 시스템 정비입니다.
총무는 항상 바쁩니다. 매달 복리후생 정산, 사내 비품 구매, 렌탈 관리, 계약서 갱신, 택배비 처리… 하루가 어떻게 가는지도 모르는데, 경영진은 예산을 줄이라고 말합니다. 그런데 정작, “무엇을, 얼마나 줄일 수 있는지” 에 대한 기준은 없고, 줄였다고 해도 정확히 얼마나 줄였는지 증빙하기가 어렵습니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 시스템 정비입니다.
총무 업무의 시스템 세팅
‘시스템 세팅’이란 단순히 ERP나 자동화 솔루션을 도입하는 게 아닙니다. 그보다 더 기본적인 예산 관리의 ‘기준’을 정리하고 구조를 세우는 것입니다.대부분의 기업에서는 여전히 비품 구매 요청이 메신저나 이메일로 오가고, 렌탈 계약 갱신은 달력 리마인더에만 의존하며, 복리후생비는 하나의 통합 계정으로 관리되고 있습니다. 이 상태에선 누가 언제 어떤 기준으로 비용을 썼는지 파악하기 어렵고, 줄이려고 해도 어느 부분부터 손대야 할지 감이 오지 않습니다. 이런 불투명한 구조가 반복되면, 결국 가장 보이기 쉬운 ‘간식비 줄이기’ 같은 눈가림식 절감만 반복되기 마련입니다.그러나 진짜 절감은눈에 잘 띄지 않지만 반복적으로 누수되고 있는 영역에서 시작됩니다.시스템 세팅이 필요한 이유가 바로 여기에 있습니다.
시스템 세팅, 이렇게 시작해 보세요
1. 항목 기준 체계화
예산 구조를 잡으려면 먼저 '지출 항목'을 세분화해야 합니다. 대부분의 기업에서 복리후생, 비품비, 소모품비, 렌탈비 등 포괄적인 이름으로만 관리되기 때문에 세부 내역을 확인하기가 어렵고, 반복되는 지출이나 낭비 요소를 발견하기 힘듭니다.'복리후생비' 하나로 간식비, 생일 선물, 행사비, 명절선물, 팀 회식비가 통합되어 있다면, 실제 어느 항목이 지출의 중심인지 알기 어렵습니다. 이럴 때는 복리후생비를 항목별로 쪼개어 나누고, 각 항목에 실제 사용처를 연결시켜야 합니다. 렌탈비 역시 마찬가지입니다. 복합기, 정수기, 제빙기, 공기청정기 등 여러 항목이 있지만, 계약 조건이나 갱신 주기가 섞여서 관리되면 정확한 비용 분석이 어렵고 불필요한 연장이 발생하기 쉽습니다.체계적인 항목 분류는 예산을 줄이기 위한 전제 조건입니다. 무엇을 얼마나 쓰고 있는지, 반복 지출의 흐름이 어떤지를 파악하지 못하면 줄이려는 시도 자체가 방향을 잃게 되기 때문입니다.
2. 정기 지출 흐름 정리
총무가 다루는 예산 중 큰 비중을 차지하는 건 ‘정기적으로 발생하는 지출’입니다. 렌탈, 정기 배송, 구독 서비스, 정기 유지보수 등은 별도의 관리 체계가 없다면 자동 갱신되기 쉽고, 이로 인해 사용하지 않는데도 결제되고 있는 서비스나 재협상이 가능한 조건을 놓치는 계약이 반복될 수 있습니다.이러한 항목을 정기 지출로 분류하고, 계약 시작일/종료일/갱신 조건 등을 한눈에 볼 수 있게 정리하는 것만으로도 의외의 절감 기회를 발견할 수 있습니다. 예를 들어, 복합기 렌탈 계약이 3년 전 가격으로 자동 갱신되었다면, 현재 시세보다 더 비싼 가격을 지불하고 있을 수 있습니다.정기 지출을 리스트업하고, 달력 기반의 관리 툴이나 시트를 활용해 주기별 확인이 가능하도록 하는 것이 중요합니다. 이런 시스템이 있으면 총무가 매달 반복되는 비용을 체감하는 것이 아니라, 수치로 확인하고 기한 전에 조정할 수 있습니다. 또한, 팀 간 요청이 반복되는 항목들(예: 매월 사무용품, 간식 등)에 대해서는 이전 데이터 기반으로 패턴을 파악하고 정기 발주 시스템으로 전환하면, 업무 효율은 물론 단가 절감 효과도 기대할 수 있습니다.
