간접구매 관리란?

간접구매 관리는 기업의 제품 생산에 직접 투입되지 않는 모든 구매 활동을 체계적으로 관리하는 프로세스입니다. 여기에는 IT 장비 및 유지보수, 사무용품, 시설관리 서비스, 마케팅 대행, 출장 경비, 물류 및 운송 서비스 등이 포함됩니다. 직접구매가 제품 원가에 직접 반영되는 원자재나 부품을 의미한다면, 간접구매는 기업 운영을 지원하는 모든 비용을 의미합니다.

많은 기업이 직접구매에는 엄격한 기준과 프로세스를 적용하지만, 간접구매는 상대적으로 느슨하게 관리하는 경향이 있습니다. 그 결과 간접구매 비용은 매년 증가하지만 정작 어디서 얼마나 지출되는지 정확히 파악하지 못하는 경우가 많습니다. 체계적인 간접구매 관리 시스템을 도입하면 구매 프로세스 표준화, 공급업체 통합 관리, 실시간 예산 통제, 데이터 기반 의사결정이 가능해지며, 이를 통해 상당한 비용 절감과 업무 효율 향상을 달성할 수 있습니다.

간접구매 관리, 정말 하고 계신가요?

많은 기업의 재무 담당자들이 이렇게 말합니다. "우리 회사는 구매 관리 시스템이 있어요. ERP도 쓰고, 결재 라인도 명확하니까 문제없습니다." 그런데 실제 현황을 확인해보면 예상과 다른 경우가 많습니다. 시스템은 있지만 전체 구매의 일부만 시스템을 통과하고, 규정은 존재하지만 사후 확인 체계가 없어 준수율을 측정조차 할 수 없는 상황입니다.

더 큰 문제는 이러한 상황을 담당자들이 인지하지 못한다는 점입니다. 부서 간 정보 공유가 부족해 중복 구매가 발생하고, 상당수 거래처와는 계약서조차 제대로 체결되지 않으며, 예산 초과는 지출이 발생한 후에야 발견됩니다. 결재 시스템이 있다고 해서 구매가 관리되는 것은 아닙니다. 진짜 문제는 겉으로 보이는 시스템과 실제 작동하는 프로세스 사이의 간극입니다.

[간접구매 관리의 일반적인 현실]

담당자의 반응은 대부분 비슷합니다. "규정은 분명히 있는데... 왜 이렇게 됐죠?" 이것이 대부분 기업이 겪는 간접구매 관리의 착각입니다. 시스템이 있다고, 규정이 있다고 해서 관리가 되는 것은 아닙니다. 실제로 작동하는 구조가 있어야 진짜 관리가 시작됩니다.

"관리하고 있다"는 착각은 어디서 오는가

간접구매를 관리하고 있다고 착각하는 이유는 명확합니다. 겉으로 보이는 시스템이 있기 때문입니다. 결재 시스템이 돌아가고, 규정 문서가 존재하며, 월말마다 정산을 하고 있으니 당연히 관리되고 있다고 생각합니다. 하지만 이는 관리의 형식만 갖춘 것이지 실제로 통제가 이루어지는 것은 아닙니다.

진짜 문제는 이러한 시스템들이 서로 연결되지 않고 각각 독립적으로 작동한다는 점입니다. 결재는 승인 여부만 기록하고, 규정은 문서로만 존재하며, 정산은 이미 지출된 내역을 확인하는 것에 그칩니다. 구매 전에 통제가 작동하지 않고, 구매 중에 기준이 적용되지 않으며, 구매 후에는 이미 늦습니다. 세 가지 대표적인 착각을 살펴보겠습니다.

착각 1: "우리는 결재 시스템이 있어요"

결재 시스템이 있다고 구매가 관리되는 것은 아닙니다. 대부분의 결재 시스템은 승인 여부만 기록할 뿐, 실제로 무엇을 누구에게서 얼마에 샀는지는 추적하지 않습니다. 금액 기준으로만 결재 라인이 설정되어 있어 같은 금액이라도 품목이나 공급사에 따라 달라져야 하는 기준이 적용되지 않습니다.

