대부분의 기업은 비용 절감을 외치지만, 실제 현금이 새어 나가는 경로는 눈에 잘 띄지 않습니다. Maverick 지출, 공급업체 관리 부재, 실효성 없는 예산 통제, 우발적 사고성 주문, 수작업 프로세스 — 이 다섯 가지 구멍은 단순한 실수가 아니라, 조직 문화와 시스템 부재가 만든 구조적 리스크입니다.
이 문서는 Order.co 블로그의 “5 Ways Your Purchasing Process Is Leaking Cash, and How To Fix It”라는 글을 참고하여 재구성되었습니다. 원문은 구매 프로세스상의 비용 누수 요인 및 해결 방안을 다루고 있습니다. |
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요즘같은 때에 비용 관리에 무심할 수 있는 기업은 거의 없죠.
그런데 우리가 정작 놓치고 있는 구멍이 있습니다. 바로 구매 프로세스에 존재하는 거대한 구멍.
전국 수백 개 재무팀과의 대화를 통해 확인한 사실은, 취약한 구매 프로세스로 인해 비즈니스에서 불필요하게 현금이 유출되고 있다는 것입니다. 그것도 우리가 인지하지 못하는 사이에 말이죠.
오늘은 여러분이 꼭 알아야 하는 이 5가지 구멍의 실체에 대해 얘기해보려고 합니다.
1. Maverick 지출: 대표적인 낭비의 구멍
공식적인 구매 정책? 그게 뭔가요?
Maverick 지출, 즉 공식적인 구매 프로세스 외부에서 이루어지는 회사 구매를 아시나요? 이것이 바로 구매 시 비용 낭비의 주요 원인입니다. 구매한 물품 자체가 문제는 아닙니다. 과정이 문제죠. 승인 절차 없이, 추적 시스템 없이, 예산 확인 없이 이루어지는 구매들이 쌓이면 어떻게 될까요?
직원의 19%가 회사 통제 밖의 구매를 한다는 통계, 5건 중 1건이라는 건데 굉장히 비중이 큽니다.
이는 단순한 실수나 무지에서 비롯된 것이 아닙니다. 시스템의 부재가 만든 구조적 문제입니다.
더 놀라운 건 Hackett Group의 연구 결과, 전체 기업의 절반이 공식적인 구매 시스템이 없다는 사실입니다.
여러분 회사는 어느쪽에 속하나요? 시스템 없이 직원들은 필요할 때마다 알아서 구매하진 않나요?
현장에서 벌어지는 Maverick 구매
실제 업무 현장을 들여다볼까요? 각자 최선이라고 생각하며 구매하지만, 구매 데이터를 보면 결과는 이렇습니다.
같은 제품을 다른 가격에 구매 (마케팅팀 모니터 50만원 vs IT팀 협력업체 통해 35만원)
이미 있는 재고를 모르고 중복 구매 (3층 창고에 A4용지 100박스가 쌓여있는데 추가 주문)
연간 계약 할인을 받을 수 있었는데 개별 구매 (소프트웨어 개별 구독 월 10만원 × 12개월 vs 연간 라이선스 80만원)
하나의 회사에서 같은 물품에 대한 다른 가격.
흔한 일이라고 느껴지신다면 회사 데이터를 다시 한번 체크해보셔야 할 때 입니다.
특히 주의해야 할 간접구매 품목 3대장
IT 장비 및 소프트웨어 (연간 지출의 25-30%)
- 부서별로 제각각 구매하는 노트북, 라이선스.
한 회사에서 직원 100명이 각자 다른 브랜드 노트북을 쓴다면? AS도 제각각, 호환도 안 되고, 대량 구매 할인은 꿈도 못 꿉니다.MRO 자재 (연간 지출의 15-20%)
- "급하니까" 근처에서 비싸게 사는 유지보수 물품.
전구 하나가 급하다고 편의점에서 5,000원에 사는 것과 연간 계약업체에서 1,500원에 구매하는 것.
연간 500개를 쓴다면 175만원 차이입니다.사무용품 (연간 지출의 10-15%)
- 복사용지 한 박스 천 원 차이? 별것 아닌 것 같지만 연 1,000박스면 100만원입니다.
여기에 펜, 포스트잇, 파일, 토너까지 더하면 연간 수천만원이 새나갑니다.
2. 공급업체 관리 = 대량 서류·절차의 늪
평균 5-7개의 문서, 그리고 혼돈
QX Software Services의 연구에 따르면, 비즈니스 구매 한 건이 평균적으로 만들어내는 서류가 5-7개라고 합니다.
구매 한 건에 왜 이렇게 많은 문서가 필요할까요? 한 건의 구매가 만들어내는 서류들을 나열해보겠습니다:
구매 1건에 필요한 8가지 문서
견적서 (최소 3개 업체 비교)
구매 요청서 (내부 승인용)
구매 주문서 (공급업체 발송)
주문 확인서 (공급업체 회신)
송장 (대금 청구)
거래명세서 (물품 인수)
검수확인서 (품질 확인)
영수증 (지불 증빙)
굉장히 많죠? 실제 회사에서 일반적으로 사용되는 필수 문서들입니다.
단순 디지털화됐다고 해서 문서가 줄어든 건 아닙니다. 오히려 관리해야 할 파일이 늘어났죠. PDF, 엑셀, 이메일, 메신저... 여기저기 흩어진 문서들. 이 문서들을 제대로 추적하지 못하면 어떻게 될까요?
견적서와 실제 청구 금액이 다른데 못 잡아냅니다. 주문한 수량과 받은 수량이 다른데 모릅니다. 이미 지불한 건을 또 청구받아도 확인이 안 됩니다. 과다 지출, 시간 낭비, 그리고 더 많은 현금 유출로 이어지는 악순환이 시작됩니다.
3. 예산 관리: 있으나 마나 한 예산 계획
예산 통제가 없으면 생기는 일
"우리는 예산을 관리하고 있어요"라고 말하는 기업은 많습니다. 하지만 "예산을 실시간으로 추적하고 통제하고 있어요"라고 자신 있게 말할 수 있는 기업은 얼마나 될까요?
맥킨지는 명확하게 지적합니다. "예산 통제를 통해 꼬리 부분 지출을 적극적으로 통제하지 않는 기업은 5-15%의 절감 기회를 놓친다"고. 이 꼬리 부분 중 가장 큰 비중을 차지하는 건 '간접구매'입니다.핵심 사업과 직접 관련 없어 보이는, 그래서 관리의 사각지대에 놓인 구매들 말이죠.
연 매출 100억 기업이라면? 5억에서 15억이 그냥 사라지는 겁니다. 이 돈으로 신규 직원을 10명 채용할 수도, 새로운 시스템을 도입할 수도, 마케팅 예산을 두 배로 늘릴 수도 있었을 텐데 말이죠.
고액 간접구매 항목들을 자세히 들여다 볼까요?
