총무 업무란?

총무 업무는 기업 운영에 필요한 모든 지원 업무를 포괄하는 직무입니다. 사무용품 구매 및 관리, 시설 유지보수, 복리후생 운영, 차량 관리, 보안 및 안전 관리, 우편물 및 택배 처리, 회의실 및 공간 관리, 명함 및 인쇄물 제작, 비품 및 자산 관리 등 기업의 일상적인 운영을 지탱하는 핵심 기능입니다. 직접적인 매출을 창출하지는 않지만 조직 구성원이 본업에 집중할 수 있도록 지원하는 필수 불가결한 역할입니다.

총무 업무의 특징은 업무 범위가 광범위하고 예측 불가능하다는 점입니다. 정해진 업무 외에도 갑작스러운 요청이 수시로 발생하며, 하나하나는 작은 일이지만 누적되면 엄청난 업무량이 됩니다. 많은 총무 담당자들이 "일이 끝나지 않는다"고 느끼는 이유는 단순히 일이 많아서가 아니라, 비효율적인 업무 구조 때문입니다. 체계적인 총무 관리 시스템을 도입하면 반복 업무 자동화, 요청 채널 통합, 구매 프로세스 간소화가 가능해지며, 이를 통해 총무 담당자는 단순 반복 업무에서 벗어나 전략적 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

매일 야근하는 총무팀, 그런데 일은 왜 안 줄까?

많은 총무 담당자들이 비슷한 하루를 보냅니다. 아침 9시, 출근하자마자 카카오톡 단체방에 "볼펜 떨어졌어요", 이메일로 "명함 100장 급하게 필요합니다", 전화로 "2층 화장실 물이 안 내려가요". 하나씩 처리하다 보면 어느새 점심시간. 오후에는 회의실 예약 요청 3건, 택배 발송 5건, 시설 업체 견적 비교가 기다립니다.

퇴근 시간이 되어도 메일함에는 미처리 요청이 남아있고, 내일 아침이면 또 새로운 요청들이 쏟아질 겁니다. "나는 왜 이렇게 일 처리가 느릴까?", "다른 회사 총무팀은 이렇게 바쁘지 않을 텐데..." 자책하게 됩니다. 하지만 이것은 당신의 능력 문제가 아닙니다. 시스템이 없기 때문입니다. 아무리 유능한 총무 담당자라도 비효율적인 구조 속에서는 끝없는 야근을 피할 수 없습니다.

[총무 담당자의 전형적인 하루]

이런 상황에서 총무 담당자들이 가장 많이 하는 생각은 "내가 더 효율적으로 일해야겠다"입니다. 하지만 문제는 개인의 효율이 아닙니다. 구조 자체가 비효율적이기 때문에 아무리 노력해도 일은 줄어들지 않습니다.

총무 업무가 안 줄어드는 진짜 이유 - 세 가지 착각

총무 담당자들은 업무가 줄지 않는 이유를 스스로에게서 찾습니다. "내가 일 처리가 느린가봐", "내가 더 체계적으로 해야 하나봐". 하지만 실제 원인은 전혀 다른 곳에 있습니다. 개인의 능력이나 노력이 아니라 업무 구조 자체가 문제입니다.

많은 총무 담당자들이 빠지는 세 가지 착각이 있습니다. 이 착각들은 문제의 본질을 가리고, 해결책을 찾는 것을 방해합니다. 진짜 문제가 무엇인지 정확히 파악해야 제대로 된 해결이 가능합니다.

착각 1: "내가 일 처리가 느린가봐"

업무가 쌓이면 가장 먼저 드는 생각은 "내가 더 빨리 처리해야겠다"입니다. 동료들은 정시 퇴근하는데 나만 야근하는 것 같고, 다른 회사 총무팀은 여유로워 보이는 것 같습니다. "내가 뭔가 잘못하고 있는 건 아닐까?" 자책하게 됩니다. 하지만 이것은 착각입니다.