3. 업무 흐름 매뉴얼화
예산을 통제하려면, 지출이 발생하기 전 단계부터 구조가 잡혀 있어야 합니다. 요청 → 승인 → 구매 → 정산 → 리포트까지의 흐름이 명확하게 정리되어 있어야 하며, 중간에 누락되거나 우회되는 경우가 없어야 합니다.실무에서는 이런 흐름이 매뉴얼 없이 사람 중심으로만 움직일 때 문제가 생깁니다. 예를 들어, 누군가는 부장 구두 승인으로 진행하고, 누군가는 사전 요청 없이 카드로 결제하고, 또 어떤 팀은 공동 계정으로 구입한 뒤 분배 기준 없이 비용 처리를 합니다. 이런 상황에서는 나중에 정산이나 보고 단계에서 문제가 발생하고, 그 결과 불필요한 비용이 발생하거나 불투명한 지출로 이어집니다.업무 흐름을 매뉴얼화한다는 건 단순히 문서 하나 만드는 일이 아닙니다. 각 지출 항목에 대해 승인권자, 요청 방식, 구매처, 정산 방법, 기록 방식 등을 정의하고, 이 과정이 시스템화되도록 만드는 것입니다.이렇게 구조화된 흐름은 총무 한 사람에게 업무가 몰리지 않도록 하며, 지출에 대한 '증거'를 자동으로 남기고, 효율적인 예산 통제를 가능하게 만듭니다.
구조를 바꾸면 절감이 보입니다
업무마켓9는 B2B마켓과 구매 관리 기능이 결합된 국내 최초 마켓형 간접구개 관리 솔루션으로, 총무 담당자가 예산 구조를 직접 확인해 볼 수 있는 무료 자가진단 리포트를 제공합니다.
리포트에서 확인할 수 있는 내용:
비용 절감 기회 도출 : 리포트는 과거 구매 데이터를 기반으로 절감 가능한 영역을 식별
구매 프로세스 효율성 평가 : 구매 요청부터 승인, 발주, 수령까지의 전 과정에 걸쳐 소요되는 시간을 분석
성과 기반 지표 제공 : 청 처리 건수 대비 승인 소요 시간, 절감액 대비 구매 건수 등의 지표를 통해 성과를 시각적으로 확인
총무는 항상 바쁩니다. 매달 복리후생 정산, 사내 비품 구매, 렌탈 관리, 계약서 갱신, 택배비 처리… 하루가 어떻게 가는지도 모르는데, 경영진은 예산을 줄이라고 말합니다. 그런데 정작, “무엇을, 얼마나 줄일 수 있는지” 에 대한 기준은 없고, 줄였다고 해도 정확히 얼마나 줄였는지 증빙하기가 어렵습니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 시스템 정비입니다.
총무 업무의 시스템 세팅
‘시스템 세팅’이란 단순히 ERP나 자동화 솔루션을 도입하는 게 아닙니다. 그보다 더 기본적인 예산 관리의 ‘기준’을 정리하고 구조를 세우는 것입니다.대부분의 기업에서는 여전히 비품 구매 요청이 메신저나 이메일로 오가고, 렌탈 계약 갱신은 달력 리마인더에만 의존하며, 복리후생비는 하나의 통합 계정으로 관리되고 있습니다. 이 상태에선 누가 언제 어떤 기준으로 비용을 썼는지 파악하기 어렵고, 줄이려고 해도 어느 부분부터 손대야 할지 감이 오지 않습니다. 이런 불투명한 구조가 반복되면, 결국 가장 보이기 쉬운 ‘간식비 줄이기’ 같은 눈가림식 절감만 반복되기 마련입니다.그러나 진짜 절감은눈에 잘 띄지 않지만 반복적으로 누수되고 있는 영역에서 시작됩니다.시스템 세팅이 필요한 이유가 바로 여기에 있습니다.