시설관리 서비스 (연간 수억 원)
- 청소, 경비, 주차관리. "어차피 필요한 거니까"라며 방치하지만, 업체 재선정만으로도 20% 절감 가능합니다.
- 연 5억 지출한다면 1억이 절감되는 거죠.복리후생 서비스 (직원당 월 30-50만 원)
- 구내식당, 헬스케어, 복지포인트. 직원 100명 기업이라면 월 3,000-5,000만원, 연 4-6억원입니다.
- 10% 만 절감해도 연 5,000만원입니다.마케팅/행사 용품 (건당 수천만 원)
- 전시회 부스, 프로모션 물품, 기념품. "이미지가 중요해서"라며 무조건 비싼 것을 선택하지만,
- 품질은 유지하면서 30% 저렴한 대안은 항상 존재합니다.
4. 주문 사고: 실수도 결국 낭비입니다
작은 실수, 큰 손실
"어, 이거 잘못 주문한 것 같은데..."
"수량을 하나 더 붙여서 100개가 아니라 1000개를..."
"이거 우리가 이미 가지고 있는 거 아니었나?"
이런 말들, 들어보셨죠? 잘못된 수량, 잘못된 부품 번호, 중복 주문... "실수"라고 넘기기엔 그 비용이 만만치 않습니다. 한 번의 실수가 수백만 원의 손실로 이어지는 경우도 있습니다.
자주 발생하는 중복 구매와 그 비용:
소프트웨어 라이선스
- A팀도 Zoom 구매, B팀도 Zoom 구매, C팀은 Teams 구매.
- 전사 라이선스 하나면 월 100만원인데, 개별 구매로 월 300만원 지출. 연간 2,400만원 낭비.교육 프로그램
- 리더십 교육, 커뮤니케이션 교육, 팀빌딩 교육...
- 내용은 비슷한데 부서별로 다른 업체에 의뢰. 통합 계약했다면 40% 할인 가능했습니다.사무기기
- "프린터가 자주 고장 나서 하나 더 샀어요."
- 그런데 2층에 안 쓰는 프린터가 3대.
- 재고 파악만 했어도 500만원을 아낄 수 있었습니다.
그런데 시스템 도입 후 놀라운 변화가 일어났습니다.
10일 만에 무분별한 지출 100% 제거. 어떻게 가능했을까요?
<A사 사례: 시스템이 자동으로 체크>
2024년 A사는 업무마켓9 구매관리 솔루션을 도입했습니다.
20개 공급업체를 플랫폼에 통합하고, 전사 부서, 각 부서원별 승인 한도와 프로세스를 설정했죠.
결재프로세스는 금액에 따라 10만원까지는 팀장급 승인, 100만원까지는 재무부서 승인, 그 이상은 대표 승인.
결과로, A사는 이제 이렇게 대화합니다.
"이 제품과 유사한 제품이 이미 재고에 있습니다, 다시 구매하는 이유가 있을까요?"
"평소 모델과 다르게 구매하는 이유가 있나요?"
"이 수량은 평균 주문량의 10배입니다. 맞습니까?"
"해당 공급업체는 첫 거래니, 세부 자료를 제출해야합니다"
명확한 규칙, 자동화된 통제 -> 결과는 잘못된 의사소통과 사고 완전 차단.
2025년 예산을 새로 수립하며 정확한 데이터로 예측 가능해졌습니다.
5. 수작업 프로세스: 디지털 시대의 아날로그 함정
BCG 연구가 밝힌 흥미로운 사실. Fortune 500대 기업 상위 20개 중 9개 기업이 디지털 구매를 핵심 요소로 꼽았습니다. 세계 최고 기업의 거의 절반이 디지털 구매 시스템을 핵심이라고 보는 이유가 뭘까요?
수작업 프로세스의 숨겨진 비용을 계산해보겠습니다:
오류 발생률
- 수작업 데이터 입력 시 평균 1% 오류.
- 월 1,000건 처리 시 10건의 오류.
- 건당 평균 50만원이면 월 500만원의 리스크.시간 소모
- 구매 담당자가 하루 2-3시간을 서류 작업에 사용
- 연간 500-750시간.
- 시급 3만원으로 계산하면 연 1,500-2,250만원의 인건비.확장 불가능
- 사업이 2배 성장하면? 구매 담당자도 2배 필요
- 디지털 시스템은? 변경없음..
이처럼, 디지털 시대에 맞는 디지털 구매관리 시스템 도입은 필연적입니다.
지금 점검해야 할 5가지 구멍
여러분 회사는 어떤가요? 다음 체크리스트로 현재 상태를 진단해보세요.
1. Maverick 지출 통제: 모든 구매가 단일 시스템을 통과하나요?
- 팩트 체크: 직원이 급하다고 개인 카드로 먼저 구매하고 나중에 정산하는 일이 있다면, 이미 통제력을 잃은 겁니다.
2. 공급업체 관리: 수십 개 인보이스를 수작업 처리하고 있나요?
- 팩트 체크: 월말에 경리팀이 야근하는 이유가 인보이스 처리 때문이라면, 시스템이 필요한 시점입니다.
3. 예산 실시간 추적: 지금 당장 부서별 예산 잔액을 알 수 있나요?
- 팩트 체크: "잠시만요, 확인해볼게요"가 10분 이상 걸린다면, 실시간 추적이 아닙니다.
4. 중복 구매 방지: 시스템이 자동으로 체크하나요?
- 팩트 체크: 창고에 가보니 같은 물건이 여러 박스 쌓여있다면, 이미 돈을 낭비하고 있는 겁니다.
5. 디지털화: 아직도 엑셀과 이메일로 구매 관리하시나요?
- 팩트 체크: 구매 요청서를 이메일로 보내고 승인을 기다린다면, 10년 전 방식으로 일하고 있는 겁니다.
마무리: 선택이 아닌 생존의 문제
수익 감소, 비용 증가의 시대. 현금에 대한 부주의는 선택 사항이 아닙니다. 특히 간접구매 영역에서의 비효율은 조용히, 그러나 지속적으로 기업의 경쟁력을 갉아먹습니다.
오늘 확인한 낭비의 숫자들
직원 지출의 19%가 문제 있는 구매 (5건 중 1건)
기업의 50%가 공식 구매 시스템 부재 (절반이 무방비 상태)
5-15%의 비용 절감 기회를 놓치는 중 (100억 기업 기준 연 5-15억)
Fortune 500 기업 45%가 이미 디지털 전환 완료 (뒤처지면 경쟁력 상실)
구매를 달갑지 않은 간접비로만 생각하시나요? 이제는 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 전략적 플랫폼으로 바라봐야 할 때입니다.
간접구매 최적화는 단순한 비용 절감이 아닙니다. 데이터 기반 의사결정, 프로세스 자동화, 실시간 통제력 확보... 이 모든 것이 합쳐져 만드는 것은 '경쟁 우위'입니다.
