기업 경영의 핵심, '간접구매'를 아시나요?

– 총무팀장·경영관리 담당자를 위한 간접구매 완전 입문 가이드

I. 간접구매란 무엇인가요?

총무팀에서 연필을 주문하고, 마케팅팀이 외주 디자인을 발주하고, IT팀이 노트북을 새로 구매하는 것. 이 모든 것이 '간접구매'입니다.

간접구매는 제품 생산에 직접 쓰이지는 않지만, 회사 운영에 꼭 필요한 모든 물품과 서비스의 구매 활동을 말합니다. 일상적이지만 그 영향력이 크기에, 체계적인 관리가 필수적인 영역입니다.

✅ 간접구매의 범위와 특성

간접구매는 생각보다 광범위합니다.
사무용품부터 전문 서비스까지, 회사 운영 전반에 필요한 모든 구매 활동을 포함합니다.
이러한 간접구매는 기업 총 지출의 평균 10~30%를 차지하며,
효율적 관리 여부에 따라 기업 경쟁력에 상당한 영향을 미칩니다.

간접구매 vs 직접구매

간접구매는 기업 지출의 평균 4분의 1 정도나 차지하지만, 놀랍게도 많은 기업에서 별도의 프로세스 없이 부서별로 분산 운영되고 있어 비용 누수가 빈번하게 발생하고 있습니다. 이는 기업 수익성에 직접적인 영향을 미치는 중요한 문제입니다.

II. 간접구매는 왜 중요해졌을까요?

a. 비용 관점: "보이지 않는 돈이 새고 있다"

간접구매는 '단가가 낮으니 크게 신경 쓸 필요 없다'는 인식에서 관리 사각지대로 방치되는 경우가 많습니다. 하지만 실제로는 전체 지출의 10~30%를 차지하며, 적절한 통제 없이 방치될 경우 회사의 손익에 큰 영향을 미칩니다.

특히 예산 집행 과정에서 단건성 구매가 반복되기 쉽고, 단가 비교 없이 급하게 집행되는 경우가 많아 비효율이 누적되기 쉽습니다. 간접구매는 '쌓이지 않으면 모르는 비용'이기 때문에, 사전에 통제 가능한 구조를 갖추는 것이 핵심입니다.

주요 포인트 정리

• 간접구매는 단가가 낮고 자주 일어나서 관리의 사각지대가 되기 쉽습니다.

• 승인 없이 이뤄지는 '메버릭 구매'가 누적되면, 연간 수천만 원~수십억 원까지 낭비로 이어질 수 있습니다.

• 특히 총무팀과 경영지원 부서에서는 같은 품목을 서로 다른 조건으로 구매하고 있을 가능성이 높습니다.

• 구매 데이터 분석 부재로 최적의 구매 시점과 수량 예측이 어려워 불필요한 재고 발생이나 긴급 구매로 인한 추가 비용이 발생합니다.

• 장기적인 구매 전략 없이 단기적 필요에 의존하면 가격 변동성에 취약해집니다.

✅ 실제 업무마켓9 고객 중 한 기업은, 공급사 170곳을 50곳으로 통합하고 연간 25% 비용 절감을 실현했습니다. 이는 중견기업 기준 연간 수억 원의 절감 효과를 의미합니다.

b. ESG 관점: "이제는 구매도 지속가능성의 시대"

과거에는 간접구매 품목에 ESG 기준을 적용하는 것이 다소 과도하다고 여겨졌지만, 현재는 오히려 간접구매 영역에서 ESG 리스크가 더 많이 발생하는 구조입니다. 예를 들어 사무용품 납품업체의 노동 환경, 시설관리업체의 탄소배출 기준, 외주업체의 인권 이슈 등이 대표적입니다.

ESG는 이제 법적 요구사항이나 대기업만의 이슈가 아닌, 모든 기업의 거래 지속 가능성과 직결되는 기준이 되었습니다. 글로벌 공급망에 편입되기 위해서라도, 간접구매 ESG 관리 체계는 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다.

주요 포인트 정리

• *Scope 3-탄소배출 중 상당수가 간접구매 항목에서 발생합니다.

• 세계적 기업들은 EcoVadis, CDP 같은 평가 기준을 활용하여, 공급망의 ESG 리스크를 관리합니다.

• 한국 기업들도 점차 지속가능한 공급사 관리 체계를 요구받고 있습니다.