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1. 항목 기준 체계화
예산 구조를 잡으려면 먼저 '지출 항목'을 세분화해야 합니다. 대부분의 기업에서 복리후생, 비품비, 소모품비, 렌탈비 등 포괄적인 이름으로만 관리되기 때문에 세부 내역을 확인하기가 어렵고, 반복되는 지출이나 낭비 요소를 발견하기 힘듭니다.'복리후생비' 하나로 간식비, 생일 선물, 행사비, 명절선물, 팀 회식비가 통합되어 있다면, 실제 어느 항목이 지출의 중심인지 알기 어렵습니다. 이럴 때는 복리후생비를 항목별로 쪼개어 나누고, 각 항목에 실제 사용처를 연결시켜야 합니다. 렌탈비 역시 마찬가지입니다. 복합기, 정수기, 제빙기, 공기청정기 등 여러 항목이 있지만, 계약 조건이나 갱신 주기가 섞여서 관리되면 정확한 비용 분석이 어렵고 불필요한 연장이 발생하기 쉽습니다.체계적인 항목 분류는 예산을 줄이기 위한 전제 조건입니다. 무엇을 얼마나 쓰고 있는지, 반복 지출의 흐름이 어떤지를 파악하지 못하면 줄이려는 시도 자체가 방향을 잃게 되기 때문입니다.
2. 정기 지출 흐름 정리
총무가 다루는 예산 중 큰 비중을 차지하는 건 ‘정기적으로 발생하는 지출’입니다. 렌탈, 정기 배송, 구독 서비스, 정기 유지보수 등은 별도의 관리 체계가 없다면 자동 갱신되기 쉽고, 이로 인해 사용하지 않는데도 결제되고 있는 서비스나 재협상이 가능한 조건을 놓치는 계약이 반복될 수 있습니다.이러한 항목을 정기 지출로 분류하고, 계약 시작일/종료일/갱신 조건 등을 한눈에 볼 수 있게 정리하는 것만으로도 의외의 절감 기회를 발견할 수 있습니다. 예를 들어, 복합기 렌탈 계약이 3년 전 가격으로 자동 갱신되었다면, 현재 시세보다 더 비싼 가격을 지불하고 있을 수 있습니다.정기 지출을 리스트업하고, 달력 기반의 관리 툴이나 시트를 활용해 주기별 확인이 가능하도록 하는 것이 중요합니다. 이런 시스템이 있으면 총무가 매달 반복되는 비용을 체감하는 것이 아니라, 수치로 확인하고 기한 전에 조정할 수 있습니다. 또한, 팀 간 요청이 반복되는 항목들(예: 매월 사무용품, 간식 등)에 대해서는 이전 데이터 기반으로 패턴을 파악하고 정기 발주 시스템으로 전환하면, 업무 효율은 물론 단가 절감 효과도 기대할 수 있습니다.
3. 업무 흐름 매뉴얼화
예산을 통제하려면, 지출이 발생하기 전 단계부터 구조가 잡혀 있어야 합니다. 요청 → 승인 → 구매 → 정산 → 리포트까지의 흐름이 명확하게 정리되어 있어야 하며, 중간에 누락되거나 우회되는 경우가 없어야 합니다.실무에서는 이런 흐름이 매뉴얼 없이 사람 중심으로만 움직일 때 문제가 생깁니다. 예를 들어, 누군가는 부장 구두 승인으로 진행하고, 누군가는 사전 요청 없이 카드로 결제하고, 또 어떤 팀은 공동 계정으로 구입한 뒤 분배 기준 없이 비용 처리를 합니다. 이런 상황에서는 나중에 정산이나 보고 단계에서 문제가 발생하고, 그 결과 불필요한 비용이 발생하거나 불투명한 지출로 이어집니다.업무 흐름을 매뉴얼화한다는 건 단순히 문서 하나 만드는 일이 아닙니다. 각 지출 항목에 대해 승인권자, 요청 방식, 구매처, 정산 방법, 기록 방식 등을 정의하고, 이 과정이 시스템화되도록 만드는 것입니다.이렇게 구조화된 흐름은 총무 한 사람에게 업무가 몰리지 않도록 하며, 지출에 대한 '증거'를 자동으로 남기고, 효율적인 예산 통제를 가능하게 만듭니다.
