지금 이 글을 보고 있다면 아마 이런 상황일 겁니다. 직원들이 네이버쇼핑, 쿠팡, G마켓에서 사달라는 요청이 쏟아집니다. 회사 전용 쇼핑몰이 있지만 품목이 한정적이고, 가격도 비쌉니다. 직원들은 "저기서 사면 더 싸요"라고 말하고, 총무팀은 각 사이트를 돌아다니며 주문합니다. 하루 종일 쇼핑몰 순회하다 퇴근 시간입니다.

내부 규정으로 막자니 직원들 불만이 쌓이고, 다 들어주자니 업무량이 감당이 안 됩니다. 그래서 외부상품 구매 대행 솔루션을 찾아봅니다. 검색하면 나옵니다. "URL구매", "외부몰 통합구매", "쇼핑대행 시스템". 용어도 제각각이고, 업체도 여럿입니다. 어디가 좋은지 모르겠습니다. 일단 "외부몰 구매 가능한가요?"부터 묻게 됩니다.

많은 기업이 착각하는 선택 기준

외부상품 구매 솔루션을 찾을 때 대부분 이렇게 묻습니다. "네이버쇼핑 되나요?", "쿠팡도 가능한가요?", "수수료는 얼마예요?" 틀린 질문은 아닙니다. 하지만 이것만 보면 나중에 후회합니다. 왜냐하면 외부상품을 대신 사주는 건 이제 모든 업체가 다 합니다. 차이는 그 이후에 있습니다.

첫 번째 착각은 "외부몰 구매 가능 여부"만 확인하는 것입니다. 네이버, 쿠팡, G마켓에서 살 수 있다고 해서 끝이 아닙니다. 문제는 그걸 주문한 후입니다. 주문 내역이 어디 기록되나요? 세금계산서는 어떻게 받나요? 기존 구매 시스템과 연동되나요? 이런 질문을 안 하면 솔루션을 도입해도 엑셀 작업은 그대로입니다.

두 번째 착각은 "수수료만 비교"하는 것입니다. A업체는 10%, B업체는 12%, C업체는 15%. 당연히 10%가 좋아 보입니다. 하지만 10% 수수료를 내고도 승인은 따로 받아야 하고, 정산은 따로 처리해야 하며, 세금계산서는 수기로 정리해야 한다면요? 총무 담당자 인건비를 계산하면 수수료보다 비쌉니다. 수수료는 명확하지만 숨은 비용은 보이지 않습니다.

세 번째 착각은 "대행 서비스니까 편하겠지"라고 생각하는 것입니다. 대행은 "대신 사주는 것"만 의미합니다. 승인 프로세스, 예산 통제, 세금계산서 발급, 회계 연동은 여전히 총무팀 몫입니다. 솔루션을 도입했는데 일은 오히려 늘어난 경우도 많습니다. 주문 채널만 하나 더 생긴 셈입니다.

실제로 실무가 편해지는 선택 기준 5가지

외부상품 구매 솔루션을 선택할 때 정말 중요한 것은 다음 다섯 가지입니다. 이 기준을 만족하지 못하면 도입해도 실무는 편해지지 않습니다.

기준 1: 기존 구매 프로세스를 통합할 수 있는가

가장 중요한 기준입니다. 외부상품 구매가 기존 구매 시스템과 따로 놀면 안 됩니다. 직원이 물품을 요청하면 전용몰 상품이든 외부몰 상품이든 같은 시스템에서 처리되어야 합니다. 승인도 같은 규칙으로, 예산도 같은 곳에서 차감되고, 주문 내역도 하나의 대시보드에서 봐야 합니다.

만약 외부상품은 별도 시스템이고, 전용몰은 기존 시스템이라면요? 총무팀은 두 곳을 왔다갔다하며 일합니다. 월말 정산할 때 두 시스템 데이터를 엑셀로 합쳐야 합니다. 이러면 솔루션을 도입한 의미가 없습니다. 통합되지 않으면 오히려 복잡해집니다.

기준 2: 승인·정산이 한 흐름으로 끝나는가

외부상품을 주문하려면 승인이 필요합니다. 그런데 승인은 기존 전자결재 시스템에서 받고, 주문은 대행 업체 사이트에서 하고, 정산은 또 다른 곳에서 처리한다면요? 각 단계마다 시스템을 옮겨다니고, 데이터를 복사해서 붙여넣으며, 누락을 확인해야 합니다.

제대로 된 솔루션은 요청-승인-주문-정산이 하나의 흐름으로 연결됩니다. 직원이 외부상품 URL을 붙여넣어 요청하면 자동으로 승인 라인이 설정되고, 승인이 나면 즉시 주문이 진행되며, 결제 내역이 자동으로 회계 시스템에 연동됩니다. 중간에 사람이 개입할 일이 최소화됩니다. 이게 진짜 자동화입니다.