문제는 속도가 아니라 구조입니다. 사무용품 하나를 주문하는데도 여러 사이트를 검색하고, 가격을 비교하고, 결제 정보를 입력하고, 배송지를 확인하고, 영수증을 정리해야 합니다. 아무리 빨리 처리해도 이 과정 자체가 시간을 잡아먹습니다. 명함 100장을 만드는데 디자인 파일 찾고, 인쇄소 연락하고, 견적 받고, 수정 사항 전달하고, 납품 확인하는 과정은 단축할 수 없습니다. 개인의 처리 속도를 높이는 것으로는 근본적인 해결이 불가능합니다.

착각 2: "직원들이 요청을 너무 많이 해서 그래"

하루에 쏟아지는 요청을 보면 "사람들이 너무 자주 요청하는 거 아닌가?"라는 생각이 듭니다. 볼펜 하나 없다고 연락하고, 명함 10장 모자라다고 급하게 요청하고, 회의실 예약도 당일에 바꾸고. "좀 더 계획적으로 요청하면 안 될까?" 불만이 생깁니다. 하지만 이것 역시 착각입니다.

직원들이 비계획적으로 요청하는 이유는 시스템이 없기 때문입니다. 사무용품이 얼마나 남았는지 확인할 방법이 없으니 떨어지고 나서야 요청하고, 명함이 필요한지 미리 알 수 없으니 급하게 연락합니다. 회의실 예약 현황을 실시간으로 볼 수 없으니 일정 변경 시 총무팀에 다시 연락할 수밖에 없습니다. 요청 채널도 제각각입니다. 어떤 사람은 카카오톡, 어떤 사람은 이메일, 어떤 사람은 전화로 연락하니 총무 담당자는 여러 채널을 동시에 모니터링해야 합니다. 문제는 직원들의 태도가 아니라 시스템의 부재입니다.

[요청 채널의 분산]

착각 3: "시스템 하나 도입하면 해결되겠지"

"엑셀로 관리하니까 불편한 거야. 시스템 하나만 있으면 괜찮을 거야." 많은 총무 담당자들이 이렇게 생각합니다. 그래서 회의실 예약 시스템을 도입하고, 구매 요청 시스템을 만들고, 비품 관리 프로그램을 사용합니다. 하지만 업무량은 크게 줄지 않습니다.

단순히 관리 시스템만 도입해서는 해결되지 않습니다. 회의실 예약 시스템이 있어도 실제 구매는 여전히 총무팀이 개별적으로 처리해야 하고, 구매 요청 시스템이 있어도 견적 비교와 발주는 수기로 진행됩니다. 비품 관리 프로그램에 재고를 입력해도 실제 주문은 네이버, 쿠팡, 각종 사이트를 돌아다니며 해야 합니다. 시스템은 있지만 여전히 총무 담당자가 모든 과정을 직접 처리합니다. 관리 도구와 구매 채널이 분리되어 있는 한 진짜 효율화는 불가능합니다.

총무 업무가 안 줄어드는 진짜 이유

그렇다면 총무 업무가 줄지 않는 진짜 이유는 무엇일까요? 개인의 능력도 아니고, 직원들의 요청이 많아서도 아니고, 시스템이 없어서도 아닙니다. 진짜 문제는 업무 구조 자체가 비효율적으로 설계되어 있다는 점입니다.

총무 업무의 대부분은 반복적이고 예측 가능한 일입니다. 사무용품은 매달 비슷한 품목이 주문되고, 시설 수리는 정해진 업체에 연락하며, 명함은 동일한 양식으로 제작됩니다. 하지만 이런 반복 업무를 매번 처음 하는 것처럼 개별적으로 처리합니다. 자동화할 수 있는 일을 수작업으로 반복하고, 통합할 수 있는 채널을 분산해서 관리하며, 표준화할 수 있는 프로세스를 매번 즉흥적으로 처리합니다. 네 가지 구조적 문제를 살펴보겠습니다.

1. 같은 일을 매번 처음 하는 것처럼 처리합니다

매달 주문하는 사무용품 품목은 거의 동일합니다. A4 용지, 볼펜, 포스트잇, 클립, 스테이플러 심... 하지만 매번 네이버나 쿠팡을 검색하고, 가격을 비교하고, 장바구니에 담고, 결제 정보를 입력합니다. 지난달에도 했고, 지지난달에도 했던 똑같은 과정을 반복합니다.