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성과 기반 지표 제공 : 청 처리 건수 대비 승인 소요 시간, 절감액 대비 구매 건수 등의 지표를 통해 성과를 시각적으로 확인
총무는 항상 바쁩니다. 매달 복리후생 정산, 사내 비품 구매, 렌탈 관리, 계약서 갱신, 택배비 처리… 하루가 어떻게 가는지도 모르는데, 경영진은 예산을 줄이라고 말합니다. 그런데 정작, “무엇을, 얼마나 줄일 수 있는지” 에 대한 기준은 없고, 줄였다고 해도 정확히 얼마나 줄였는지 증빙하기가 어렵습니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 시스템 정비입니다.
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1. 항목 기준 체계화
예산 구조를 잡으려면 먼저 '지출 항목'을 세분화해야 합니다. 대부분의 기업에서 복리후생, 비품비, 소모품비, 렌탈비 등 포괄적인 이름으로만 관리되기 때문에 세부 내역을 확인하기가 어렵고, 반복되는 지출이나 낭비 요소를 발견하기 힘듭니다.'복리후생비' 하나로 간식비, 생일 선물, 행사비, 명절선물, 팀 회식비가 통합되어 있다면, 실제 어느 항목이 지출의 중심인지 알기 어렵습니다. 이럴 때는 복리후생비를 항목별로 쪼개어 나누고, 각 항목에 실제 사용처를 연결시켜야 합니다. 렌탈비 역시 마찬가지입니다. 복합기, 정수기, 제빙기, 공기청정기 등 여러 항목이 있지만, 계약 조건이나 갱신 주기가 섞여서 관리되면 정확한 비용 분석이 어렵고 불필요한 연장이 발생하기 쉽습니다.체계적인 항목 분류는 예산을 줄이기 위한 전제 조건입니다. 무엇을 얼마나 쓰고 있는지, 반복 지출의 흐름이 어떤지를 파악하지 못하면 줄이려는 시도 자체가 방향을 잃게 되기 때문입니다.
2. 정기 지출 흐름 정리
총무가 다루는 예산 중 큰 비중을 차지하는 건 ‘정기적으로 발생하는 지출’입니다. 렌탈, 정기 배송, 구독 서비스, 정기 유지보수 등은 별도의 관리 체계가 없다면 자동 갱신되기 쉽고, 이로 인해 사용하지 않는데도 결제되고 있는 서비스나 재협상이 가능한 조건을 놓치는 계약이 반복될 수 있습니다.이러한 항목을 정기 지출로 분류하고, 계약 시작일/종료일/갱신 조건 등을 한눈에 볼 수 있게 정리하는 것만으로도 의외의 절감 기회를 발견할 수 있습니다. 예를 들어, 복합기 렌탈 계약이 3년 전 가격으로 자동 갱신되었다면, 현재 시세보다 더 비싼 가격을 지불하고 있을 수 있습니다.정기 지출을 리스트업하고, 달력 기반의 관리 툴이나 시트를 활용해 주기별 확인이 가능하도록 하는 것이 중요합니다. 이런 시스템이 있으면 총무가 매달 반복되는 비용을 체감하는 것이 아니라, 수치로 확인하고 기한 전에 조정할 수 있습니다. 또한, 팀 간 요청이 반복되는 항목들(예: 매월 사무용품, 간식 등)에 대해서는 이전 데이터 기반으로 패턴을 파악하고 정기 발주 시스템으로 전환하면, 업무 효율은 물론 단가 절감 효과도 기대할 수 있습니다.