• 투자자와 소비자들은 기업의 전체 가치사슬에 걸친 환경·사회적 책임을 중요시합니다.

• ESG 평가에서 좋은 점수를 받기 위해서는 간접구매 영역의 공급사 ESG 관리가 필수입니다.

✅ IKEA, Unilever는 모든 공급계약에 ESG 기준을 명시하고 있으며, 연간 공급사 ESG 평가를 의무화하고 있습니다.
✅ CDP 자료에 따르면 *Scope 3 배출은 *Scope 1 대비 11.4배에 달하며, 이 중 상당 부분이 간접구매 관련 활동에서 발생합니다.

*Scope 1~3란 기업이 직·간접적으로 발생시키는 탄소 배출량 범위(Scope) 중 하나로,
‘기업 외부에서 발생하는 간접 배출’을 의미합니다. (예 - 납품업체 제조, 출퇴근, 출장, 제품 사용 후 폐기 등)

c. 내부통제 관점: "누가 무엇을 얼마에 샀는가?"

감사 대응, 예산 집행 통제, 내부규정 준수 등을 위해 구매 이력은 항상 정교하게 기록되어야 합니다. 하지만 간접구매는 여러 부서에서 임의로 이루어지는 경우가 많아, '구매 승인자-사용자-정산자'가 서로 달라지며 내부통제에 공백이 생기기 쉽습니다.

특히 외부감사나 내부감사 시 간접비 관련 증빙 부족은 반복적인 리스크 요인이 되며, 기업의 신뢰성과 평판에도 영향을 줄 수 있습니다. 체계적인 구매 프로세스는 단순한 비용 절감을 넘어 재무 건전성과 법적 리스크 대응력 확보의 수단입니다.

주요 포인트 정리

• 부서별 엑셀로만 구매 관리할 경우, 예산 초과, 공급사 중복, 정산 누락 등이 발생합니다.

• 중앙화된 승인-계약-정산 프로세스를 도입하면, 지출 흐름이 투명하게 보이고 리스크도 낮아집니다.

• 회계 감사와 내부 통제 요구사항 충족을 위해 구매 프로세스의 투명성이 더욱 중요해지고 있습니다.

• 사기 및 부정행위 방지를 위한 견제와 균형 원칙을 간접구매에 적용할 필요가 있습니다.

• 규정 준수와 리스크 관리 측면에서 구매 이력 추적성(Traceability)이 필수적입니다.

d. 디지털 전환 관점: "구매 프로세스의 디지털화"

디지털 전환은 단순히 ‘시스템 도입’이 아니라 의사결정의 속도와 정확도를 높이는 전략적 변화입니다. 특히 간접구매처럼 거래량은 많지만 단건 단위가 작은 영역은, 수작업 처리로는 누락/중복/오류가 빈번하게 발생합니다.

전용 디지털 플랫폼을 도입하면 승인→구매→정산→분석까지 전 과정이 자동화되어 실시간 리포팅과 데이터 기반 의사결정이 가능해집니다. 오늘날의 간접구매는 ‘비용’이 아닌 ‘정보’로 관리되어야 하며, 그 출발점이 바로 디지털 전환입니다.

• 기업 디지털 전환(DX)의 중요한 영역으로 구매 프로세스 자동화가 주목받고 있습니다.

• 클라우드 기반 구매관리 시스템 도입으로 시간과 장소에 구애받지 않는 구매 프로세스 실현이 가능합니다.

• AI와 빅데이터 분석을 활용한 예측적 구매(Predictive Procurement) 시스템이 경쟁력의 핵심이 되고 있습니다.

• 디지털 구매 플랫폼은 실시간 데이터 분석과 의사결정 지원을 통해 전략적 구매를 가능하게 합니다.

III. 간접구매, 어떤 항목이 포함될까요?

우리 회사 업무에 필요한 대부분의 구매가 간접구매에 해당된다는걸 아셨나요?
그럼 간접구매에 해당하는 품목들은 어떤게 있을까요?

✅ 이 중 가장 지출이 많은 항목이 어디인지, 회사 내부에서도 잘 모르는 경우가 많습니다.
→ 데이터 기반 간접구매 분석이 필요한 이유입니다.