명함 제작도 마찬가지입니다. 회사 양식은 정해져 있고, 주문하는 인쇄소도 거의 고정되어 있습니다. 하지만 매번 디자인 파일을 찾고, 인쇄소에 연락하고, 견적을 받고, 수정 사항을 전달합니다. 시설 수리 업체 연락도, 택배 발송도, 회의실 세팅도 모두 반복 업무인데 자동화되지 않습니다. 한 번 설정해두면 자동으로 처리될 수 있는 일을 매번 수작업으로 반복합니다.

2. 구매 채널이 흩어져 있습니다

사무용품은 네이버 스마트스토어, IT 소모품은 쿠팡, 명함은 인쇄소, 간식은 이마트몰, 청소용품은 다른 쇼핑몰. 총무 담당자는 하루에도 수십 개의 사이트를 돌아다니며 각각 다른 절차로 주문합니다. 사이트마다 로그인 정보가 다르고, 결제 방식이 다르며, 배송 추적 시스템이 다릅니다.

더 큰 문제는 데이터가 통합되지 않는다는 점입니다. 이번 달 사무용품에 얼마를 썼는지 알려면 네이버 주문 내역, 쿠팡 주문 내역, 이마트몰 주문 내역을 일일이 확인하고 합산해야 합니다. 어떤 부서에서 무엇을 많이 주문하는지, 어떤 품목이 자주 중복 구매되는지 파악할 방법이 없습니다. 채널이 분산되어 있으면 관리도 분산되고, 효율화도 불가능합니다.

3. 요청부터 처리까지 표준 프로세스가 없습니다

직원들의 요청은 카카오톡, 이메일, 전화, 직접 방문 등 다양한 경로로 들어옵니다. 총무 담당자는 이 모든 채널을 실시간으로 모니터링해야 하고, 어떤 요청이 먼저 들어왔는지, 어떤 것이 더 긴급한지 머릿속으로 정리해야 합니다. 요청 내역도 제대로 기록되지 않아 "저번에 말씀드린 건 처리되셨나요?"라는 질문에 당황하게 됩니다.

처리 과정도 비표준적입니다. 같은 사무용품 주문이라도 요청자에 따라, 긴급도에 따라, 담당자의 판단에 따라 처리 방식이 달라집니다. 승인 절차도 명확하지 않고, 예산 확인도 사후에 이루어지며, 처리 완료 알림도 일일이 개별 연락으로 합니다. 표준 프로세스가 없으니 매번 즉흥적으로 처리하고, 그만큼 시간과 에너지가 낭비됩니다.

4. 데이터가 없어 개선할 수 없습니다

이번 달 총무 예산을 얼마나 썼는지 물어보면 대략적인 금액만 답할 수 있습니다. 정확한 품목별 지출, 부서별 사용 현황, 월별 추이는 알 수 없습니다. 데이터가 여러 곳에 흩어져 있고, 제대로 기록조차 되지 않기 때문입니다.

데이터가 없으면 개선도 불가능합니다. 어떤 품목을 대량 구매하면 할인받을 수 있는지, 어떤 업체와 장기 계약하면 유리한지, 어떤 부서의 요청이 비효율적인지 알 수 없습니다. "우리가 효율적으로 일하고 있나?"라는 질문에 답할 근거가 없습니다. 감으로 일하고, 습관대로 처리하며, 개선 없이 같은 방식을 반복합니다.

총무 업무를 정말 줄이는 방법

총무 업무를 줄이는 방법은 더 열심히 일하는 것도, 직원들에게 요청을 자제하라고 말하는 것도 아닙니다. 구조를 바꿔야 합니다. 반복 업무는 자동화하고, 분산된 채널은 통합하며, 요청 프로세스는 표준화하고, 데이터는 실시간으로 축적되어야 합니다.

이것이 가능하려면 단순한 관리 시스템이 아니라 구매부터 관리까지 통합된 플랫폼이 필요합니다. 직원들이 필요한 물품을 직접 주문하되 총무팀이 통제할 수 있고, 모든 요청이 한곳에 모이며, 반복 업무는 자동으로 처리되고, 데이터는 실시간으로 집계되는 시스템입니다. 네 가지 핵심 요소를 살펴보겠습니다.