내일도 현금은 계속 새어나갈 겁니다. 오늘 시작하지 않으면, 내일의 손실은 더 커질 뿐입니다.
회사의 구매 프로세스, 괜찮으신가요?
지금이 바로 점검하고 개선할 때입니다.
회사 프로세스의 '구멍'을 확인하고 싶나요?
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이 문서는 Order.co 블로그의 “5 Ways Your Purchasing Process Is Leaking Cash, and How To Fix It”라는 글을 참고하여 재구성되었습니다. 원문은 구매 프로세스상의 비용 누수 요인 및 해결 방안을 다루고 있습니다. |
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요즘같은 때에 비용 관리에 무심할 수 있는 기업은 거의 없죠.
그런데 우리가 정작 놓치고 있는 구멍이 있습니다. 바로 구매 프로세스에 존재하는 거대한 구멍.
전국 수백 개 재무팀과의 대화를 통해 확인한 사실은, 취약한 구매 프로세스로 인해 비즈니스에서 불필요하게 현금이 유출되고 있다는 것입니다. 그것도 우리가 인지하지 못하는 사이에 말이죠.
오늘은 여러분이 꼭 알아야 하는 이 5가지 구멍의 실체에 대해 얘기해보려고 합니다.
1. Maverick 지출: 대표적인 낭비의 구멍
공식적인 구매 정책? 그게 뭔가요?
Maverick 지출, 즉 공식적인 구매 프로세스 외부에서 이루어지는 회사 구매를 아시나요? 이것이 바로 구매 시 비용 낭비의 주요 원인입니다. 구매한 물품 자체가 문제는 아닙니다. 과정이 문제죠. 승인 절차 없이, 추적 시스템 없이, 예산 확인 없이 이루어지는 구매들이 쌓이면 어떻게 될까요?
직원의 19%가 회사 통제 밖의 구매를 한다는 통계, 5건 중 1건이라는 건데 굉장히 비중이 큽니다.
이는 단순한 실수나 무지에서 비롯된 것이 아닙니다. 시스템의 부재가 만든 구조적 문제입니다.
더 놀라운 건 Hackett Group의 연구 결과, 전체 기업의 절반이 공식적인 구매 시스템이 없다는 사실입니다.
여러분 회사는 어느쪽에 속하나요? 시스템 없이 직원들은 필요할 때마다 알아서 구매하진 않나요?
현장에서 벌어지는 Maverick 구매
실제 업무 현장을 들여다볼까요? 각자 최선이라고 생각하며 구매하지만, 구매 데이터를 보면 결과는 이렇습니다.
같은 제품을 다른 가격에 구매 (마케팅팀 모니터 50만원 vs IT팀 협력업체 통해 35만원)
이미 있는 재고를 모르고 중복 구매 (3층 창고에 A4용지 100박스가 쌓여있는데 추가 주문)
연간 계약 할인을 받을 수 있었는데 개별 구매 (소프트웨어 개별 구독 월 10만원 × 12개월 vs 연간 라이선스 80만원)
하나의 회사에서 같은 물품에 대한 다른 가격.
흔한 일이라고 느껴지신다면 회사 데이터를 다시 한번 체크해보셔야 할 때 입니다.
특히 주의해야 할 간접구매 품목 3대장
IT 장비 및 소프트웨어 (연간 지출의 25-30%)
- 부서별로 제각각 구매하는 노트북, 라이선스.
한 회사에서 직원 100명이 각자 다른 브랜드 노트북을 쓴다면? AS도 제각각, 호환도 안 되고, 대량 구매 할인은 꿈도 못 꿉니다.MRO 자재 (연간 지출의 15-20%)
- "급하니까" 근처에서 비싸게 사는 유지보수 물품.
전구 하나가 급하다고 편의점에서 5,000원에 사는 것과 연간 계약업체에서 1,500원에 구매하는 것.
연간 500개를 쓴다면 175만원 차이입니다.사무용품 (연간 지출의 10-15%)
- 복사용지 한 박스 천 원 차이? 별것 아닌 것 같지만 연 1,000박스면 100만원입니다.
여기에 펜, 포스트잇, 파일, 토너까지 더하면 연간 수천만원이 새나갑니다.
2. 공급업체 관리 = 대량 서류·절차의 늪
평균 5-7개의 문서, 그리고 혼돈
QX Software Services의 연구에 따르면, 비즈니스 구매 한 건이 평균적으로 만들어내는 서류가 5-7개라고 합니다.
구매 한 건에 왜 이렇게 많은 문서가 필요할까요? 한 건의 구매가 만들어내는 서류들을 나열해보겠습니다:
구매 1건에 필요한 8가지 문서
견적서 (최소 3개 업체 비교)
구매 요청서 (내부 승인용)
구매 주문서 (공급업체 발송)
주문 확인서 (공급업체 회신)
송장 (대금 청구)
거래명세서 (물품 인수)
검수확인서 (품질 확인)
영수증 (지불 증빙)
굉장히 많죠? 실제 회사에서 일반적으로 사용되는 필수 문서들입니다.
단순 디지털화됐다고 해서 문서가 줄어든 건 아닙니다. 오히려 관리해야 할 파일이 늘어났죠. PDF, 엑셀, 이메일, 메신저... 여기저기 흩어진 문서들. 이 문서들을 제대로 추적하지 못하면 어떻게 될까요?
견적서와 실제 청구 금액이 다른데 못 잡아냅니다. 주문한 수량과 받은 수량이 다른데 모릅니다. 이미 지불한 건을 또 청구받아도 확인이 안 됩니다. 과다 지출, 시간 낭비, 그리고 더 많은 현금 유출로 이어지는 악순환이 시작됩니다.
3. 예산 관리: 있으나 마나 한 예산 계획
예산 통제가 없으면 생기는 일
"우리는 예산을 관리하고 있어요"라고 말하는 기업은 많습니다. 하지만 "예산을 실시간으로 추적하고 통제하고 있어요"라고 자신 있게 말할 수 있는 기업은 얼마나 될까요?
맥킨지는 명확하게 지적합니다. "예산 통제를 통해 꼬리 부분 지출을 적극적으로 통제하지 않는 기업은 5-15%의 절감 기회를 놓친다"고. 이 꼬리 부분 중 가장 큰 비중을 차지하는 건 '간접구매'입니다.핵심 사업과 직접 관련 없어 보이는, 그래서 관리의 사각지대에 놓인 구매들 말이죠.
연 매출 100억 기업이라면? 5억에서 15억이 그냥 사라지는 겁니다. 이 돈으로 신규 직원을 10명 채용할 수도, 새로운 시스템을 도입할 수도, 마케팅 예산을 두 배로 늘릴 수도 있었을 텐데 말이죠.
고액 간접구매 항목들을 자세히 들여다 볼까요?