IV. 관리하지 않으면 생기는 문제들

체계적인 간접구매 관리의 부재는 기업에 눈에 보이지 않는 비용 누수와 리스크를 초래합니다. 많은 기업들이 간접구매의 중요성을 간과한 채 파편화된 프로세스로 운영하다가 심각한 문제에 직면하게 됩니다.

a. *메버릭 구매 증가(Maverick Buying)

부서가 개별적으로 물품을 구매하며 계약 외 거래(=Maverick Buying)가 빈번해집니다. 이로 인해 단가 상승, 품질 저하, 감사 대응 어려움 등의 문제가 발생하고, 공급사 평가 없이 리스크를 키우게 됩니다.

관련 문제

• 부서장이 개인 거래처를 통해 물품을 직접 구매

• 계약 없는 단기 구매 → 단가 상승, 리베이트, 품질 미보장 등 리스크 발생

• 구매 프로세스 우회로 내부통제 무력화 및 감사 대응 어려움

• 공급사 평가 없이 진행되어 품질 문제 발생 가능성 증가

*Maverick Buying - 통제되지 않은 구매를 뜻합니다. 메버릭 구매의 증가는 곧 구매 관리의 실패로 이어집니다.
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b. 공급사 과다

부서별로 다른 공급사와 거래하면 단가 협상력이 떨어지고, 계약·정산 관리가 복잡해집니다. 동일 품목에 대해 계약 조건이 제각각이라 비용과 관리의 비효율성이 커집니다.

관련 문제

• 총무팀은 A사, 마케팅은 B사, IT는 C사와 계약

• 공급사 통합이 안 되어 단가 협상력 상실

• 계약관리·정산 누락도 빈번

• 동일 공급사와 부서별 상이한 계약 조건으로 비효율 발생

• 공급사 리스크 관리 부재로 서비스 중단 위험 증가

c. 예산 초과와 투명성 부족

구매 이력과 지출 현황이 실시간으로 파악되지 않아, 예산 초과나 중복 구매가 발생합니다. 계획 없는 구매가 반복되며, 전략적 구매 판단이 어려워집니다.

관련 문제

• 어떤 항목이 몇 번, 얼마에 구매되었는지 확인 어려움

• 연간 구매계획 수립이 어려워짐

• 예산 대비 실제 지출 현황 실시간 파악 불가능

• 부서간 중복 구매로 자원 낭비 발생

• 구매 의사결정의 근거 부재로 비효율적 구매 지속

d. 구매 전문성 부족

전담자가 없거나 전문 역량이 부족할 경우, 시장 가격이나 계약 조건에 대한 분석이 미흡합니다. 이로 인해 비효율적인 구매 관행이 지속되며, 조직 내 노하우도 축적되지 않습니다.

관련 문제

• 전문 구매 담당자 없이 각 부서에서 개별 처리

• 시장 가격, 계약 조건에 대한 전문 지식 부재

• 협상력 약화로 불리한 조건 수용

• 구매 Best Practice 공유 및 축적 어려움

• 구매 효율성 개선을 위한 전략적 접근 부재

V. 간접구매를 잘하면 달라지는 것들

간접구매 체계화는 단순한 비용 절감을 넘어 기업 경쟁력의 새로운 원천이 됩니다. 전략적 간접구매 관리를 통해 기업은 비용, 효율성, ESG 대응력까지 획기적으로 개선할 수 있습니다.

부분별 간접구매 관리 개선 효과

VI. 실제 사례: 기업들의 간접구매 혁신 성공 사례

이미 국내에 간접구매 관리를 선도하고 있는 기업들이 있습니다. 이들은 이미 간접구매 혁신을 통해 놀라운 성과를 거두고 있습니다. 이러한 성공 사례들은 간접구매 관리가 실질적인 비즈니스 가치를 창출한다는 확실한 증거입니다.

LG전자

• 'MONEY ROOM TASK' 프로젝트를 통해 간접구매 전면 혁신

• 공급사 통합 및 표준화 → 연간 3,000억 원 비용 절감

• 구매 품목 표준화, 계약 프로세스 자동화, 승인 통제로 효율성 극대화

• 글로벌 통합 구매 플랫폼 구축으로 전 세계 지사의 구매 현황 실시간 모니터링

현대자동차

• '통합구매포털' 구축을 통한 간접구매 디지털 전환

• 부서별 산재된 구매 프로세스 일원화로 업무 효율성 40% 개선

• 공급사 성과 평가 시스템 도입으로 서비스 품질 관리 강화

• 전자계약 및 전자세금계산서 연동으로 행정 비용 절감

중견법인 D사 (업무마켓9 고객사)