더 큰 문제는 사후 승인이 가능하다는 점입니다. 급한 상황에서는 일단 구매하고 나중에 결재를 올리는 경우가 빈번합니다. 결재 시스템은 구매를 통제하는 도구가 아니라 단순히 승인 기록을 남기는 도구로 전락합니다. 결국 "승인은 받았지만 통제는 안 된" 구매가 계속 쌓여갑니다.

착각 2: "규정이 있으니까 직원들이 지킬 거예요"

규정이 있다는 것과 규정이 작동한다는 것은 전혀 다른 문제입니다. 많은 기업에서 구매 규정은 문서 형태로만 존재합니다. 사무용품은 복수 업체에서 견적을 받아야 하고, IT장비는 일정 금액 이상 사전 승인을 받아야 하며, 출장 숙박은 직급별 한도를 지켜야 한다는 규정이 있지만, 실제로 이를 확인하고 통제하는 시스템은 없습니다.

규정이 제대로 작동하지 않는 이유는 명확합니다. 규정을 확인하는 절차가 번거롭고, 급한 상황에서는 "이번만"이라며 예외가 발생하며, 사후에 적발되어도 실질적인 제재가 없습니다. 심지어 담당자가 규정을 정확히 모르는 경우도 많습니다. 그 결과 규정 준수율이 기대에 크게 미치지 못하는 상황이 반복됩니다. 규정은 문서로만 존재하고 실제 구매 현장에서는 작동하지 않습니다.

[구매 규정 vs 실제 준수율 예시]

착각 3: "월말에 정산하면 파악되잖아요"

월말 정산으로 파악되는 것은 "이미 지출된 내역"일 뿐입니다. 총 지출액은 알 수 있지만 예산 대비 집행률을 실시간으로 확인할 수 없고, 누가 구매했는지는 알지만 왜 구매했는지와 승인은 제대로 받았는지 확인하기 어렵습니다. 얼마를 썼는지는 나오지만 그것이 적정 가격이었는지, 다른 대안은 없었는지 판단할 근거가 없습니다.

정산은 사후 기록일 뿐, 사전 통제가 아닙니다. 많은 재무팀 실무자들이 비슷한 고민을 합니다. "월말에 보고서 만들면서 '이게 뭐지?' 싶은 항목이 매달 나와요. 물어보면 '급해서 그냥 샀다'고 하고... 이미 쓴 건데 뭐라고 할 수도 없죠." 문제를 발견했을 때는 이미 돈이 나간 후입니다. 월말 정산은 관리가 아니라 단순한 사후 처리에 불과합니다.

진짜 간접구매 관리란 무엇인가

그렇다면 진짜 간접구매 관리는 무엇일까요? 단순히 시스템을 도입하거나 규정을 만드는 것이 아닙니다. 구매가 발생하기 전에 통제가 작동하고, 모든 구매 데이터가 한곳에 모이며, 규정이 시스템에 내장되어 자동으로 적용되고, 비용 가시성이 실시간으로 확보되는 구조를 만드는 것입니다.

진짜 관리는 사람의 의지나 역량에 의존하지 않습니다. 담당자가 바뀌어도, 업무가 바빠도, 실수가 발생해도 시스템이 자동으로 기준을 적용하고 예외를 차단합니다. 이것이 가능하려면 구매 프로세스 자체가 재설계되어야 합니다. 네 가지 핵심 요소를 살펴보겠습니다.

1. 구매 전에 통제가 작동합니다

기존 방식에서는 직원이 개별적으로 검색하고 구매한 후 정산 시점에 확인합니다. 이미 구매가 완료된 후이기 때문에 문제를 발견해도 되돌릴 수 없습니다. 규정 초과 여부는 사후에 발견되고, 담당자가 일일이 수기로 검증해야 합니다. 이런 방식으로는 진짜 통제가 불가능합니다.

실제 관리에서는 구매 전에 통제가 작동합니다. 시스템에서 규정 내 옵션만 노출되고, 예산을 실시간으로 확인하며, 자동으로 승인 프로세스가 진행됩니다. 규정을 초과하는 구매는 애초에 선택할 수 없고, 시스템이 자동으로 검증하기 때문에 담당자의 업무 부담도 대폭 줄어듭니다. 구매가 발생하기 전에 모든 통제가 완료됩니다.

