직원이 80명인데 총무는 나 혼자? 혼자 버티고 있는 총무를 위해 흐름을 만드는 총무가 되는 방법을 소개합니다
- A씨의 고민-
“최근 회사가 커지며 임직원이 늘어나, 부서도 많아지고 팀별 프로젝트도 다양해 나가는 비용이 많아 업무가 많아졌습니다. 그런데 총무는 여전히 저 혼자입니다. 회의실 예약부터 계약, 소모품 발주, 공지, 출장비, 경조사 지원까지 … 하루에도 수십 건씩 체계 없이 쏟아지는 요청을 겨우 받고 있습니다. 이대로 안 되겠다는 생각이 드는데요. 구조 없이 단순히 업무만 처리해서는 업무가 정리되지 않습니다.‘혼자서도 무너지지 않고 총무 업무를 할 수 있는 방법’ 그리고 ‘흐름을 만드는 총무’가 되는 방법이 궁금합니다.”
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A씨의 고민을 들여다보면 분명한 문제들이 보입니다.
① 매일 쏟아지는 요청 속에서 일의 흐름이 정리되지 않아 항상 뒤쫓기듯 일하게 된다는 것
② 체계 없이 흘러가는 업무 속에서 피로가 가중되고 있다는 것
결국, A씨의 진짜 문제는 일이 많아서가 아니라 구조가 없어서입니다.
A씨처럼 혼자서 버티고 있는 모든 총무분들을 위해, '혼자서도 무너지지 않고 총무를 지속할 수 있는 방법' 그리고 '흐름을 만드는 총무'가 되기 위한 생존 전략을 정리해 보았습니다.
요청이 몰릴수록 ‘입구’를 정리
요청은 하루에도 수십 건씩 들어옵니다. 하지만 문제는 그 요청이 메신저, 전화, 구두, 이메일 등 다양한 채널로 들어온다는 점입니다. 이럴 경우 요청을 놓치거나 중복 처리하게 되면서 불필요한 에너지를 낭비하게 됩니다. 그리고 요청이 중복되면 결국 실수로 이어질 위험도 커지죠.이를 해결하려면 "하나의 경로"로 요청을 수렴하는 시스템을 만드는 것이 필수입니다.
예를 들어, 구글 폼을 활용해 통합된 요청서를 만들고, 모든 직원들이 이 폼을 통해 요청하도록 유도하는 것입니다. 이는 요청 내용을 표준화시켜 관리하기 쉽게 만들고, 실수나 누락을 방지하는 데 도움을 줍니다. 이처럼 요청을 받는 '입구'를 정리하는 것만으로도 총무의 업무 스트레스는 크게 줄어듭니다. 이제 더 이상 요청을 놓치거나, 중복되는 요청에 에너지를 낭비할 필요가 없게 됩니다.
‘무조건 처리’는 그만! 업무 경계를 명확히
A씨 뿐 아니라, 총무 담당자들은 업무를 처리할 때마다 "이거 다 해야 하나?"라는 생각을 할 것 같은데요. 요청이 들어올 때마다 '모두 처리해야 한다'는 압박감을 느끼고, 이로 인해 과중한 업무에 시달리게 됩니다. 하지만 모든 요청을 다 처리하는 것은 결코 효율적이지 않습니다. 오히려 체계가 없으면 업무 범위가 흐려져, 불필요한 시간과 자원을 낭비하게 될 수 있습니다.
총무는 반드시 업무의 경계를 명확히 설정해야 합니다. 예를 들어, "소모품 구매는 X만 원 이하만 처리 가능", "개인적인 편의 요청은 총무가 처리하지 않는다"라는 식으로 기준을 세워야 합니다. 이런 기준을 문서화하여 직원들과 공유하는 것도 중요한 포인트입니다. 직원들이 이러한 규정을 알게 되면, 요청 자체가 보다 명확해지고, 불필요한 혼선도 줄어듭니다. 업무 경계를 명확히 설정하면, 불필요한 요청을 처리하지 않아도 되어 업무의 부담을 덜 수 있습니다.