1. 직원들이 직접 주문하되 총무팀이 통제합니다

총무 업무가 과중한 이유 중 하나는 모든 구매를 총무팀이 대신 처리하기 때문입니다. 볼펜 하나를 주문하는데도 직원이 총무팀에 요청하고, 총무 담당자가 사이트에 접속해 주문하고, 배송을 확인합니다. 이 과정을 하루에 수십 번 반복합니다.

효율적인 구조에서는 직원들이 직접 필요한 물품을 주문합니다. 단, 회사가 승인한 품목과 공급업체, 예산 범위 내에서만 가능하도록 시스템이 통제합니다. 직원은 승인된 카탈로그에서 선택만 하면 되고, 총무팀은 전체 주문 현황을 대시보드로 확인하며 예외 상황만 관리합니다. 총무 담당자는 개별 주문을 직접 처리하는 대신 전체 구매 정책을 관리하는 역할로 전환됩니다.

2. 모든 요청이 한곳에 모입니다

카카오톡, 이메일, 전화, 직접 방문으로 흩어져 들어오던 요청들을 하나의 플랫폼으로 통합합니다. 직원들은 시스템에 접속해 필요한 물품을 주문하거나 시설 수리를 요청하고, 총무 담당자는 한 화면에서 모든 요청을 확인하고 우선순위에 따라 처리합니다.

요청 내역은 자동으로 기록되고, 처리 상태는 실시간으로 업데이트되며, 완료 알림은 시스템이 자동으로 발송합니다. "저번에 요청한 건 어떻게 됐나요?"라는 질문이 사라지고, 총무 담당자는 여러 채널을 동시에 모니터링하느라 신경 쓸 필요가 없습니다. 모든 요청이 한곳에서 체계적으로 관리됩니다.

3. 반복 업무는 자동으로 처리됩니다

매달 반복 주문되는 사무용품은 자동 발주 설정으로 처리합니다. 재고가 일정 수준 이하로 떨어지면 시스템이 자동으로 주문하고, 총무팀에 알림만 보냅니다. 명함 제작도 표준 양식을 등록해두면 요청자가 정보만 입력하면 자동으로 인쇄소에 전달됩니다.

시설 수리 요청도 자동화됩니다. 문제 유형별로 연결된 업체가 지정되어 있어 요청이 들어오면 자동으로 해당 업체에 전달되고, 처리 과정이 시스템에 기록됩니다. 총무 담당자는 매번 업체를 검색하고 연락하는 대신 처리 현황만 확인하면 됩니다. 자동화할 수 있는 일은 시스템이 처리하고, 총무팀은 판단이 필요한 일에만 집중합니다.

4. 데이터가 쌓여 개선이 가능해집니다

모든 구매와 요청이 시스템을 통해 이루어지면 데이터가 자동으로 축적됩니다. 어떤 품목이 많이 주문되는지, 어떤 부서의 예산 사용이 많은지, 어떤 시기에 요청이 집중되는지 한눈에 파악할 수 있습니다.

이 데이터를 기반으로 개선이 가능합니다. 자주 주문되는 품목은 대량 구매로 단가를 낮추고, 특정 시기에 집중되는 요청은 사전에 대비하며, 비효율적인 구매 패턴은 개선 방안을 제시할 수 있습니다. 감이 아니라 데이터로 일하고, 습관이 아니라 분석으로 개선합니다. 총무 업무가 점점 더 효율적으로 변화합니다.

업무마켓9이 총무 업무를 바꾸는 방법

"그럼 다른 총무 관리 시스템도 있잖아요?" 맞습니다. 하지만 대부분의 시스템은 "관리"만 합니다. 요청을 받고, 처리 현황을 기록하고, 보고서를 만드는 기능만 제공합니다. 실제 구매는 여전히 총무 담당자가 네이버, 쿠팡, 각종 사이트를 돌아다니며 처리해야 합니다.

업무마켓9은 구매와 관리가 하나로 통합된 플랫폼입니다. 사무용품부터 IT장비, 시설관리 서비스, 출장 예약까지 한 곳에서 주문하고, 자동으로 관리되며, 실시간으로 데이터가 축적됩니다. 총무 담당자는 여러 사이트를 돌아다닐 필요 없이 하나의 플랫폼에서 모든 업무를 처리합니다. 세 가지 핵심 차별점을 살펴보겠습니다.