시설관리 서비스 (연간 수억 원)
- 청소, 경비, 주차관리. "어차피 필요한 거니까"라며 방치하지만, 업체 재선정만으로도 20% 절감 가능합니다.
- 연 5억 지출한다면 1억이 절감되는 거죠.복리후생 서비스 (직원당 월 30-50만 원)
- 구내식당, 헬스케어, 복지포인트. 직원 100명 기업이라면 월 3,000-5,000만원, 연 4-6억원입니다.
- 10% 만 절감해도 연 5,000만원입니다.마케팅/행사 용품 (건당 수천만 원)
- 전시회 부스, 프로모션 물품, 기념품. "이미지가 중요해서"라며 무조건 비싼 것을 선택하지만,
- 품질은 유지하면서 30% 저렴한 대안은 항상 존재합니다.
4. 주문 사고: 실수도 결국 낭비입니다
작은 실수, 큰 손실
"어, 이거 잘못 주문한 것 같은데..."
"수량을 하나 더 붙여서 100개가 아니라 1000개를..."
"이거 우리가 이미 가지고 있는 거 아니었나?"
이런 말들, 들어보셨죠? 잘못된 수량, 잘못된 부품 번호, 중복 주문... "실수"라고 넘기기엔 그 비용이 만만치 않습니다. 한 번의 실수가 수백만 원의 손실로 이어지는 경우도 있습니다.
자주 발생하는 중복 구매와 그 비용:
소프트웨어 라이선스
- A팀도 Zoom 구매, B팀도 Zoom 구매, C팀은 Teams 구매.
- 전사 라이선스 하나면 월 100만원인데, 개별 구매로 월 300만원 지출. 연간 2,400만원 낭비.교육 프로그램
- 리더십 교육, 커뮤니케이션 교육, 팀빌딩 교육...
- 내용은 비슷한데 부서별로 다른 업체에 의뢰. 통합 계약했다면 40% 할인 가능했습니다.사무기기
- "프린터가 자주 고장 나서 하나 더 샀어요."
- 그런데 2층에 안 쓰는 프린터가 3대.
- 재고 파악만 했어도 500만원을 아낄 수 있었습니다.
그런데 시스템 도입 후 놀라운 변화가 일어났습니다.
10일 만에 무분별한 지출 100% 제거. 어떻게 가능했을까요?
<A사 사례: 시스템이 자동으로 체크>
2024년 A사는 업무마켓9 구매관리 솔루션을 도입했습니다.
20개 공급업체를 플랫폼에 통합하고, 전사 부서, 각 부서원별 승인 한도와 프로세스를 설정했죠.
결재프로세스는 금액에 따라 10만원까지는 팀장급 승인, 100만원까지는 재무부서 승인, 그 이상은 대표 승인.
결과로, A사는 이제 이렇게 대화합니다.
"이 제품과 유사한 제품이 이미 재고에 있습니다, 다시 구매하는 이유가 있을까요?"
"평소 모델과 다르게 구매하는 이유가 있나요?"
"이 수량은 평균 주문량의 10배입니다. 맞습니까?"
"해당 공급업체는 첫 거래니, 세부 자료를 제출해야합니다"
명확한 규칙, 자동화된 통제 -> 결과는 잘못된 의사소통과 사고 완전 차단.
2025년 예산을 새로 수립하며 정확한 데이터로 예측 가능해졌습니다.
5. 수작업 프로세스: 디지털 시대의 아날로그 함정
BCG 연구가 밝힌 흥미로운 사실. Fortune 500대 기업 상위 20개 중 9개 기업이 디지털 구매를 핵심 요소로 꼽았습니다. 세계 최고 기업의 거의 절반이 디지털 구매 시스템을 핵심이라고 보는 이유가 뭘까요?
수작업 프로세스의 숨겨진 비용을 계산해보겠습니다:
오류 발생률
- 수작업 데이터 입력 시 평균 1% 오류.
- 월 1,000건 처리 시 10건의 오류.
- 건당 평균 50만원이면 월 500만원의 리스크.시간 소모
- 구매 담당자가 하루 2-3시간을 서류 작업에 사용
- 연간 500-750시간.
- 시급 3만원으로 계산하면 연 1,500-2,250만원의 인건비.확장 불가능
- 사업이 2배 성장하면? 구매 담당자도 2배 필요
- 디지털 시스템은? 변경없음..
이처럼, 디지털 시대에 맞는 디지털 구매관리 시스템 도입은 필연적입니다.
지금 점검해야 할 5가지 구멍
여러분 회사는 어떤가요? 다음 체크리스트로 현재 상태를 진단해보세요.
1. Maverick 지출 통제: 모든 구매가 단일 시스템을 통과하나요?
- 팩트 체크: 직원이 급하다고 개인 카드로 먼저 구매하고 나중에 정산하는 일이 있다면, 이미 통제력을 잃은 겁니다.
2. 공급업체 관리: 수십 개 인보이스를 수작업 처리하고 있나요?
- 팩트 체크: 월말에 경리팀이 야근하는 이유가 인보이스 처리 때문이라면, 시스템이 필요한 시점입니다.
3. 예산 실시간 추적: 지금 당장 부서별 예산 잔액을 알 수 있나요?
- 팩트 체크: "잠시만요, 확인해볼게요"가 10분 이상 걸린다면, 실시간 추적이 아닙니다.
4. 중복 구매 방지: 시스템이 자동으로 체크하나요?
- 팩트 체크: 창고에 가보니 같은 물건이 여러 박스 쌓여있다면, 이미 돈을 낭비하고 있는 겁니다.
5. 디지털화: 아직도 엑셀과 이메일로 구매 관리하시나요?
- 팩트 체크: 구매 요청서를 이메일로 보내고 승인을 기다린다면, 10년 전 방식으로 일하고 있는 겁니다.
마무리: 선택이 아닌 생존의 문제
수익 감소, 비용 증가의 시대. 현금에 대한 부주의는 선택 사항이 아닙니다. 특히 간접구매 영역에서의 비효율은 조용히, 그러나 지속적으로 기업의 경쟁력을 갉아먹습니다.
오늘 확인한 낭비의 숫자들
직원 지출의 19%가 문제 있는 구매 (5건 중 1건)
기업의 50%가 공식 구매 시스템 부재 (절반이 무방비 상태)
5-15%의 비용 절감 기회를 놓치는 중 (100억 기업 기준 연 5-15억)
Fortune 500 기업 45%가 이미 디지털 전환 완료 (뒤처지면 경쟁력 상실)
구매를 달갑지 않은 간접비로만 생각하시나요? 이제는 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 전략적 플랫폼으로 바라봐야 할 때입니다.
간접구매 최적화는 단순한 비용 절감이 아닙니다. 데이터 기반 의사결정, 프로세스 자동화, 실시간 통제력 확보... 이 모든 것이 합쳐져 만드는 것은 '경쟁 우위'입니다.