반복되는 업무는 자동화로
총무 업무에서 가장 큰 문제 중 하나는 반복되는 작업입니다. 예를 들어 발주, 정기 예약, 경조사 등은 매월 진행하는 업무 중 하나인데요. 이런 업무는 매번 수동으로 처리하다 보면 지치고 시간이 낭비됩니다. 이때 필요한 것은 반복되는 업무를 자동화하는 것입니다. 예를 들어, 캘린더에 반복 일정 설정을 통해 정기적으로 해야 하는 일을 미리 알림을 받아 놓고 처리할 수 있습니다.
자동화된 시스템을 만들어 놓으면, 시간과 노력을 절약하면서도 반복되는 업무를 처리할 수 있습니다. 자동화는 단순히 업무를 덜어줄 뿐만 아니라, 정확한 타이밍에 필요한 작업이 실행되도록 보장해 줍니다. 또다시 수동으로 일을 할 필요가 없으므로, 총무는 좀 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
숫자로 총무의 존재감 UP
총무의 업무는 보통 눈에 띄지 않는 일들이 많습니다. 예를 들어, 소모품 발주, 출장비 정산, 경조사 지원 등은 흔히 "그냥 해야 하는 일"처럼 느껴지지만, 실제로는 중요 업무 중 하나입니다. 하지만 이렇게 보이지 않는 업무는 직원들이나 경영진에게 잘 인식되지 않아서, 총무의 가치를 제대로 평가받지 못하는 경우가 많습니다. 따라서 총무는 숫자와 데이터를 활용해 자신이 처리한 업무의 성과를 보여줘야 합니다.
예를 들어, 이번 달 구매 금액 절감액, 요청 처리 건수, 소모품 구매 처리 소요 시간 등은 총무가 얼마나 효율적으로 일했는지를 보여줄 수 있는 좋은 지표입니다. 이 데이터를 통해 총무는 자신이 맡은 업무의 중요성을 입증할 수 있습니다.
업무마켓9의 자가진단 리포트를 활용해 자신의 업무 흐름을 점검하고 개선할 수 있는 기회를 가져야 합니다. 자가진단 리포트를 이용하면 총무가 얼마나 효율적으로 업무를 처리하고 있는지, 어떤 부분에서 개선이 필요한지 파악할 수 있습니다.
비용 절감 기회 도출 : 리포트는 과거 구매 데이터를 기반으로 절감 가능한 영역을 식별
구매 프로세스 효율성 평가 : 구매 요청부터 승인, 발주, 수령까지의 전 과정에 걸쳐 소요되는 시간을 분석
성과 기반 지표 제공 : 요청 처리 건수 대비 승인 소요 시간, 절감액 대비 구매 건수 등의 지표를 통해 성과를 시각적으로 확인
비용 사용 자가진단 리포트 다운로드
총무 1인 체제에서 중요한 것은 혼자서 버티는 것이 아니라, 시스템을 만들어 효율적으로 흐름을 만드는 것입니다.
총무는 슈퍼맨이 아니며, 모든 요청을 처리하는 것이 역할이 아닙니다. 중요한 것은 구조 설계자로서 요청부터 승인, 구매, 정산까지 효율적인 흐름을 설계하는 것입니다.
업무마켓9은 바로 이런 흐름을 만드는 총무를 돕기 위해 존재합니다. 솔루션을 활용하면, 총무의 업무는 자동화할 수 있고, 반복되는 일은 체계적으로 변화시킬 수 있습니다.
그리고 데이터로 자신의 업무를 증명하며, 더 이상 보이지 않는 일을 해도 자신의 가치를 유지할 수 있습니다. 흐름만 잘 만들어 놓으면 일은 시스템이 대신 처리해 주니 혼자라도 괜찮습니다.
- A씨의 고민-
“최근 회사가 커지며 임직원이 늘어나, 부서도 많아지고 팀별 프로젝트도 다양해 나가는 비용이 많아 업무가 많아졌습니다. 그런데 총무는 여전히 저 혼자입니다. 회의실 예약부터 계약, 소모품 발주, 공지, 출장비, 경조사 지원까지 … 하루에도 수십 건씩 체계 없이 쏟아지는 요청을 겨우 받고 있습니다. 이대로 안 되겠다는 생각이 드는데요. 구조 없이 단순히 업무만 처리해서는 업무가 정리되지 않습니다.‘혼자서도 무너지지 않고 총무 업무를 할 수 있는 방법’ 그리고 ‘흐름을 만드는 총무’가 되는 방법이 궁금합니다.”