3. 업무 흐름 매뉴얼화
예산을 통제하려면, 지출이 발생하기 전 단계부터 구조가 잡혀 있어야 합니다. 요청 → 승인 → 구매 → 정산 → 리포트까지의 흐름이 명확하게 정리되어 있어야 하며, 중간에 누락되거나 우회되는 경우가 없어야 합니다.실무에서는 이런 흐름이 매뉴얼 없이 사람 중심으로만 움직일 때 문제가 생깁니다. 예를 들어, 누군가는 부장 구두 승인으로 진행하고, 누군가는 사전 요청 없이 카드로 결제하고, 또 어떤 팀은 공동 계정으로 구입한 뒤 분배 기준 없이 비용 처리를 합니다. 이런 상황에서는 나중에 정산이나 보고 단계에서 문제가 발생하고, 그 결과 불필요한 비용이 발생하거나 불투명한 지출로 이어집니다.업무 흐름을 매뉴얼화한다는 건 단순히 문서 하나 만드는 일이 아닙니다. 각 지출 항목에 대해 승인권자, 요청 방식, 구매처, 정산 방법, 기록 방식 등을 정의하고, 이 과정이 시스템화되도록 만드는 것입니다.이렇게 구조화된 흐름은 총무 한 사람에게 업무가 몰리지 않도록 하며, 지출에 대한 '증거'를 자동으로 남기고, 효율적인 예산 통제를 가능하게 만듭니다.
구조를 바꾸면 절감이 보입니다
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리포트에서 확인할 수 있는 내용:
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예산 구조를 잡으려면 먼저 '지출 항목'을 세분화해야 합니다. 대부분의 기업에서 복리후생, 비품비, 소모품비, 렌탈비 등 포괄적인 이름으로만 관리되기 때문에 세부 내역을 확인하기가 어렵고, 반복되는 지출이나 낭비 요소를 발견하기 힘듭니다.'복리후생비' 하나로 간식비, 생일 선물, 행사비, 명절선물, 팀 회식비가 통합되어 있다면, 실제 어느 항목이 지출의 중심인지 알기 어렵습니다. 이럴 때는 복리후생비를 항목별로 쪼개어 나누고, 각 항목에 실제 사용처를 연결시켜야 합니다. 렌탈비 역시 마찬가지입니다. 복합기, 정수기, 제빙기, 공기청정기 등 여러 항목이 있지만, 계약 조건이나 갱신 주기가 섞여서 관리되면 정확한 비용 분석이 어렵고 불필요한 연장이 발생하기 쉽습니다.체계적인 항목 분류는 예산을 줄이기 위한 전제 조건입니다. 무엇을 얼마나 쓰고 있는지, 반복 지출의 흐름이 어떤지를 파악하지 못하면 줄이려는 시도 자체가 방향을 잃게 되기 때문입니다.
2. 정기 지출 흐름 정리
총무가 다루는 예산 중 큰 비중을 차지하는 건 ‘정기적으로 발생하는 지출’입니다. 렌탈, 정기 배송, 구독 서비스, 정기 유지보수 등은 별도의 관리 체계가 없다면 자동 갱신되기 쉽고, 이로 인해 사용하지 않는데도 결제되고 있는 서비스나 재협상이 가능한 조건을 놓치는 계약이 반복될 수 있습니다.이러한 항목을 정기 지출로 분류하고, 계약 시작일/종료일/갱신 조건 등을 한눈에 볼 수 있게 정리하는 것만으로도 의외의 절감 기회를 발견할 수 있습니다. 예를 들어, 복합기 렌탈 계약이 3년 전 가격으로 자동 갱신되었다면, 현재 시세보다 더 비싼 가격을 지불하고 있을 수 있습니다.정기 지출을 리스트업하고, 달력 기반의 관리 툴이나 시트를 활용해 주기별 확인이 가능하도록 하는 것이 중요합니다. 이런 시스템이 있으면 총무가 매달 반복되는 비용을 체감하는 것이 아니라, 수치로 확인하고 기한 전에 조정할 수 있습니다. 또한, 팀 간 요청이 반복되는 항목들(예: 매월 사무용품, 간식 등)에 대해서는 이전 데이터 기반으로 패턴을 파악하고 정기 발주 시스템으로 전환하면, 업무 효율은 물론 단가 절감 효과도 기대할 수 있습니다.
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