내일도 현금은 계속 새어나갈 겁니다. 오늘 시작하지 않으면, 내일의 손실은 더 커질 뿐입니다.
회사의 구매 프로세스, 괜찮으신가요?
지금이 바로 점검하고 개선할 때입니다.
회사 프로세스의 '구멍'을 확인하고 싶나요?
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이 문서는 Order.co 블로그의 “5 Ways Your Purchasing Process Is Leaking Cash, and How To Fix It”라는 글을 참고하여 재구성되었습니다. 원문은 구매 프로세스상의 비용 누수 요인 및 해결 방안을 다루고 있습니다. |
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요즘같은 때에 비용 관리에 무심할 수 있는 기업은 거의 없죠.
그런데 우리가 정작 놓치고 있는 구멍이 있습니다. 바로 구매 프로세스에 존재하는 거대한 구멍.
전국 수백 개 재무팀과의 대화를 통해 확인한 사실은, 취약한 구매 프로세스로 인해 비즈니스에서 불필요하게 현금이 유출되고 있다는 것입니다. 그것도 우리가 인지하지 못하는 사이에 말이죠.
오늘은 여러분이 꼭 알아야 하는 이 5가지 구멍의 실체에 대해 얘기해보려고 합니다.
1. Maverick 지출: 대표적인 낭비의 구멍
공식적인 구매 정책? 그게 뭔가요?
Maverick 지출, 즉 공식적인 구매 프로세스 외부에서 이루어지는 회사 구매를 아시나요? 이것이 바로 구매 시 비용 낭비의 주요 원인입니다. 구매한 물품 자체가 문제는 아닙니다. 과정이 문제죠. 승인 절차 없이, 추적 시스템 없이, 예산 확인 없이 이루어지는 구매들이 쌓이면 어떻게 될까요?
직원의 19%가 회사 통제 밖의 구매를 한다는 통계, 5건 중 1건이라는 건데 굉장히 비중이 큽니다.
이는 단순한 실수나 무지에서 비롯된 것이 아닙니다. 시스템의 부재가 만든 구조적 문제입니다.
더 놀라운 건 Hackett Group의 연구 결과, 전체 기업의 절반이 공식적인 구매 시스템이 없다는 사실입니다.
여러분 회사는 어느쪽에 속하나요? 시스템 없이 직원들은 필요할 때마다 알아서 구매하진 않나요?
현장에서 벌어지는 Maverick 구매
실제 업무 현장을 들여다볼까요? 각자 최선이라고 생각하며 구매하지만, 구매 데이터를 보면 결과는 이렇습니다.
같은 제품을 다른 가격에 구매 (마케팅팀 모니터 50만원 vs IT팀 협력업체 통해 35만원)
이미 있는 재고를 모르고 중복 구매 (3층 창고에 A4용지 100박스가 쌓여있는데 추가 주문)
연간 계약 할인을 받을 수 있었는데 개별 구매 (소프트웨어 개별 구독 월 10만원 × 12개월 vs 연간 라이선스 80만원)
하나의 회사에서 같은 물품에 대한 다른 가격.
흔한 일이라고 느껴지신다면 회사 데이터를 다시 한번 체크해보셔야 할 때 입니다.
특히 주의해야 할 간접구매 품목 3대장
IT 장비 및 소프트웨어 (연간 지출의 25-30%)
- 부서별로 제각각 구매하는 노트북, 라이선스.
한 회사에서 직원 100명이 각자 다른 브랜드 노트북을 쓴다면? AS도 제각각, 호환도 안 되고, 대량 구매 할인은 꿈도 못 꿉니다.MRO 자재 (연간 지출의 15-20%)
- "급하니까" 근처에서 비싸게 사는 유지보수 물품.
전구 하나가 급하다고 편의점에서 5,000원에 사는 것과 연간 계약업체에서 1,500원에 구매하는 것.
연간 500개를 쓴다면 175만원 차이입니다.사무용품 (연간 지출의 10-15%)
- 복사용지 한 박스 천 원 차이? 별것 아닌 것 같지만 연 1,000박스면 100만원입니다.
여기에 펜, 포스트잇, 파일, 토너까지 더하면 연간 수천만원이 새나갑니다.
2. 공급업체 관리 = 대량 서류·절차의 늪
평균 5-7개의 문서, 그리고 혼돈
QX Software Services의 연구에 따르면, 비즈니스 구매 한 건이 평균적으로 만들어내는 서류가 5-7개라고 합니다.
구매 한 건에 왜 이렇게 많은 문서가 필요할까요? 한 건의 구매가 만들어내는 서류들을 나열해보겠습니다:
구매 1건에 필요한 8가지 문서
견적서 (최소 3개 업체 비교)
구매 요청서 (내부 승인용)
구매 주문서 (공급업체 발송)
주문 확인서 (공급업체 회신)
송장 (대금 청구)
거래명세서 (물품 인수)
검수확인서 (품질 확인)
영수증 (지불 증빙)
굉장히 많죠? 실제 회사에서 일반적으로 사용되는 필수 문서들입니다.
단순 디지털화됐다고 해서 문서가 줄어든 건 아닙니다. 오히려 관리해야 할 파일이 늘어났죠. PDF, 엑셀, 이메일, 메신저... 여기저기 흩어진 문서들. 이 문서들을 제대로 추적하지 못하면 어떻게 될까요?
견적서와 실제 청구 금액이 다른데 못 잡아냅니다. 주문한 수량과 받은 수량이 다른데 모릅니다. 이미 지불한 건을 또 청구받아도 확인이 안 됩니다. 과다 지출, 시간 낭비, 그리고 더 많은 현금 유출로 이어지는 악순환이 시작됩니다.
3. 예산 관리: 있으나 마나 한 예산 계획
예산 통제가 없으면 생기는 일
"우리는 예산을 관리하고 있어요"라고 말하는 기업은 많습니다. 하지만 "예산을 실시간으로 추적하고 통제하고 있어요"라고 자신 있게 말할 수 있는 기업은 얼마나 될까요?
맥킨지는 명확하게 지적합니다. "예산 통제를 통해 꼬리 부분 지출을 적극적으로 통제하지 않는 기업은 5-15%의 절감 기회를 놓친다"고. 이 꼬리 부분 중 가장 큰 비중을 차지하는 건 '간접구매'입니다.핵심 사업과 직접 관련 없어 보이는, 그래서 관리의 사각지대에 놓인 구매들 말이죠.
연 매출 100억 기업이라면? 5억에서 15억이 그냥 사라지는 겁니다. 이 돈으로 신규 직원을 10명 채용할 수도, 새로운 시스템을 도입할 수도, 마케팅 예산을 두 배로 늘릴 수도 있었을 텐데 말이죠.
고액 간접구매 항목들을 자세히 들여다 볼까요?
시설관리 서비스 (연간 수억 원)
- 청소, 경비, 주차관리. "어차피 필요한 거니까"라며 방치하지만, 업체 재선정만으로도 20% 절감 가능합니다.