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A씨의 고민을 들여다보면 분명한 문제들이 보입니다.
① 매일 쏟아지는 요청 속에서 일의 흐름이 정리되지 않아 항상 뒤쫓기듯 일하게 된다는 것
② 체계 없이 흘러가는 업무 속에서 피로가 가중되고 있다는 것
결국, A씨의 진짜 문제는 일이 많아서가 아니라 구조가 없어서입니다.
A씨처럼 혼자서 버티고 있는 모든 총무분들을 위해, '혼자서도 무너지지 않고 총무를 지속할 수 있는 방법' 그리고 '흐름을 만드는 총무'가 되기 위한 생존 전략을 정리해 보았습니다.
요청이 몰릴수록 ‘입구’를 정리
요청은 하루에도 수십 건씩 들어옵니다. 하지만 문제는 그 요청이 메신저, 전화, 구두, 이메일 등 다양한 채널로 들어온다는 점입니다. 이럴 경우 요청을 놓치거나 중복 처리하게 되면서 불필요한 에너지를 낭비하게 됩니다. 그리고 요청이 중복되면 결국 실수로 이어질 위험도 커지죠.이를 해결하려면 "하나의 경로"로 요청을 수렴하는 시스템을 만드는 것이 필수입니다.
예를 들어, 구글 폼을 활용해 통합된 요청서를 만들고, 모든 직원들이 이 폼을 통해 요청하도록 유도하는 것입니다. 이는 요청 내용을 표준화시켜 관리하기 쉽게 만들고, 실수나 누락을 방지하는 데 도움을 줍니다. 이처럼 요청을 받는 '입구'를 정리하는 것만으로도 총무의 업무 스트레스는 크게 줄어듭니다. 이제 더 이상 요청을 놓치거나, 중복되는 요청에 에너지를 낭비할 필요가 없게 됩니다.
‘무조건 처리’는 그만! 업무 경계를 명확히
A씨 뿐 아니라, 총무 담당자들은 업무를 처리할 때마다 "이거 다 해야 하나?"라는 생각을 할 것 같은데요. 요청이 들어올 때마다 '모두 처리해야 한다'는 압박감을 느끼고, 이로 인해 과중한 업무에 시달리게 됩니다. 하지만 모든 요청을 다 처리하는 것은 결코 효율적이지 않습니다. 오히려 체계가 없으면 업무 범위가 흐려져, 불필요한 시간과 자원을 낭비하게 될 수 있습니다.
총무는 반드시 업무의 경계를 명확히 설정해야 합니다. 예를 들어, "소모품 구매는 X만 원 이하만 처리 가능", "개인적인 편의 요청은 총무가 처리하지 않는다"라는 식으로 기준을 세워야 합니다. 이런 기준을 문서화하여 직원들과 공유하는 것도 중요한 포인트입니다. 직원들이 이러한 규정을 알게 되면, 요청 자체가 보다 명확해지고, 불필요한 혼선도 줄어듭니다. 업무 경계를 명확히 설정하면, 불필요한 요청을 처리하지 않아도 되어 업무의 부담을 덜 수 있습니다.
반복되는 업무는 자동화로
총무 업무에서 가장 큰 문제 중 하나는 반복되는 작업입니다. 예를 들어 발주, 정기 예약, 경조사 등은 매월 진행하는 업무 중 하나인데요. 이런 업무는 매번 수동으로 처리하다 보면 지치고 시간이 낭비됩니다. 이때 필요한 것은 반복되는 업무를 자동화하는 것입니다. 예를 들어, 캘린더에 반복 일정 설정을 통해 정기적으로 해야 하는 일을 미리 알림을 받아 놓고 처리할 수 있습니다.
자동화된 시스템을 만들어 놓으면, 시간과 노력을 절약하면서도 반복되는 업무를 처리할 수 있습니다. 자동화는 단순히 업무를 덜어줄 뿐만 아니라, 정확한 타이밍에 필요한 작업이 실행되도록 보장해 줍니다. 또다시 수동으로 일을 할 필요가 없으므로, 총무는 좀 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
숫자로 총무의 존재감 UP
총무의 업무는 보통 눈에 띄지 않는 일들이 많습니다. 예를 들어, 소모품 발주, 출장비 정산, 경조사 지원 등은 흔히 "그냥 해야 하는 일"처럼 느껴지지만, 실제로는 중요 업무 중 하나입니다. 하지만 이렇게 보이지 않는 업무는 직원들이나 경영진에게 잘 인식되지 않아서, 총무의 가치를 제대로 평가받지 못하는 경우가 많습니다. 따라서 총무는 숫자와 데이터를 활용해 자신이 처리한 업무의 성과를 보여줘야 합니다.