1. 구매와 관리가 하나입니다

일반적인 총무 관리 시스템은 요청 접수와 처리 현황 관리 기능만 제공합니다. 직원이 사무용품을 요청하면 시스템에 기록되지만, 실제 주문은 총무 담당자가 외부 사이트에서 직접 해야 합니다. 시스템과 구매 채널이 분리되어 있어 이중 작업이 발생합니다.

업무마켓9은 B2B 마켓플레이스와 관리 시스템이 통합되어 있습니다. 7,800여 개 파트너사가 연결되어 있어 사무용품, IT장비, 청소용품, 간식, 시설관리 서비스까지 플랫폼 안에서 직접 구매할 수 있습니다. 주문과 동시에 자동으로 기록되고, 예산이 차감되며, 배송이 추적됩니다. 총무 담당자는 여러 사이트를 돌아다니며 개별 주문하는 대신 하나의 플랫폼에서 모든 것을 처리합니다.

2. 직원들이 스스로 주문하되 통제됩니다

총무팀이 모든 주문을 대신 처리하는 구조에서는 업무량이 줄어들 수 없습니다. 하지만 직원들에게 완전히 맡기면 통제가 불가능합니다. 업무마켓9은 그 중간 지점을 찾았습니다.

직원들은 플랫폼에 접속해 필요한 물품을 직접 주문할 수 있지만, 회사가 승인한 품목과 공급업체, 예산 범위 내에서만 가능합니다. 총무팀이 설정한 구매 정책이 시스템에 내장되어 있어 규정 외 구매는 원천 차단됩니다. 총무 담당자는 개별 주문을 일일이 처리하는 대신 전체 구매 현황을 대시보드로 모니터링하고, 예외 상황만 관리합니다. 업무량은 대폭 줄어들지만 통제는 오히려 강화됩니다.

3. 플랫폼에 없는 물품도 구매대행으로 커버합니다

"업무마켓9에 없는 특수한 물품은 어떻게 하나요?" 이런 질문을 자주 받습니다. 플랫폼에 등록된 품목만으로는 모든 총무 업무를 커버할 수 없습니다. 특수 장비, 긴급 물품, 소량 주문 등은 외부에서 구매해야 하는 경우가 있습니다.

업무마켓9은 구매대행 서비스를 제공합니다. 플랫폼에 없는 상품도 네이버, 쿠팡, 기타 전문 사이트에서 구매대행으로 주문할 수 있습니다. 중요한 것은 이 모든 구매가 업무마켓9 시스템 안에서 관리된다는 점입니다. 외부에서 구매하더라도 승인, 예산 확인, 기록이 시스템을 통해 이루어집니다. 결국 총무팀의 모든 구매가 하나의 플랫폼에서 통합 관리됩니다.

마무리: 당신의 능력 문제가 아닙니다

매일 야근하고, 주말에도 일 생각을 하고, "내가 일을 못하나봐"라고 자책하는 총무 담당자들에게 말씀드립니다. 당신의 능력 문제가 아닙니다. 구조가 잘못된 겁니다. 아무리 유능한 사람이라도 비효율적인 시스템 속에서는 끝없이 일할 수밖에 없습니다.

총무 업무를 줄이는 방법은 더 빨리 일하는 것도, 직원들에게 요청을 자제하라고 말하는 것도 아닙니다. 반복 업무는 자동화하고, 분산된 채널은 통합하며, 구매와 관리를 하나로 만들어야 합니다. 구조를 바꾸면 업무량은 절반으로 줄고, 통제는 두 배로 강화됩니다. 이제 "능력 문제"라는 착각에서 벗어나 "구조 문제"를 해결할 때입니다.

💡 업무마켓9은 총무 업무의 구조를 바꿉니다. 반복 업무 자동화, 요청 채널 통합, 구매와 관리의 일원화. 총무팀은 단순 처리에서 벗어나 전략적 업무에 집중할 수 있습니다.

업무마켓9 도입 문의

당신의 총무 업무가 줄지 않는 이유를 정확히 진단하고 해결책을 제시해드립니다. 구조를 바꾸면 업무량이 달라집니다.