- 연 5억 지출한다면 1억이 절감되는 거죠.복리후생 서비스 (직원당 월 30-50만 원)
- 구내식당, 헬스케어, 복지포인트. 직원 100명 기업이라면 월 3,000-5,000만원, 연 4-6억원입니다.
- 10% 만 절감해도 연 5,000만원입니다.마케팅/행사 용품 (건당 수천만 원)
- 전시회 부스, 프로모션 물품, 기념품. "이미지가 중요해서"라며 무조건 비싼 것을 선택하지만,
- 품질은 유지하면서 30% 저렴한 대안은 항상 존재합니다.
4. 주문 사고: 실수도 결국 낭비입니다
작은 실수, 큰 손실
"어, 이거 잘못 주문한 것 같은데..."
"수량을 하나 더 붙여서 100개가 아니라 1000개를..."
"이거 우리가 이미 가지고 있는 거 아니었나?"
이런 말들, 들어보셨죠? 잘못된 수량, 잘못된 부품 번호, 중복 주문... "실수"라고 넘기기엔 그 비용이 만만치 않습니다. 한 번의 실수가 수백만 원의 손실로 이어지는 경우도 있습니다.
자주 발생하는 중복 구매와 그 비용:
소프트웨어 라이선스
- A팀도 Zoom 구매, B팀도 Zoom 구매, C팀은 Teams 구매.
- 전사 라이선스 하나면 월 100만원인데, 개별 구매로 월 300만원 지출. 연간 2,400만원 낭비.교육 프로그램
- 리더십 교육, 커뮤니케이션 교육, 팀빌딩 교육...
- 내용은 비슷한데 부서별로 다른 업체에 의뢰. 통합 계약했다면 40% 할인 가능했습니다.사무기기
- "프린터가 자주 고장 나서 하나 더 샀어요."
- 그런데 2층에 안 쓰는 프린터가 3대.
- 재고 파악만 했어도 500만원을 아낄 수 있었습니다.
그런데 시스템 도입 후 놀라운 변화가 일어났습니다.
10일 만에 무분별한 지출 100% 제거. 어떻게 가능했을까요?
<A사 사례: 시스템이 자동으로 체크>
2024년 A사는 업무마켓9 구매관리 솔루션을 도입했습니다.
20개 공급업체를 플랫폼에 통합하고, 전사 부서, 각 부서원별 승인 한도와 프로세스를 설정했죠.
결재프로세스는 금액에 따라 10만원까지는 팀장급 승인, 100만원까지는 재무부서 승인, 그 이상은 대표 승인.
결과로, A사는 이제 이렇게 대화합니다.
"이 제품과 유사한 제품이 이미 재고에 있습니다, 다시 구매하는 이유가 있을까요?"
"평소 모델과 다르게 구매하는 이유가 있나요?"
"이 수량은 평균 주문량의 10배입니다. 맞습니까?"
"해당 공급업체는 첫 거래니, 세부 자료를 제출해야합니다"
명확한 규칙, 자동화된 통제 -> 결과는 잘못된 의사소통과 사고 완전 차단.
2025년 예산을 새로 수립하며 정확한 데이터로 예측 가능해졌습니다.
5. 수작업 프로세스: 디지털 시대의 아날로그 함정
BCG 연구가 밝힌 흥미로운 사실. Fortune 500대 기업 상위 20개 중 9개 기업이 디지털 구매를 핵심 요소로 꼽았습니다. 세계 최고 기업의 거의 절반이 디지털 구매 시스템을 핵심이라고 보는 이유가 뭘까요?
수작업 프로세스의 숨겨진 비용을 계산해보겠습니다:
오류 발생률
- 수작업 데이터 입력 시 평균 1% 오류.
- 월 1,000건 처리 시 10건의 오류.
- 건당 평균 50만원이면 월 500만원의 리스크.시간 소모
- 구매 담당자가 하루 2-3시간을 서류 작업에 사용
- 연간 500-750시간.
- 시급 3만원으로 계산하면 연 1,500-2,250만원의 인건비.확장 불가능
- 사업이 2배 성장하면? 구매 담당자도 2배 필요
- 디지털 시스템은? 변경없음..
이처럼, 디지털 시대에 맞는 디지털 구매관리 시스템 도입은 필연적입니다.
지금 점검해야 할 5가지 구멍
여러분 회사는 어떤가요? 다음 체크리스트로 현재 상태를 진단해보세요.
1. Maverick 지출 통제: 모든 구매가 단일 시스템을 통과하나요?
- 팩트 체크: 직원이 급하다고 개인 카드로 먼저 구매하고 나중에 정산하는 일이 있다면, 이미 통제력을 잃은 겁니다.
2. 공급업체 관리: 수십 개 인보이스를 수작업 처리하고 있나요?
- 팩트 체크: 월말에 경리팀이 야근하는 이유가 인보이스 처리 때문이라면, 시스템이 필요한 시점입니다.
3. 예산 실시간 추적: 지금 당장 부서별 예산 잔액을 알 수 있나요?
- 팩트 체크: "잠시만요, 확인해볼게요"가 10분 이상 걸린다면, 실시간 추적이 아닙니다.
4. 중복 구매 방지: 시스템이 자동으로 체크하나요?
- 팩트 체크: 창고에 가보니 같은 물건이 여러 박스 쌓여있다면, 이미 돈을 낭비하고 있는 겁니다.
5. 디지털화: 아직도 엑셀과 이메일로 구매 관리하시나요?
- 팩트 체크: 구매 요청서를 이메일로 보내고 승인을 기다린다면, 10년 전 방식으로 일하고 있는 겁니다.
마무리: 선택이 아닌 생존의 문제
수익 감소, 비용 증가의 시대. 현금에 대한 부주의는 선택 사항이 아닙니다. 특히 간접구매 영역에서의 비효율은 조용히, 그러나 지속적으로 기업의 경쟁력을 갉아먹습니다.
오늘 확인한 낭비의 숫자들
직원 지출의 19%가 문제 있는 구매 (5건 중 1건)
기업의 50%가 공식 구매 시스템 부재 (절반이 무방비 상태)
5-15%의 비용 절감 기회를 놓치는 중 (100억 기업 기준 연 5-15억)
Fortune 500 기업 45%가 이미 디지털 전환 완료 (뒤처지면 경쟁력 상실)
구매를 달갑지 않은 간접비로만 생각하시나요? 이제는 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 전략적 플랫폼으로 바라봐야 할 때입니다.
간접구매 최적화는 단순한 비용 절감이 아닙니다. 데이터 기반 의사결정, 프로세스 자동화, 실시간 통제력 확보... 이 모든 것이 합쳐져 만드는 것은 '경쟁 우위'입니다.
내일도 현금은 계속 새어나갈 겁니다. 오늘 시작하지 않으면, 내일의 손실은 더 커질 뿐입니다.