예를 들어, 이번 달 구매 금액 절감액, 요청 처리 건수, 소모품 구매 처리 소요 시간 등은 총무가 얼마나 효율적으로 일했는지를 보여줄 수 있는 좋은 지표입니다. 이 데이터를 통해 총무는 자신이 맡은 업무의 중요성을 입증할 수 있습니다.
업무마켓9의 자가진단 리포트를 활용해 자신의 업무 흐름을 점검하고 개선할 수 있는 기회를 가져야 합니다. 자가진단 리포트를 이용하면 총무가 얼마나 효율적으로 업무를 처리하고 있는지, 어떤 부분에서 개선이 필요한지 파악할 수 있습니다.
비용 절감 기회 도출 : 리포트는 과거 구매 데이터를 기반으로 절감 가능한 영역을 식별
구매 프로세스 효율성 평가 : 구매 요청부터 승인, 발주, 수령까지의 전 과정에 걸쳐 소요되는 시간을 분석
성과 기반 지표 제공 : 요청 처리 건수 대비 승인 소요 시간, 절감액 대비 구매 건수 등의 지표를 통해 성과를 시각적으로 확인
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총무 1인 체제에서 중요한 것은 혼자서 버티는 것이 아니라, 시스템을 만들어 효율적으로 흐름을 만드는 것입니다.
총무는 슈퍼맨이 아니며, 모든 요청을 처리하는 것이 역할이 아닙니다. 중요한 것은 구조 설계자로서 요청부터 승인, 구매, 정산까지 효율적인 흐름을 설계하는 것입니다.
업무마켓9은 바로 이런 흐름을 만드는 총무를 돕기 위해 존재합니다. 솔루션을 활용하면, 총무의 업무는 자동화할 수 있고, 반복되는 일은 체계적으로 변화시킬 수 있습니다.
그리고 데이터로 자신의 업무를 증명하며, 더 이상 보이지 않는 일을 해도 자신의 가치를 유지할 수 있습니다. 흐름만 잘 만들어 놓으면 일은 시스템이 대신 처리해 주니 혼자라도 괜찮습니다.
- A씨의 고민-
“최근 회사가 커지며 임직원이 늘어나, 부서도 많아지고 팀별 프로젝트도 다양해 나가는 비용이 많아 업무가 많아졌습니다. 그런데 총무는 여전히 저 혼자입니다. 회의실 예약부터 계약, 소모품 발주, 공지, 출장비, 경조사 지원까지 … 하루에도 수십 건씩 체계 없이 쏟아지는 요청을 겨우 받고 있습니다. 이대로 안 되겠다는 생각이 드는데요. 구조 없이 단순히 업무만 처리해서는 업무가 정리되지 않습니다.‘혼자서도 무너지지 않고 총무 업무를 할 수 있는 방법’ 그리고 ‘흐름을 만드는 총무’가 되는 방법이 궁금합니다.”
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A씨의 고민을 들여다보면 분명한 문제들이 보입니다.
① 매일 쏟아지는 요청 속에서 일의 흐름이 정리되지 않아 항상 뒤쫓기듯 일하게 된다는 것
② 체계 없이 흘러가는 업무 속에서 피로가 가중되고 있다는 것
결국, A씨의 진짜 문제는 일이 많아서가 아니라 구조가 없어서입니다.
A씨처럼 혼자서 버티고 있는 모든 총무분들을 위해, '혼자서도 무너지지 않고 총무를 지속할 수 있는 방법' 그리고 '흐름을 만드는 총무'가 되기 위한 생존 전략을 정리해 보았습니다.
요청이 몰릴수록 ‘입구’를 정리
요청은 하루에도 수십 건씩 들어옵니다. 하지만 문제는 그 요청이 메신저, 전화, 구두, 이메일 등 다양한 채널로 들어온다는 점입니다. 이럴 경우 요청을 놓치거나 중복 처리하게 되면서 불필요한 에너지를 낭비하게 됩니다. 그리고 요청이 중복되면 결국 실수로 이어질 위험도 커지죠.이를 해결하려면 "하나의 경로"로 요청을 수렴하는 시스템을 만드는 것이 필수입니다.