• 간접구매 관리 시스템 도입 6개월 만에 연간 구매비용 22% 절감

• 구매 승인 프로세스 디지털화로 평균 처리 시간 3일 → 1일로 단축

• 공급사 통합 관리로 전체 공급사 수 45% 감소

• 실시간 예산 대비 지출 관리로 예산 초과 건수 90% 감소

• 통합 구매 데이터를 활용한 협상으로 주요 품목 평균 단가 18% 인하

VII. 간접구매 관리는 누가 담당해야 할까요?

간접구매 관리의 성공은 적합한 조직 구조와 명확한 역할 정의에서 시작됩니다. 기업의 규모와 특성에 맞는 간접구매 관리 체계를 구축하는 것이 무엇보다 중요합니다.

기업 규모별 간접구매 관리 방안

효과적인 간접구매 관리를 위한 역할 정의

1. 전략적 소싱 담당자 - 공급사 발굴, 계약 협상, 카테고리 전략 수립

2. 간접구매 운영 담당자 - 일상적 간접구매 요청 처리, 발주, 납품 관리

3. 공급사 관리자 - 공급사 성과 평가, 관계 관리, 위험 관리

4. 시스템 관리자 - 간접구매 시스템 운영, 데이터 분석, 보고서 작성

5. 정책 담당자 - 간접구매 정책 및 프로세스 수립, 내부통제 관리

간접구매 관리 전문 솔루션, 이럴 때 도입해야 합니다.

• 사무/홍보/복지 품목이 정리되지 않고 늘 '그때그때' 처리된다면

  • 비계획적이고 반복적인 구매로 인해 예산 통제가 어렵고, 중복지출이 발생할 수 있습니다. → 통합된 구매 체계가 필요합니다.

• 결재>승인부터 정산까지 시간이 오래 걸린다면

  • 수기, 이메일 기반 프로세스는 진행 단계마다 병목을 만들고 업무 피로도를 높입니다. → 디지털 기반의 자동 승인/정산 체계가 해결책입니다.

  부서별 공급사, 단가, 품목 기준이 제각각이라면

  • 동일 품목도 조건이 달라져 협상력과 통제력이 떨어집니다. → 공급사 통합 및 기준 표준화가 필요합니다.

• 구매 데이터가 분산되어 전략적 의사결정이 어렵다면

  • 분석 기반의 구매 전략 수립이 불가능해지고, 실시간 예산 집행 관리도 어렵습니다. → 지출 가시성과 리포트 기능이 있는 솔루션이 필요합니다.

• 구매 프로세스의 디지털 전환이 필요하다면

  • 업무 속도, 정확성, 협업 효율을 높이기 위해서는 시스템 기반의 프로세스가 필수입니다. → 클라우드 기반 전자구매 시스템이 해답이 됩니다.

• 구매 관련 내부통제를 강화해야 한다면

• 계약 외 구매나 비승인 구매는 기업 리스크를 높입니다. → 승인 기반 구매와 이력 추적 기능을 갖춘 통합 구매 솔루션 도입이 요구됩니다.

→ 업무마켓9의 간접구매 통합 솔루션을 고려해보세요.

업무마켓9 간접구매 솔루션의 특장점

1. 원스톱 구매 프로세스: 요청-승인-발주-납품-정산까지 원스톱 프로세스 제공

2. 통합 공급사 관리: 공급사 정보, 계약, 지불 등 통합 관리

3. 실시간 예산 관리: 예산 대비 실제 지출 현황 실시간 모니터링 및 알림

4. 데이터 기반 의사결정: 구매 데이터 분석을 통한 전략적 의사결정 지원

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간접구매, 이제는 전략입니다

✔️ 지출 투명성 확보
✔️ 내부통제 및 조직 운영 효율성 향상
✔️ 데이터 기반 구매 의사결정 가능
✔️ 공급망 리스크 관리 강화
✔️ 구매 프로세스 표준화를 통한 업무 효율성 제고

지금 우리 회사의 '간접구매'를 점검해보세요.
기업 운영에 꼭 필요한 영역이자, 비용 절감의 기회가 숨어 있는 공간입니다.
간접구매를 전략적으로 관리하는 기업이 비용 경쟁력과 ESG 대응력을 동시에 확보할 수 있습니다.

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