회사의 구매 프로세스, 괜찮으신가요?
지금이 바로 점검하고 개선할 때입니다.
회사 프로세스의 '구멍'을 확인하고 싶나요?
다음 콘텐츠에서 방법을 확인해보세요.
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이 문서는 Order.co 블로그의 “5 Ways Your Purchasing Process Is Leaking Cash, and How To Fix It”라는 글을 참고하여 재구성되었습니다. 원문은 구매 프로세스상의 비용 누수 요인 및 해결 방안을 다루고 있습니다. |
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요즘같은 때에 비용 관리에 무심할 수 있는 기업은 거의 없죠.
그런데 우리가 정작 놓치고 있는 구멍이 있습니다. 바로 구매 프로세스에 존재하는 거대한 구멍.
전국 수백 개 재무팀과의 대화를 통해 확인한 사실은, 취약한 구매 프로세스로 인해 비즈니스에서 불필요하게 현금이 유출되고 있다는 것입니다. 그것도 우리가 인지하지 못하는 사이에 말이죠.
오늘은 여러분이 꼭 알아야 하는 이 5가지 구멍의 실체에 대해 얘기해보려고 합니다.
1. Maverick 지출: 대표적인 낭비의 구멍
공식적인 구매 정책? 그게 뭔가요?
Maverick 지출, 즉 공식적인 구매 프로세스 외부에서 이루어지는 회사 구매를 아시나요? 이것이 바로 구매 시 비용 낭비의 주요 원인입니다. 구매한 물품 자체가 문제는 아닙니다. 과정이 문제죠. 승인 절차 없이, 추적 시스템 없이, 예산 확인 없이 이루어지는 구매들이 쌓이면 어떻게 될까요?
직원의 19%가 회사 통제 밖의 구매를 한다는 통계, 5건 중 1건이라는 건데 굉장히 비중이 큽니다.
이는 단순한 실수나 무지에서 비롯된 것이 아닙니다. 시스템의 부재가 만든 구조적 문제입니다.
더 놀라운 건 Hackett Group의 연구 결과, 전체 기업의 절반이 공식적인 구매 시스템이 없다는 사실입니다.
여러분 회사는 어느쪽에 속하나요? 시스템 없이 직원들은 필요할 때마다 알아서 구매하진 않나요?
현장에서 벌어지는 Maverick 구매
실제 업무 현장을 들여다볼까요? 각자 최선이라고 생각하며 구매하지만, 구매 데이터를 보면 결과는 이렇습니다.
같은 제품을 다른 가격에 구매 (마케팅팀 모니터 50만원 vs IT팀 협력업체 통해 35만원)
이미 있는 재고를 모르고 중복 구매 (3층 창고에 A4용지 100박스가 쌓여있는데 추가 주문)
연간 계약 할인을 받을 수 있었는데 개별 구매 (소프트웨어 개별 구독 월 10만원 × 12개월 vs 연간 라이선스 80만원)
하나의 회사에서 같은 물품에 대한 다른 가격.
흔한 일이라고 느껴지신다면 회사 데이터를 다시 한번 체크해보셔야 할 때 입니다.
특히 주의해야 할 간접구매 품목 3대장
IT 장비 및 소프트웨어 (연간 지출의 25-30%)
- 부서별로 제각각 구매하는 노트북, 라이선스.
한 회사에서 직원 100명이 각자 다른 브랜드 노트북을 쓴다면? AS도 제각각, 호환도 안 되고, 대량 구매 할인은 꿈도 못 꿉니다.MRO 자재 (연간 지출의 15-20%)
- "급하니까" 근처에서 비싸게 사는 유지보수 물품.
전구 하나가 급하다고 편의점에서 5,000원에 사는 것과 연간 계약업체에서 1,500원에 구매하는 것.
연간 500개를 쓴다면 175만원 차이입니다.사무용품 (연간 지출의 10-15%)
- 복사용지 한 박스 천 원 차이? 별것 아닌 것 같지만 연 1,000박스면 100만원입니다.
여기에 펜, 포스트잇, 파일, 토너까지 더하면 연간 수천만원이 새나갑니다.
2. 공급업체 관리 = 대량 서류·절차의 늪
평균 5-7개의 문서, 그리고 혼돈
QX Software Services의 연구에 따르면, 비즈니스 구매 한 건이 평균적으로 만들어내는 서류가 5-7개라고 합니다.
구매 한 건에 왜 이렇게 많은 문서가 필요할까요? 한 건의 구매가 만들어내는 서류들을 나열해보겠습니다:
구매 1건에 필요한 8가지 문서
견적서 (최소 3개 업체 비교)
구매 요청서 (내부 승인용)
구매 주문서 (공급업체 발송)
주문 확인서 (공급업체 회신)
송장 (대금 청구)
거래명세서 (물품 인수)
검수확인서 (품질 확인)
영수증 (지불 증빙)
굉장히 많죠? 실제 회사에서 일반적으로 사용되는 필수 문서들입니다.
단순 디지털화됐다고 해서 문서가 줄어든 건 아닙니다. 오히려 관리해야 할 파일이 늘어났죠. PDF, 엑셀, 이메일, 메신저... 여기저기 흩어진 문서들. 이 문서들을 제대로 추적하지 못하면 어떻게 될까요?
견적서와 실제 청구 금액이 다른데 못 잡아냅니다. 주문한 수량과 받은 수량이 다른데 모릅니다. 이미 지불한 건을 또 청구받아도 확인이 안 됩니다. 과다 지출, 시간 낭비, 그리고 더 많은 현금 유출로 이어지는 악순환이 시작됩니다.
3. 예산 관리: 있으나 마나 한 예산 계획
예산 통제가 없으면 생기는 일
"우리는 예산을 관리하고 있어요"라고 말하는 기업은 많습니다. 하지만 "예산을 실시간으로 추적하고 통제하고 있어요"라고 자신 있게 말할 수 있는 기업은 얼마나 될까요?
맥킨지는 명확하게 지적합니다. "예산 통제를 통해 꼬리 부분 지출을 적극적으로 통제하지 않는 기업은 5-15%의 절감 기회를 놓친다"고. 이 꼬리 부분 중 가장 큰 비중을 차지하는 건 '간접구매'입니다.핵심 사업과 직접 관련 없어 보이는, 그래서 관리의 사각지대에 놓인 구매들 말이죠.
연 매출 100억 기업이라면? 5억에서 15억이 그냥 사라지는 겁니다. 이 돈으로 신규 직원을 10명 채용할 수도, 새로운 시스템을 도입할 수도, 마케팅 예산을 두 배로 늘릴 수도 있었을 텐데 말이죠.
고액 간접구매 항목들을 자세히 들여다 볼까요?
시설관리 서비스 (연간 수억 원)
- 청소, 경비, 주차관리. "어차피 필요한 거니까"라며 방치하지만, 업체 재선정만으로도 20% 절감 가능합니다.