예를 들어, 구글 폼을 활용해 통합된 요청서를 만들고, 모든 직원들이 이 폼을 통해 요청하도록 유도하는 것입니다. 이는 요청 내용을 표준화시켜 관리하기 쉽게 만들고, 실수나 누락을 방지하는 데 도움을 줍니다. 이처럼 요청을 받는 '입구'를 정리하는 것만으로도 총무의 업무 스트레스는 크게 줄어듭니다. 이제 더 이상 요청을 놓치거나, 중복되는 요청에 에너지를 낭비할 필요가 없게 됩니다.
‘무조건 처리’는 그만! 업무 경계를 명확히
A씨 뿐 아니라, 총무 담당자들은 업무를 처리할 때마다 "이거 다 해야 하나?"라는 생각을 할 것 같은데요. 요청이 들어올 때마다 '모두 처리해야 한다'는 압박감을 느끼고, 이로 인해 과중한 업무에 시달리게 됩니다. 하지만 모든 요청을 다 처리하는 것은 결코 효율적이지 않습니다. 오히려 체계가 없으면 업무 범위가 흐려져, 불필요한 시간과 자원을 낭비하게 될 수 있습니다.
총무는 반드시 업무의 경계를 명확히 설정해야 합니다. 예를 들어, "소모품 구매는 X만 원 이하만 처리 가능", "개인적인 편의 요청은 총무가 처리하지 않는다"라는 식으로 기준을 세워야 합니다. 이런 기준을 문서화하여 직원들과 공유하는 것도 중요한 포인트입니다. 직원들이 이러한 규정을 알게 되면, 요청 자체가 보다 명확해지고, 불필요한 혼선도 줄어듭니다. 업무 경계를 명확히 설정하면, 불필요한 요청을 처리하지 않아도 되어 업무의 부담을 덜 수 있습니다.
반복되는 업무는 자동화로
총무 업무에서 가장 큰 문제 중 하나는 반복되는 작업입니다. 예를 들어 발주, 정기 예약, 경조사 등은 매월 진행하는 업무 중 하나인데요. 이런 업무는 매번 수동으로 처리하다 보면 지치고 시간이 낭비됩니다. 이때 필요한 것은 반복되는 업무를 자동화하는 것입니다. 예를 들어, 캘린더에 반복 일정 설정을 통해 정기적으로 해야 하는 일을 미리 알림을 받아 놓고 처리할 수 있습니다.
자동화된 시스템을 만들어 놓으면, 시간과 노력을 절약하면서도 반복되는 업무를 처리할 수 있습니다. 자동화는 단순히 업무를 덜어줄 뿐만 아니라, 정확한 타이밍에 필요한 작업이 실행되도록 보장해 줍니다. 또다시 수동으로 일을 할 필요가 없으므로, 총무는 좀 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
숫자로 총무의 존재감 UP
총무의 업무는 보통 눈에 띄지 않는 일들이 많습니다. 예를 들어, 소모품 발주, 출장비 정산, 경조사 지원 등은 흔히 "그냥 해야 하는 일"처럼 느껴지지만, 실제로는 중요 업무 중 하나입니다. 하지만 이렇게 보이지 않는 업무는 직원들이나 경영진에게 잘 인식되지 않아서, 총무의 가치를 제대로 평가받지 못하는 경우가 많습니다. 따라서 총무는 숫자와 데이터를 활용해 자신이 처리한 업무의 성과를 보여줘야 합니다.
예를 들어, 이번 달 구매 금액 절감액, 요청 처리 건수, 소모품 구매 처리 소요 시간 등은 총무가 얼마나 효율적으로 일했는지를 보여줄 수 있는 좋은 지표입니다. 이 데이터를 통해 총무는 자신이 맡은 업무의 중요성을 입증할 수 있습니다.
업무마켓9의 자가진단 리포트를 활용해 자신의 업무 흐름을 점검하고 개선할 수 있는 기회를 가져야 합니다. 자가진단 리포트를 이용하면 총무가 얼마나 효율적으로 업무를 처리하고 있는지, 어떤 부분에서 개선이 필요한지 파악할 수 있습니다.