기준 3: 외부몰 구매가 기존 데이터와 획일화되어 쌓이는가

많은 기업이 외부상품 구매를 "예외 처리"로 봅니다. 전용몰은 시스템에 기록되지만 외부몰은 별도 관리됩니다. 그래서 월말에 "이번 달 총 구매 비용"을 보려면 전용몰 데이터와 외부몰 데이터를 따로 뽑아서 합쳐야 합니다. CFO가 "A 부서 구매 현황 보여주세요"라고 하면 즉시 답할 수 없습니다.

제대로 된 솔루션에서는 외부몰 구매 데이터도 하나의 기준으로 쌓입니다. 네이버에서 샀든, 쿠팡에서 샀든, 전용몰에서 샀든 모두 같은 시스템에 기록되고, 같은 대시보드에 표시되며, 같은 보고서로 추출됩니다. 외부몰 구매가 예외가 아니라 통합으로 관리되어야 합니다. 그래야 전체 구매 현황을 실시간으로 볼 수 있습니다.

기준 4: 수수료는 합리적인가

외부상품 구매 대행 시장의 평균 수수료는 약 10% 내외입니다. 100만원어치 구매하면 10만원을 수수료로 냅니다. 연간 외부몰 구매가 1억이라면 수수료만 1,000만원입니다. 작은 금액이 아닙니다. 그런데 이 수수료에 비해 제공되는 기능이 단순히 "대신 사주기"뿐이라면 비싼 겁니다.

수수료가 10%를 넘어가면 "배보다 배꼽이 크다"는 느낌이 듭니다. 직원이 직접 사는 것보다 회사가 더 비싸게 사는 셈입니다. 합리적인 수수료는 5~7% 선입니다. 그리고 구매 규모가 클수록 수수료율이 낮아지는 구조라면 더 합리적입니다. 수수료만 받고 실무는 그대로라면 손해입니다.

기준 5: 부가세 환급이 간편한가

개인 명의로 주문하거나, 간이과세자에게서 사거나, 세금계산서를 안 받으면 10% 환급이 날아갑니다. 연간 1억 구매 시 1,000만원입니다. 물론 환급은 가능하지만, 적절한 자료를 미리 수취하는 과정부터 이를 등록하고 소명하는 작업까지 추가 리소스가 필수로 필요합니다.

통합구매 솔루션은 부가세 환급을 간편화합니다. 사업자 명의로 주문되고, 월말 세금계산서를 통해 일괄 발급되기에, 부가세 환급을 위한 추가 작업이 필요없습니다. 부가세 환급까지 되어야 진짜 절감입니다.

이 기준이 안 맞을 때 생기는 현실

다섯 가지 기준을 만족하지 못하는 솔루션을 도입하면 어떻게 될까요? 실제 사례를 봅시다.

현실 1: 솔루션을 도입했는데 엑셀은 그대로

A사는 외부상품 대행 서비스를 도입했습니다. 직원들이 URL을 보내면 대행 업체가 대신 사줍니다. 편리해 보입니다. 하지만 문제가 생겼습니다. 외부상품 주문 내역이 기존 구매 시스템에 안 잡힙니다. 전용몰 구매는 시스템에 있고, 외부몰 구매는 대행 업체 사이트에 따로 있습니다.

월말이 되었습니다. 총무팀은 두 곳에서 데이터를 따로 뽑아 엑셀로 합칩니다. 부서별로 분류하고, 예산과 대조하며, 누락 건을 찾습니다. 솔루션을 도입하기 전이나 후나 엑셀 작업량은 똑같습니다. 오히려 확인할 사이트만 하나 더 늘었습니다. "이게 뭐가 편한 거지?" 총무 담당자는 후회합니다.

현실 2: 수수료가 너무 비싸서 배보다 배꼽

B사는 외부상품 구매 대행 수수료가 12%인 업체를 사용합니다. 연간 외부몰 구매가 8,000만원입니다. 수수료만 960만원입니다. 거의 1,000만원을 수수료로 냅니다. 그런데 제공되는 서비스는 "대신 주문해주기"뿐입니다. 승인도 따로 받아야 하고, 정산도 따로 처리해야 하며, 세금계산서도 수기로 정리해야 합니다.

총무팀장이 계산해봤습니다. 총무 담당자가 직접 주문하는 시간이 월 10시간입니다. 시급 2만원으로 계산하면 월 20만원, 연간 240만원입니다. 수수료 960만원을 내고 240만원어치 시간을 절약하는 셈입니다. 배보다 배꼽이 큽니다. 게다가 실제로는 시간도 별로 안 줄었습니다. 확인하고 정리하는 일은 그대로니까요.

현실 3: 연말 부가세 환급 이슈

C사는 외부상품 대행 서비스를 열심히 썼습니다. 연간 5,000만원어치를 외부몰에서 구매했습니다. 부가세 10%면 500만원 환급받을 수 있습니다. 그런데 연말 정산 시즌, 회계법인이 말합니다. "외부몰 구매 건 중 조건에 맞지 않는게 많네요. 환급 어렵습니다."

