왜 간접구매는 표준화가 어려울까?

직접구매는 대규모 계약이나 제조에 필수적인 부품 중심이라 관리 체계가 명확합니다. 반면 간접구매는 부서별로 필요한 사무용품, 외주 인력, 마케팅 비용 등 다양한 항목이 포함되며 금액도 작고 빈도는 높습니다. 또 요청도 분산되어 있고 승인 방식이나 구매 경로가 제각각이라 일관된 기준이 없는 경우가 많습니다.

이로 인해 조직은 ‘누가, 언제, 왜’ 비용을 발생시켰는지 실시간 파악이 어렵고, 결과적으로 회계 이후에야 지출을 인식하게 됩니다. 이처럼 비정형적이고 분산된 구조는 CFO 입장에서 전략적 통제를 어렵게 만드는 핵심 요인입니다.

실무 구조의 복잡성과‘흐름의 일관성’ 기준

간접구매 기준은 구매 요청에서 결제까지 이어지는 전 과정을 ‘End-to-End 프로세스’로 정의합니다. 여기서 핵심은 ‘일관성’입니다.

어떤 부서든 동일한 품의서 양식을 사용하고 금액대별로 정해진 승인 매트릭스를 따르며, 요청–승인–계약–지급이 하나의 흐름으로 연결되어야 합니다. 이를 통해 조직이 ‘실시간 가시성’을 확보하고, ‘비용 발생의 사전 예측성’을 높일 수 있다고 봅니다.

단순한 규정 준수가 아니라, 전략 실행을 위한 프로세스 기반을 만드는 데 그 목적이 있습니다.

‘구매 흐름 통일’이 만드는 숫자의 힘

부서마다 품의서 양식이 다르며, 메일이나 메신저로 요청이 오가는 경우가 많고, 긴급 발주라며 사후 승인으로 처리되는 사례가 빈번합니다. 회계부서는 나중에 정산하며 이 비용이 예산 계획에 있었는지 확인조차 못하는 경우도 많습니다.

이처럼 구조화되지 않은 흐름은 비용 통제뿐 아니라, 협력사와의 신뢰에도 영향을 줍니다. 예산 초과, 납기 지연, 부적격 벤더 사용 등의 리스크는 대부분 이런 비정형 흐름에서 비롯됩니다.모든 지출이 동일한 흐름 안에서 처리되면, 조직은 데이터를 가질 수 있습니다. 구매 요청 빈도, 승인 소요 시간, 지출 항목별 예산 대비 집행률, 벤더별 반복 거래 현황 등은 CFO에게 전략 지표로 작용합니다.

이를 통해 불필요한 지출을 선제적으로 차단하거나, 예산을 과소 편성한 영역을 조정할 수도 있습니다. 즉, 표준화는 단순히 문서를 통일하는 일이 아니라, 전략을 숫자로 연결하는 시작점입니다. 조직이 구조화된 흐름을 갖출수록 CFO는 ‘숫자’로 판단할 수 있게 됩니다.

업무마켓처럼 승인 기반 구조가 정답인 이유

간접지출을 통제 가능한 흐름으로 바꾸려면 ERP보다 중요한 것이 있습니다. 바로 승인 기반의 지출 시스템입니다. 요청–승인–구매–검수–지급까지 연결된 흐름이 디지털화되어야만, 실시간 데이터 확보가 가능해지고 조직 전체가 같은 프로세스를 따르게 됩니다. 업무마켓9은 이 구조를 실현하고 있으며, 실제 고객사의 예산 초과율 감소, 벤더 통합, 승인 속도 개선 등의 결과로 나타나고 있습니다.CFO에게 필요한 것은 시스템이 아니라흐름을 통제할 수 있는 구조입니다.