비용 절감 기회 도출 : 리포트는 과거 구매 데이터를 기반으로 절감 가능한 영역을 식별
구매 프로세스 효율성 평가 : 구매 요청부터 승인, 발주, 수령까지의 전 과정에 걸쳐 소요되는 시간을 분석
성과 기반 지표 제공 : 요청 처리 건수 대비 승인 소요 시간, 절감액 대비 구매 건수 등의 지표를 통해 성과를 시각적으로 확인
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총무 1인 체제에서 중요한 것은 혼자서 버티는 것이 아니라, 시스템을 만들어 효율적으로 흐름을 만드는 것입니다.
총무는 슈퍼맨이 아니며, 모든 요청을 처리하는 것이 역할이 아닙니다. 중요한 것은 구조 설계자로서 요청부터 승인, 구매, 정산까지 효율적인 흐름을 설계하는 것입니다.
업무마켓9은 바로 이런 흐름을 만드는 총무를 돕기 위해 존재합니다. 솔루션을 활용하면, 총무의 업무는 자동화할 수 있고, 반복되는 일은 체계적으로 변화시킬 수 있습니다.
그리고 데이터로 자신의 업무를 증명하며, 더 이상 보이지 않는 일을 해도 자신의 가치를 유지할 수 있습니다. 흐름만 잘 만들어 놓으면 일은 시스템이 대신 처리해 주니 혼자라도 괜찮습니다.
- A씨의 고민-
“최근 회사가 커지며 임직원이 늘어나, 부서도 많아지고 팀별 프로젝트도 다양해 나가는 비용이 많아 업무가 많아졌습니다. 그런데 총무는 여전히 저 혼자입니다. 회의실 예약부터 계약, 소모품 발주, 공지, 출장비, 경조사 지원까지 … 하루에도 수십 건씩 체계 없이 쏟아지는 요청을 겨우 받고 있습니다. 이대로 안 되겠다는 생각이 드는데요. 구조 없이 단순히 업무만 처리해서는 업무가 정리되지 않습니다.‘혼자서도 무너지지 않고 총무 업무를 할 수 있는 방법’ 그리고 ‘흐름을 만드는 총무’가 되는 방법이 궁금합니다.”
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A씨의 고민을 들여다보면 분명한 문제들이 보입니다.
① 매일 쏟아지는 요청 속에서 일의 흐름이 정리되지 않아 항상 뒤쫓기듯 일하게 된다는 것
② 체계 없이 흘러가는 업무 속에서 피로가 가중되고 있다는 것
결국, A씨의 진짜 문제는 일이 많아서가 아니라 구조가 없어서입니다.
A씨처럼 혼자서 버티고 있는 모든 총무분들을 위해, '혼자서도 무너지지 않고 총무를 지속할 수 있는 방법' 그리고 '흐름을 만드는 총무'가 되기 위한 생존 전략을 정리해 보았습니다.
요청이 몰릴수록 ‘입구’를 정리
요청은 하루에도 수십 건씩 들어옵니다. 하지만 문제는 그 요청이 메신저, 전화, 구두, 이메일 등 다양한 채널로 들어온다는 점입니다. 이럴 경우 요청을 놓치거나 중복 처리하게 되면서 불필요한 에너지를 낭비하게 됩니다. 그리고 요청이 중복되면 결국 실수로 이어질 위험도 커지죠.이를 해결하려면 "하나의 경로"로 요청을 수렴하는 시스템을 만드는 것이 필수입니다.
예를 들어, 구글 폼을 활용해 통합된 요청서를 만들고, 모든 직원들이 이 폼을 통해 요청하도록 유도하는 것입니다. 이는 요청 내용을 표준화시켜 관리하기 쉽게 만들고, 실수나 누락을 방지하는 데 도움을 줍니다. 이처럼 요청을 받는 '입구'를 정리하는 것만으로도 총무의 업무 스트레스는 크게 줄어듭니다. 이제 더 이상 요청을 놓치거나, 중복되는 요청에 에너지를 낭비할 필요가 없게 됩니다.