- 연 5억 지출한다면 1억이 절감되는 거죠.복리후생 서비스 (직원당 월 30-50만 원)
- 구내식당, 헬스케어, 복지포인트. 직원 100명 기업이라면 월 3,000-5,000만원, 연 4-6억원입니다.
- 10% 만 절감해도 연 5,000만원입니다.마케팅/행사 용품 (건당 수천만 원)
- 전시회 부스, 프로모션 물품, 기념품. "이미지가 중요해서"라며 무조건 비싼 것을 선택하지만,
- 품질은 유지하면서 30% 저렴한 대안은 항상 존재합니다.
4. 주문 사고: 실수도 결국 낭비입니다
작은 실수, 큰 손실
"어, 이거 잘못 주문한 것 같은데..."
"수량을 하나 더 붙여서 100개가 아니라 1000개를..."
"이거 우리가 이미 가지고 있는 거 아니었나?"
이런 말들, 들어보셨죠? 잘못된 수량, 잘못된 부품 번호, 중복 주문... "실수"라고 넘기기엔 그 비용이 만만치 않습니다. 한 번의 실수가 수백만 원의 손실로 이어지는 경우도 있습니다.
자주 발생하는 중복 구매와 그 비용:
소프트웨어 라이선스
- A팀도 Zoom 구매, B팀도 Zoom 구매, C팀은 Teams 구매.
- 전사 라이선스 하나면 월 100만원인데, 개별 구매로 월 300만원 지출. 연간 2,400만원 낭비.교육 프로그램
- 리더십 교육, 커뮤니케이션 교육, 팀빌딩 교육...
- 내용은 비슷한데 부서별로 다른 업체에 의뢰. 통합 계약했다면 40% 할인 가능했습니다.사무기기
- "프린터가 자주 고장 나서 하나 더 샀어요."
- 그런데 2층에 안 쓰는 프린터가 3대.
- 재고 파악만 했어도 500만원을 아낄 수 있었습니다.
그런데 시스템 도입 후 놀라운 변화가 일어났습니다.
10일 만에 무분별한 지출 100% 제거. 어떻게 가능했을까요?
<A사 사례: 시스템이 자동으로 체크>
2024년 A사는 업무마켓9 구매관리 솔루션을 도입했습니다.
20개 공급업체를 플랫폼에 통합하고, 전사 부서, 각 부서원별 승인 한도와 프로세스를 설정했죠.
결재프로세스는 금액에 따라 10만원까지는 팀장급 승인, 100만원까지는 재무부서 승인, 그 이상은 대표 승인.
결과로, A사는 이제 이렇게 대화합니다.
"이 제품과 유사한 제품이 이미 재고에 있습니다, 다시 구매하는 이유가 있을까요?"
"평소 모델과 다르게 구매하는 이유가 있나요?"
"이 수량은 평균 주문량의 10배입니다. 맞습니까?"
"해당 공급업체는 첫 거래니, 세부 자료를 제출해야합니다"
명확한 규칙, 자동화된 통제 -> 결과는 잘못된 의사소통과 사고 완전 차단.
2025년 예산을 새로 수립하며 정확한 데이터로 예측 가능해졌습니다.
5. 수작업 프로세스: 디지털 시대의 아날로그 함정
BCG 연구가 밝힌 흥미로운 사실. Fortune 500대 기업 상위 20개 중 9개 기업이 디지털 구매를 핵심 요소로 꼽았습니다. 세계 최고 기업의 거의 절반이 디지털 구매 시스템을 핵심이라고 보는 이유가 뭘까요?
수작업 프로세스의 숨겨진 비용을 계산해보겠습니다:
오류 발생률
- 수작업 데이터 입력 시 평균 1% 오류.
- 월 1,000건 처리 시 10건의 오류.
- 건당 평균 50만원이면 월 500만원의 리스크.시간 소모
- 구매 담당자가 하루 2-3시간을 서류 작업에 사용
- 연간 500-750시간.
- 시급 3만원으로 계산하면 연 1,500-2,250만원의 인건비.확장 불가능
- 사업이 2배 성장하면? 구매 담당자도 2배 필요
- 디지털 시스템은? 변경없음..
이처럼, 디지털 시대에 맞는 디지털 구매관리 시스템 도입은 필연적입니다.
지금 점검해야 할 5가지 구멍
여러분 회사는 어떤가요? 다음 체크리스트로 현재 상태를 진단해보세요.
1. Maverick 지출 통제: 모든 구매가 단일 시스템을 통과하나요?
- 팩트 체크: 직원이 급하다고 개인 카드로 먼저 구매하고 나중에 정산하는 일이 있다면, 이미 통제력을 잃은 겁니다.
2. 공급업체 관리: 수십 개 인보이스를 수작업 처리하고 있나요?
- 팩트 체크: 월말에 경리팀이 야근하는 이유가 인보이스 처리 때문이라면, 시스템이 필요한 시점입니다.
3. 예산 실시간 추적: 지금 당장 부서별 예산 잔액을 알 수 있나요?
- 팩트 체크: "잠시만요, 확인해볼게요"가 10분 이상 걸린다면, 실시간 추적이 아닙니다.
4. 중복 구매 방지: 시스템이 자동으로 체크하나요?
- 팩트 체크: 창고에 가보니 같은 물건이 여러 박스 쌓여있다면, 이미 돈을 낭비하고 있는 겁니다.
5. 디지털화: 아직도 엑셀과 이메일로 구매 관리하시나요?
- 팩트 체크: 구매 요청서를 이메일로 보내고 승인을 기다린다면, 10년 전 방식으로 일하고 있는 겁니다.
마무리: 선택이 아닌 생존의 문제
수익 감소, 비용 증가의 시대. 현금에 대한 부주의는 선택 사항이 아닙니다. 특히 간접구매 영역에서의 비효율은 조용히, 그러나 지속적으로 기업의 경쟁력을 갉아먹습니다.
오늘 확인한 낭비의 숫자들
직원 지출의 19%가 문제 있는 구매 (5건 중 1건)
기업의 50%가 공식 구매 시스템 부재 (절반이 무방비 상태)
5-15%의 비용 절감 기회를 놓치는 중 (100억 기업 기준 연 5-15억)
Fortune 500 기업 45%가 이미 디지털 전환 완료 (뒤처지면 경쟁력 상실)
구매를 달갑지 않은 간접비로만 생각하시나요? 이제는 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 전략적 플랫폼으로 바라봐야 할 때입니다.
간접구매 최적화는 단순한 비용 절감이 아닙니다. 데이터 기반 의사결정, 프로세스 자동화, 실시간 통제력 확보... 이 모든 것이 합쳐져 만드는 것은 '경쟁 우위'입니다.
내일도 현금은 계속 새어나갈 겁니다. 오늘 시작하지 않으면, 내일의 손실은 더 커질 뿐입니다.