2. 모든 구매가 한곳에서 보입니다

간접구매 관리가 안 되는 가장 큰 이유는 데이터가 흩어져 있기 때문입니다. 사무용품은 네이버 스마트스토어에서, IT장비는 각자 선호하는 쇼핑몰에서, 출장은 개별 예약 사이트에서, 외주는 이메일과 계약서로, 소모품은 개인카드로 결제합니다. 이렇게 분산된 구매 데이터를 어떻게 통합 관리할 수 있겠습니까?

진짜 관리는 모든 구매가 하나의 시스템에 기록되는 것입니다. 어떤 부서에서 무엇을 얼마에 구매했는지, 어떤 공급업체와 거래했는지, 예산 대비 얼마나 집행했는지 한눈에 파악할 수 있어야 합니다. 데이터가 통합되어야 중복 구매를 방지하고, 구매 패턴을 분석하며, 비용 절감 기회를 발견할 수 있습니다. 분산된 데이터로는 절대 체계적인 관리가 불가능합니다.

3. 규정이 자동으로 적용됩니다

"규정을 외우세요"가 아니라 "규정에 맞는 것만 보입니다"로 바뀌어야 합니다. 기존 방식에서는 직원이 회사의 구매 기준을 기억해야 하고, 규정을 초과하면 재무팀이 사후에 연락하며, "다음부터 조심하세요"라는 말로 끝납니다. 이런 방식으로는 규정이 제대로 지켜질 수 없습니다.

진짜 관리에서는 시스템이 규정을 적용합니다. 특정 직급의 직원이 출장 숙박을 예약하려 할 때, 시스템에서 기준 이하의 숙소만 표시되고 규정 초과 옵션은 애초에 선택할 수 없습니다. 직원은 규정을 외울 필요가 없고, 담당자는 일일이 확인할 필요가 없으며, 예외 상황이 발생하지 않습니다. 규정이 시스템에 내장되어 자동으로 작동합니다.

4. 비용 가시성이 실시간입니다

월말 정산 보고서가 아니라, 지금 이 순간 얼마를 어디에 쓰고 있는지 보여야 합니다. 기존 방식에서는 월말에 집계한 후 "이번 달 예산 초과했습니다"라는 사후 보고만 가능합니다. 이미 돈이 나간 후이기 때문에 할 수 있는 것이 없습니다.

진짜 관리에서는 실시간으로 "예산 80% 사용 중, 주의 필요"라는 사전 경고가 가능합니다. CFO는 대시보드를 통해 부서별, 프로젝트별, 품목별 지출 현황을 실시간으로 확인할 수 있고, 예산 초과 전에 미리 대응할 수 있습니다. 사후 보고가 아닌 사전 경고, 이것이 진짜 비용 관리의 핵심입니다.

체계적인 관리 시스템 도입 시 기대 효과

간접구매 관리 시스템을 제대로 도입한 기업들은 다음과 같은 변화를 경험합니다. 단순히 비용이 줄어드는 것을 넘어서, 구매 프로세스 자체가 효율화되고 담당자의 업무 부담이 대폭 감소하며 경영진은 실시간으로 비용을 파악하고 의사결정할 수 있게 됩니다.

가장 눈에 띄는 변화는 규정 준수율의 향상입니다. 측정조차 불가능했던 규정 준수율이 높은 수준으로 달성되고, 빈번하게 발생하던 중복 구매가 대폭 감소하며, 월말에 집중되던 정산 업무가 자동화로 크게 경감됩니다. 비체계적으로 관리되던 공급업체들도 통합 관리 체계로 정리됩니다. 많은 기업 담당자들이 "처음엔 우리도 나름 잘하고 있다고 생각했는데, 시스템을 도입하고 보니 관리되지 않던 영역이 많았습니다"라고 평가합니다.

[시스템 도입 전후 비교]

[효과 인포그래픽 이미지 삽입 위치]

업무마켓9이 다른 이유

"그럼 다른 구매 관리 솔루션도 있잖아요?" 맞습니다. 하지만 업무마켓9은 구조가 다릅니다. 일반적인 구매 관리 솔루션은 "관리만" 합니다. 실제 구매는 여전히 밖에서 일어나기 때문에 데이터를 통합하는 데 한계가 있고, 구매 프로세스를 완전히 통제하기 어렵습니다.