알고 보니 대행 업체가 간이과세자 판매자에게서도 구매했고, 일부는 세금계산서를 안 받았습니다. 총무팀이 일일이 확인하지 못했습니다. 5,000만원 중 3,000만원어치만 세금계산서가 있습니다. 환급은 300만원만 받았습니다. 200만원을 놓쳤습니다. 대행 수수료는 500만원 냈는데 부가세는 200만원 못 받았습니다. 손해입니다.

업무마켓9은 5가지 기준을 모두 만족한다

업무마켓9은 전용몰과 외부상품 통합구매를 하나의 플랫폼에서 제공합니다. 7,000여 개 공급업체가 연결된 전용몰에서 대부분을 해결하고, 없는 품목은 네이버, 쿠팡 등 외부몰에서 URL구매로 주문할 수 있습니다. 그리고 이 모든 것이 하나의 시스템 안에서 통합 관리됩니다.

기준 1 충족: 기존 프로세스 완전 통합

전용몰 상품이든 외부몰 상품이든 같은 시스템에서 요청-승인-주문-정산이 진행됩니다. 직원이 전용몰에서 물건을 고르든, URL을 붙여넣어 외부몰 상품을 요청하든 같은 화면, 같은 프로세스입니다. 승인 규칙도 동일하고, 예산도 실시간으로 차감되며, 주문 내역도 하나의 대시보드에서 확인됩니다.

기준 2 충족: 승인-정산 한 흐름

직원이 사고싶은 물품의 URL을 등록하기만 하면, 자동으로 결재-승인 라인이 설정됩니다. 승인이 나면 즉시 주문이 진행되고, 결제 내역이 전체 구매 지출 내역과 획일화된 데이터로 남게 됩니다. 총무팀은 승인만 하면 되는 구조로, 예외 건만 확인하면 됩니다. 여러 시스템을 오가며 복사-붙여넣기 할 필요가 없습니다.

기준 3 충족: 외부몰도 모두 통합구매 데이터로

네이버에서 샀든, 쿠팡에서 샀든, 전용몰에서 샀든 모두 같은 데이터베이스에 쌓입니다. CFO가 "이번 달 전체 구매 현황"을 요청하면 대시보드 한 번 클릭으로 보여줄 수 있습니다. 외부몰 구매가 예외 처리가 아니라 정상 프로세스로 관리됩니다. 월말 정산도 시스템에서 자동으로 추출됩니다. 더 이상 법인카드로 뭘 샀는지 재차 확인할 필요가 없게 됩니다.

기준 4 충족: 수수료 5%, 시장 최저

외부상품 구매 대행 시장의 평균 수수료는 10% 내외입니다. 업무마켓9은 절반인 5%입니다. 시장 최저 수준입니다. 100만원어치 구매 시 수수료는 5만원입니다. 다른 업체였다면 10만원 냈을 걸 절반으로 줄입니다. 게다가 구매 규모가 클수록 수수료율이 더 낮아집니다. 합리적인 구조입니다.

기준 5 충족: 부가세 환급 간편화

외부몰 구매 건에 대한 세금계산서는 업무마켓9 명의로 일괄 발급됩니다. 판매자가 업무마켓9으로 명확히 통일되기 때문에, 부가세 환급을 위해 추가 증빙을 찾거나 거래 구조를 소명할 필요가 없습니다.

발급된 세금계산서가 이미 있기 때문에, 부가세 환급을 위한 조건이 충족됩니다. 부가세 신고 시 회계법인 제출용 자료가 자동으로 정리·추출되어 총무·재무팀의 수작업과 환급 리스크를 최소화합니다.

외부상품을 사주는 건 기본값, 실무를 편하게 하는게 중요

외부상품 구매 솔루션을 선택할 때 "네이버 되나요?", "쿠팡 되나요?"만 물으면 안 됩니다. 외부몰에서 사주는 건 이제 모든 업체가 다 합니다. 진짜 중요한 건 그 이후입니다. 기존 프로세스와 통합되는가, 승인-정산이 한 흐름으로 끝나는가, 외부몰 구매가 정상 데이터로 쌓이는가, 수수료는 합리적인가, 부가세 환급이 가능한가.

이 다섯 가지 기준을 만족하지 못하면 솔루션을 도입해도 실무는 편해지지 않습니다. 엑셀은 그대로 쓰고, 수수료만 비싸게 내며, 부가세 환급도 놓칩니다. 2026년, 외부상품 구매는 선택이 아니라 필수입니다. 하지만 제대로 된 솔루션을 선택해야 실무가 진짜 편해집니다. 업무마켓9이 그 기준을 제시합니다.

업무마켓9 도입 문의

외부상품 구매도 통합 관리하고, 실무를 진짜 편하게 만들고 싶으신가요? 업무마켓9이 도와드립니다.