기업 출장 관리, 왜 유독 어려울까요?

시리즈 C를 넘기고, 직원 수가 200명을 돌파하는 순간,
총무팀 담당자분들은 아마 이런 상황을 겪어보셨을 겁니다.

"부장님, 이번 출장 숙소가 규정보다 3만 원 초과인데요.",
"아, 그때 급하게 잡느라... 다음엔 맞출게."

이 대화가 매달 수 번 반복됩니다.

흥미로운 점이 있습니다.
같은 회사에서 비품 하나 구매하려면 PR-PO-결재-정산까지 철저하게 밟습니다.
10만 원짜리 모니터 암도 결재 없이는 못 사죠.

그런데 기업 출장 관리는요?
연간 수억 원이 움직이는데, 직원 개인이 A고다에서, T닷컴에서 각각 검색하고,
개인카드로 결제하고, 엑셀로 정산합니다.

기업 출장 관리에서 5~10% 절감은 특별한 비법이 아닙니다.
새는 곳을 발견하고 막으면 됩니다.

1. 기업 출장 관리에서 새고 있는 비용, 어디서 얼마나?

"규정은 있는데, 작동하지 않는다"

기업 출장 관리를 제대로 하고 있다고 생각하는 중견기업 A사의 실제 데이터입니다.

왜 이런 일이 생길까요?
문제는 온라인 여행사 기반 예약입니다.

B닷컴, T닷컴, A고다에서 직원이 직접 검색하면, 규정 초과 여부를 예약 시점에는 알 수 없습니다.
기업 출장 관리 담당자가 사후에 발견해서 수정 요청을 보내야 하는데
이미 다녀온 건에 대해 매번 문제 제기하기가 쉽지 않죠. 그리고 저마다 사상초유의 사유가 존재하죠.

게다가 온라인 여행사 예약은 부가세 환급이 안 됩니다.
국내 숙박비의 10%는 그냥 날리는 셈입니다.

정산 업무에 묻히는 인건비(feat. 총무, 재무담당자)

기업 출장 관리를 담당하는 한 중견기업 재무팀장님 말씀입니다.

"출장비 마감에 매달 3일씩 쓰고 있어요.
영수증 이미지, PDF자료, 엑셀... 일일이 매칭하고 검증하다 보면 월말이 사라집니다."

직접 비용은 아니지만,
기업 출장을 관리하는 담당자의 시간도 엄연히 비용입니다.

정산 프로세스만 따져보면,

• 직원이 개인카드로 결제

• 영수증 PDF/이미지 수집 및 재확인

• 담당자가 규정 대비 검증

• 누락·중복 확인

• 부가세 환급은... 대부분 놓침

출장 '관리'가 아니라 출장 '사후 처리'에 머물러 있는 상태입니다.

2. 출장을 '구매'로 보면, 답이 보입니다

기업의 모든 구매는 명확한 흐름을 따릅니다.

1. 사전 승인 → 2. 정책 기반 통제 → 3. 예산 확인/구매 → 4. 정산 → 5. 데이터 분석

왜 출장만 이 흐름에서 벗어나 있을까요?
업무마켓9은 이 질문에서 출발했습니다.

"규정을 외우세요"가 아니라,
"규정에 맞는 옵션만 보입니다"로 바뀌는 겁니다.

3. 업무마켓9으로 어떻게 달라질까요?

1) 비용: 보이는 가격 vs 실제 지불하는 총비용

여행사에서 검색하면 보이는 가격은 저렴해 보일 수 있습니다.
하지만 기업이 실제로 지불하는 총비용(TCO)은 다릅니다.

단순히 '할인'이 아닙니다. 구조가 다릅니다.

• 여행사 기반의 낮은 수수료 구조

• 기업 전용 특가 제공

• 고가 옵션 노출 자체를 정책으로 차단

• 부가세 10% 환급 자동 처리(국내선 기준)

2) 통제: "사람이 외우는 규정" vs "시스템이 적용하는 규정"

기존 방식의 규정 준수율은 얼마나 될까요?
솔직히, 측정조차 어렵습니다. 사후에 확인하고, 일부만 수정되고, 대부분은 '이번만' 넘어갑니다.

업무마켓9의 정책 엔진은 다르게 작동합니다.

예약 화면에서부터,

• 직급별 숙박 한도가 자동 적용됩니다

• 지역별 물가 차이가 반영됩니다

• 부서별 예외(영업팀은 클라이언트 근처 숙소 허용 등)가 설정됩니다

• 규정 초과 옵션은 아예 표시되지 않습니다

결과적으로 규정 준수율 100%, 승인 프로세스 소요시간 50% 감소가 실현됩니다.
"왜 이 호텔 예약했어요?"라는 질문 자체가 사라지는 겁니다.

3) 정산: "월말 3일 마감 작업" vs "실시간 자동 마감"

재무팀 입장에서 가장 체감되는 부분입니다.

CFO 입장에서는 또 다른 가치가 있습니다. 부서별, 지역별, 프로젝트별 출장비 현황이 실시간으로 보입니다.
"영업팀 출장비가 전월 대비 30% 증가했네요. 어느 지역이죠?" 이 질문에 5분 안에 답할 수 있습니다.

4. 비즈플레이와의 전략적 결합

항공·호텔·KTX 예약 인프라를 기업이 직접 구축하는 건 불가능합니다.
업무마켓9은 이 부분을 비즈플레이와 전략적으로 결합해 해결했습니다.

비즈플레이가 담당하는 영역:

• 항공/호텔/KTX/렌터카 실시간 예약 네트워크

• 24시간 자동 발권

• 지연·결항 등 긴급 상황 대응(7d24h 상담)

업무마켓9이 담당하는 영역:

• 전사 구매관리와의 완전 통합

• 정책 엔진 기반 사전 통제

• 예산 및 비용 가시성 확보

예약 인프라 + 구매 통제 + 회계 연동을 하나의 서비스에서 완성하는 구조입니다.

5. 도입 효과

정량적으로 어느 정도 차이가 날까요?

직원 경험 측면에서도 변화가 있습니다.

개인카드 선결제가 사라지고,
규정을 외울 필요가 없어지고,
한공간에서 계획-승인-예약-지불까지 완료됩니다.

6. 마무리하며: 구조를 바꿔야 비용이 바뀝니다

기업이 성장할수록 출장비는 빠르게 증가합니다.
직원 수가 늘고, 영업 범위가 확장되고, 해외 출장이 잦아지면서
통제하지 않을 경우, 연간 수억에서 수십억 원 규모로 확대됩니다.

지금 대부분의 기업은:

• 출장을 여행처럼 관리하고

• 여행사 기반으로 개별예약하며

• 정산을 수기로 처리하고

• 규정은 존재하지만 실제로는 작동하지 않고

• 부가세 환급은 놓치고 있습니다

이건 담당자의 문제가 아닙니다. 시스템의 문제입니다.
업무마켓9은 이 구조 자체를 바꿉니다.

출장은 여행이 아닙니다.
출장은 비용이고, 규정이고, 승인이고, 데이터입니다.
그리고 그 모든 흐름은 업무마켓9에서 완성됩니다.

업무마켓9
기업 출장 관리 기능 출시

비용을 낮추고, 리스크를 줄이며, 관리자의 시간을 되돌려드립니다.

기업 출장 관리의 기준을 새로 세울 준비가 되셨다면,
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업무마켓9.
출장의 본질을 바꾸고, 기업의 비용 구조를 다시 설계합니다.

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