예외가 일상이 된 구매 현장

마케팅팀에서 슬랙 메시지가 옵니다. "김 대리님, 광고 소재 급한데 디자인 툴 구독 먼저 결제했어요. 세금계산서 처리 부탁드려요." 개발팀에서도 연락이 옵니다. "모니터 고장 나서 쿠팡으로 급하게 주문했어요. 내일까지 배송 온대요." 영업팀도 마찬가지. "거래처 미팅 선물 네이버에서 샀습니다. 영수증 첨부해요."

이게 예외 구매일까요? 아닙니다. 이게 일상. 기존 구매 시스템은 있지만, 현업은 그걸 쓰지 않습니다. 왜? 급하니까. 사내ERP로 구매 요청 올리고, 승인 기다리고, 구매팀 거쳐서 발주하면 일주일. 그 사이 일은 멈춥니다. 그래서 법인카드로 바로 결제. 온라인에서 클릭 몇 번이면 내일 도착.

김 대리는 이걸 막을 수 없습니다. 막으면 "총무 때문에 일 못한다"는 소리를 듣거든요. CFO도 현업 편을 듭니다. "업무에 지장 없게 해줘." 김 대리는 그냥 뒤처리하는 사람이 됩니다. 이미 나간 돈, 이미 산 물건, 이미 끝난 거래. 승인 없는 구매를 사후 수습만 반복.

총무가 매일 하는 일: 끝없는 사후 처리

김 대리의 하루를 봅시다. 오전에는 어제 각 팀이 시스템 밖에서 주문한 내역을 취합. 쿠팡 발주 3건, 네이버 스마트스토어 5건, 11번가 2건, SaaS 구독 4건. 법인카드 명세서를 열고, 항목별로 확인하며, 누가 뭘 샀는지 슬랙으로 물어봅니다. "이거 뭐 구입하신 건가요?" 답장 기다립니다.

오후에는 세금계산서. 온라인 쇼핑몰은 개인 판매자가 많아서 발급을 안 해줍니다. 일일이 연락해서 요청. "사업자등록번호 알려주세요. 세금계산서 부탁드립니다." 어떤 판매자는 답장이 없어요. 어떤 판매자는 "현금영수증만 됩니다" 하고요. 다시 결제한 직원에게 연락. "이거 세금계산서 안 나오는데요?"

월말에는 예산 파악. 각 팀이 예산 내에서 샀는지 확인해야 하는데, 비정규 조달은 예산과 연동이 안 됩니다. 엑셀을 엽니다. 카드 명세서 데이터를 붙여 넣고, 팀별로 분류하며, 예산 대비 실제 지출을 수동으로 계산. 오류가 생깁니다. 다시 확인. 시간이 갑니다.

예외 구매는 왜 발생하는가: 속도와 편의성

현업이 기존 조달 시스템 안 쓰는 이유는 간단합니다. 느리고 불편하니까. 구매 시스템에 품목 검색하면 원하는 게 없어요. 있어도 가격이 비쌉니다. 네이버에서 찾으면 더 싸고 빠른데, 왜 굳이 그걸 써야 할까요?

승인 절차도 문제. 구매 요청을 올리면 팀장 승인, 구매팀 확인, 재무팀 검토를 거쳐야 합니다. 3~5일 걸립니다. 그 사이 일은 멈춥니다. 반면 법인카드로 바로 사면? 5분. 쿠팡 로켓배송이면 내일 도착. 현업 입장에서는 당연한 선택이죠.

CFO도 알고 있습니다. 현업이 시스템 밖에서 산다는 걸. 하지만 막을 수 없어요. 막으면 일이 안 돌아가니까. "담당자는 현업이 편하게 일할 수 있도록 지원해줘." 통제는 원하지만, 속도도 원합니다. 모순이죠. 그 모순의 중간에 김 대리가 있습니다.

통제 없는 구매가 만드는 악순환

예외 발주가 반복되면 어떤 일이 생길까요? 첫째, 데이터가 흩어집니다. 쿠팡 주문은 카드사 명세서에, SaaS 구독은 각 팀 이메일에, 네이버 결제는 개별 계정에. 전체 지출 현황을 파악하려면 5~6군데를 다 뒤져야 해요. CFO는 "우리 회사가 이번 달 얼마 썼는가"를 정확히 모릅니다.

둘째, 중복 발주가 생깁니다. 마케팅팀이 Canva Pro를 쓰는데, 디자인팀도 Canva Pro를 따로 구독. 아무도 몰라요. 승인 없는 구매니까 기록이 없습니다. 개발팀이 Notion을 쓰는데, 기획팀도 Notion을 또 구입. 같은 회사에서 같은 툴을 두 번 삽니다.