‘무조건 처리’는 그만! 업무 경계를 명확히
A씨 뿐 아니라, 총무 담당자들은 업무를 처리할 때마다 "이거 다 해야 하나?"라는 생각을 할 것 같은데요. 요청이 들어올 때마다 '모두 처리해야 한다'는 압박감을 느끼고, 이로 인해 과중한 업무에 시달리게 됩니다. 하지만 모든 요청을 다 처리하는 것은 결코 효율적이지 않습니다. 오히려 체계가 없으면 업무 범위가 흐려져, 불필요한 시간과 자원을 낭비하게 될 수 있습니다.
총무는 반드시 업무의 경계를 명확히 설정해야 합니다. 예를 들어, "소모품 구매는 X만 원 이하만 처리 가능", "개인적인 편의 요청은 총무가 처리하지 않는다"라는 식으로 기준을 세워야 합니다. 이런 기준을 문서화하여 직원들과 공유하는 것도 중요한 포인트입니다. 직원들이 이러한 규정을 알게 되면, 요청 자체가 보다 명확해지고, 불필요한 혼선도 줄어듭니다. 업무 경계를 명확히 설정하면, 불필요한 요청을 처리하지 않아도 되어 업무의 부담을 덜 수 있습니다.
반복되는 업무는 자동화로
총무 업무에서 가장 큰 문제 중 하나는 반복되는 작업입니다. 예를 들어 발주, 정기 예약, 경조사 등은 매월 진행하는 업무 중 하나인데요. 이런 업무는 매번 수동으로 처리하다 보면 지치고 시간이 낭비됩니다. 이때 필요한 것은 반복되는 업무를 자동화하는 것입니다. 예를 들어, 캘린더에 반복 일정 설정을 통해 정기적으로 해야 하는 일을 미리 알림을 받아 놓고 처리할 수 있습니다.
자동화된 시스템을 만들어 놓으면, 시간과 노력을 절약하면서도 반복되는 업무를 처리할 수 있습니다. 자동화는 단순히 업무를 덜어줄 뿐만 아니라, 정확한 타이밍에 필요한 작업이 실행되도록 보장해 줍니다. 또다시 수동으로 일을 할 필요가 없으므로, 총무는 좀 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
숫자로 총무의 존재감 UP
총무의 업무는 보통 눈에 띄지 않는 일들이 많습니다. 예를 들어, 소모품 발주, 출장비 정산, 경조사 지원 등은 흔히 "그냥 해야 하는 일"처럼 느껴지지만, 실제로는 중요 업무 중 하나입니다. 하지만 이렇게 보이지 않는 업무는 직원들이나 경영진에게 잘 인식되지 않아서, 총무의 가치를 제대로 평가받지 못하는 경우가 많습니다. 따라서 총무는 숫자와 데이터를 활용해 자신이 처리한 업무의 성과를 보여줘야 합니다.
예를 들어, 이번 달 구매 금액 절감액, 요청 처리 건수, 소모품 구매 처리 소요 시간 등은 총무가 얼마나 효율적으로 일했는지를 보여줄 수 있는 좋은 지표입니다. 이 데이터를 통해 총무는 자신이 맡은 업무의 중요성을 입증할 수 있습니다.
업무마켓9의 자가진단 리포트를 활용해 자신의 업무 흐름을 점검하고 개선할 수 있는 기회를 가져야 합니다. 자가진단 리포트를 이용하면 총무가 얼마나 효율적으로 업무를 처리하고 있는지, 어떤 부분에서 개선이 필요한지 파악할 수 있습니다.
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총무 1인 체제에서 중요한 것은 혼자서 버티는 것이 아니라, 시스템을 만들어 효율적으로 흐름을 만드는 것입니다.
총무는 슈퍼맨이 아니며, 모든 요청을 처리하는 것이 역할이 아닙니다. 중요한 것은 구조 설계자로서 요청부터 승인, 구매, 정산까지 효율적인 흐름을 설계하는 것입니다.
업무마켓9은 바로 이런 흐름을 만드는 총무를 돕기 위해 존재합니다. 솔루션을 활용하면, 총무의 업무는 자동화할 수 있고, 반복되는 일은 체계적으로 변화시킬 수 있습니다.
그리고 데이터로 자신의 업무를 증명하며, 더 이상 보이지 않는 일을 해도 자신의 가치를 유지할 수 있습니다. 흐름만 잘 만들어 놓으면 일은 시스템이 대신 처리해 주니 혼자라도 괜찮습니다.