업무마켓9은 구매처 자체를 통합합니다. 사무용품, IT장비, 출장 예약까지 한 곳에서 구매하고, 자동으로 기록되며, 실시간으로 분석됩니다. 마켓과 관리 시스템이 분리되지 않고 하나로 작동하기 때문에 진짜 통제가 가능합니다. 세 가지 핵심 차별점을 살펴보겠습니다.

1. 마켓 + 관리 + 분석이 하나입니다

일반 솔루션은 관리 기능만 제공합니다. 구매 요청, 승인, 정산 프로세스를 관리하지만 실제 물품이나 서비스를 구매하는 것은 여전히 외부에서 일어납니다. 직원들은 네이버, 쿠팡, 각종 전문 쇼핑몰에서 개별적으로 구매하고, 그 내역을 사후에 시스템에 입력합니다. 이런 구조에서는 완전한 통제가 불가능합니다.

업무마켓9은 B2B 마켓플레이스와 관리 시스템이 통합되어 있습니다. 7,800여 개 파트너사와 연결되어 있어 사무용품부터 IT장비, 출장 예약까지 한 플랫폼 안에서 구매가 이루어집니다. 구매가 발생하는 순간 자동으로 기록되고, 실시간으로 데이터가 축적되며, 즉시 분석이 가능합니다. 마켓, 관리, 분석이 하나의 시스템에서 작동하기 때문에 진짜 구조적 관리가 가능합니다.

2. 규정이 시스템에 내장됩니다

다른 솔루션의 방식은 이렇습니다. "규정을 시스템에 입력하세요 → 직원이 규정을 지키길 바랍니다 → 사후에 확인해서 위반 사항을 알려드립니다." 규정을 입력할 수는 있지만 실제 구매 시점에 강제하지는 못합니다. 결국 직원의 자발적인 준수에 의존할 수밖에 없고, 위반 사항은 사후에 발견됩니다.

업무마켓9은 규정을 시스템에 내장합니다. 직급별 한도, 품목별 기준, 공급업체 제한 등 모든 규정이 구매 시스템에 적용되어 규정에 맞는 옵션만 노출됩니다. 규정 외 구매는 원천적으로 차단되기 때문에 직원이 규정을 외울 필요도 없고, 담당자가 일일이 확인할 필요도 없습니다. 예외 상황 자체가 발생하지 않는 구조입니다.

3. 외부 상품도 커버합니다

"업무마켓9에 없는 물품은 어떡하죠?" 이런 질문을 자주 받습니다. 아무리 많은 파트너사가 연결되어 있어도 모든 물품을 플랫폼 안에 등록할 수는 없습니다. 특수한 장비나 서비스, 긴급하게 필요한 물품은 외부에서 구매해야 하는 경우가 있습니다.

업무마켓9은 구매대행 서비스를 제공합니다. 플랫폼에 등록되지 않은 상품이라도 네이버, 쿠팡, 기타 전문 사이트에서 구매대행을 통해 구매할 수 있습니다. 중요한 것은 이 모든 구매가 업무마켓9 시스템 안에서 관리된다는 점입니다. 외부에서 구매하더라도 승인, 예산 확인, 기록이 모두 시스템을 통해 이루어집니다. 결국 모든 간접구매가 하나의 시스템에서 통합 관리됩니다.

마무리: 착각에서 벗어나세요

간접구매를 관리하고 있다고 착각하는 이유는 명확합니다. 결재 시스템이 있고, 규정 문서가 있으며, 월말에 정산을 하고 있기 때문입니다. 하지만 진짜 관리는 이것들이 실제로 작동하는 것입니다. 시스템이 있다고 관리되는 것이 아니라 시스템이 작동해야 합니다.

규정은 문서가 아니라 시스템에 내장되어야 하고, 정산은 사후 기록이 아니라 실시간 가시성이어야 하며, 결재는 승인 도장이 아니라 사전 통제여야 합니다. 지금 당신의 회사는 어떤가요? 간접구매를 관리하고 있습니까, 아니면 관리하고 있다고 착각하고 있습니까? 진짜 관리는 구조를 바꾸는 것에서 시작됩니다.

💡 업무마켓9은 간접구매의 구조를 바꿉니다. 사후 처리가 아닌 사전 통제, 개인 역량이 아닌 시스템 기준, 월말 정산이 아닌 실시간 가시성. 진짜 관리는 여기서 시작됩니다.