셋째, 협상력이 사라집니다. 공급사 입장에서 보세요. 이 회사는 Notion을 팀별로 개별 결제합니다. 정가에 사요. 만약 전사 라이선스로 협상하면 30% 싸게 살 수 있는데, 그 기회가 없어요. 왜? 누가 뭘 쓰는지 아무도 모르니까.

넷째, 담당자는 전략 업무를 못 합니다. 하루 종일 사후 수습만. 세금계산서 받고, 증빙 모으고, 엑셀 취합하고. 정작 "어떻게 하면 더 싸게, 더 효율적으로 조달할 수 있을까"를 고민할 시간이 없어요. 담당자는 관리자에서 실무자로, 실무자에서 정리자로 내려갑니다.

문제는 사람이 아니라 구조다

많은 회사가 이렇게 생각합니다. "직원들이 규칙을 안 지켜서 문제다. 교육을 강화하자." 조달 매뉴얼을 만들고, 전사 공지를 보내며, 담당자 교육을 합니다. 하지만 달라지지 않아요. 왜? 문제는 사람이 아니라 구조이기 때문.

현업은 나쁜 의도로 시스템을 안 쓰는 게 아닙니다. 기존 도구가 느리고 불편해서 안 쓰는 거예요. 김 대리가 게을러서 정리를 못하는 게 아니에요. 수습할 데이터가 너무 많고 흩어져 있어서 못하는 겁니다. CFO가 무능해서 통제를 못하는 게 아니에요. 통제할 체계 자체가 없는 거죠.

그래서 필요한 건 교육이 아니라 구조 변경입니다. 예외 발주를 막는 게 아니라, 예외 구매를 시스템 안으로 가져오는 것. 직원이 네이버에서 사든 쿠팡에서 사든, 그 거래가 기록되고, 예산이 즉시 확인되며, 세금계산서가 저절로 발급되는 환경. 이게 답입니다.

 예외를 시스템 안으로: 업무마켓9의 접근

업무마켓9은 이 문제를 정면으로 해결합니다. 직원이 네이버나 쿠팡에서 찾은 상품 URL을 입력하면, 업무마켓9이 그걸 대신 주문해줍니다. 직원 입장에서는 똑같이 온라인 쇼핑몰에서 삽니다. 빠르고 편해요. 하지만 거래는 업무마켓9을 거칩니다.

이게 만드는 차이를 보세요. 예산 확인이 즉시 이뤄집니다. 직원이 URL을 입력하는 순간, 통합 구매 관리 솔루션에서 예산을 확인. 남았으면 진행되고, 초과면 막힙니다. 승인도 자체적으로 처리됩니다. 금액별로 승인 규칙이 설정되어 있어서, 알아서 승인 라인을 태워요. 세금계산서도 저절로 발급됩니다. 세금계산서도 업무마켓9 명의로 일괄 발급되니까, 김 대리가 개별 판매자에게 연락할 필요가 없어요.

데이터도 한 곳에 모입니다. 전용몰 결제든, URL 주문이든, 모두 업무마켓9 안에 기록됩니다. CFO는 대시보드 하나로 전체 지출 현황을 봅니다. 중복 발주도 잡힙니다. "A팀이 이미 Canva를 쓰고 있는데 B팀이 또 구독하려고 합니다" 알림이 뜹니다.

김 대리는 사후 수습에서 해방됩니다. 세금계산서는 저절로 발급되고, 예산은 즉시 확인되며, 데이터는 자체적으로 집계됩니다. 김 대리는 이제 전략 업무를 합니다. "어떤 공급사와 협상할까", "어떤 품목을 전사 계약으로 묶을까", "어떻게 하면 더 효율적으로 조달할 수 있을까" 이걸 고민합니다.

총무가 지치지 않는 구조를 만들자

예외 발주는 막을 수 없습니다. 현업은 빠르고 편한 걸 선택해요. 당연합니다. 문제는 예외 구매 자체가 아니라, 그 예외가 시스템 밖에서 일어난다는 것. 데이터가 흩어지고, 통제가 안 되며, 담당자가 사후 수습만 반복합니다.

해결책은 명확합니다. 예외를 시스템 안으로 가져오는 것. 직원이 네이버에서 사든, 쿠팡에서 사든, 그 거래가 기록되고, 자체적으로 통제되는 환경. 이게 담당자가 지치지 않는 구조입니다.

업무마켓9은 그 환경을 만듭니다. URL 주문 통합, 예산 즉시 확인, 승인 자체 처리, 세금계산서 일괄 발급. 예외는 사라지지 않지만, 예외 구매가 관리 가능해집니다. 담당자는 사후 정리자에서 전략 관리자로 올라갑니다.

당신 회사의 담당자는 오늘도 사후 수습만 하고 있습니까? 아니면 전략 업무를 하고 있습니까? 구조를 바꿀 때입니다.

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