총무 업무는 '특별해서 힘든' 게 아닙니다. 오히려 '자잘하고 반복적이라 더 피곤한' 일이죠. 회의실 예약, 간식 신청, 경조사 체크, 출장비 문의, 복지 공지 등 업무 난이도가 높은 건 아니지만, 자잘하고 반복되다 보니 하루가 사라지는 기분입니다. 업무 하나하나는 어렵지 않은데, "이거 그냥 내가 손으로 하는 게 빠르다"라는 말이 입에 붙는 순간, 총무는 구조 없이 떠넘겨진 일을 무한 반복하게 됩니다. 그렇다고 솔루션을 도입하자니 예산은 없고요. 그래서 준비했습니다. 앱 설치 없이, 무료 또는 저렴한 웹 기반 툴만으로도루틴 업무를 자동화할 수 있는 방법!

미리캔버스
안내문, 공지, 복지 포스터까지 직접 디자인!

총무는 안내문 하나, 공지 이미지 하나도 자주 만들어야 합니다. 디자이너가 없어도 미리캔버스를 활용하면 공지용 이미지, 복지 포스터, 회의실 이용 안내문 등을 손쉽게 만들 수 있습니다. 특히 사내 행사나 경조사 안내 등 시각적 자료가 필요한 업무에서 유용합니다. 템플릿 종류도 다양하고, 무료 계정만으로도 충분히 고해상도 출력이 가능합니다. 총무 전용 디자인 툴로 활용해도 손색없는 가성비 도구입니다.

구글 폼
소모품 신청부터 캘린더 체크까지 한 줄로!

총무는 하루에도 여러 건의 요청을 받습니다. 회의실 예약, 소모품 신청, 차량 이용 요청, 출장비 신청 등 항목은 달라도 처리 방식은 비슷하죠. 구글 폼을 활용하면 요청을 양식화해 받아볼 수 있고, 응답은 자동으로 구글 시트에 정리돼 번거로운 수작업이 줄어듭니다. 캘린더 예약 요청과 연동하거나, 승인자를 설정해 자동 알림을 보내는 등 조금만 익혀두면 꽤 강력한 자동화 도구가 됩니다. 누가 무엇을 언제 요청했는지를 구조화해서 관리할 수 있는 기본 툴로, 총무 1인 체제에서도 충분히 활용할 수 있습니다. 총무 요청 관리를 처음 자동화해보고 싶다면, 구글 폼이 가장 쉽고 효과적인 첫걸음이 될 수 있습니다.

노션
매번 설명하는데 지치셨나요?

총무는 반복적으로 똑같은 질문을 받기 마련입니다. 경조사 신청 방법, 복지포인트 사용 안내, 비품 요청 절차 등은 매번 설명하기보단 페이지로 정리해두면 효율적입니다. 노션은 페이지 단위로 내용을 구성하고 링크로 공유할 수 있어, 사내 구성원들에게 필요한 정보를 한 곳에 모아두기에 최적화돼 있습니다. 디자인 템플릿도 많고, 복잡한 인트라넷 없이도 전체 팀에게 공유 가능한 구조를 만들 수 있습니다. 총무의 시간을 줄이고 사내 공지 구조를 정리하고 싶다면, 노션으로 ‘총무 위키’를 만들어보세요.

줌
회의실 쟁탈전은 이제 그만!

화상회의로 전환하면 회의실 부족 이슈를 완화할 수 있습니다. 특히 외근이 많은 팀, 지방/해외 팀과 자주 협업하는 경우 회의실을 쓰지 않고도 커뮤니케이션이 가능합니다. 총무 입장에선 반복 회의 예약 링크를 공지로 고정하거나, 교육 일정에 맞춰 회의 예약을 정리하는 용도로도 쓰기 좋아요. 무료 요금제에서도 40분 그룹 미팅이 가능하니 사내 회의나 행사 공지에 유용합니다. ‘회의실 예약 = 회의 링크 안내’로 구조를 바꿔보세요.

스티비
공지도 뉴스레터로 발송하세요

사내 전체 공지, 복지 정책 변경, 월간 행사 안내 등은 한 번에 일괄 발송해야 할 때가 많습니다. 스티비는 뉴스레터 형식으로 구성할 수 있어 공지 내용을 예쁘고 정리된 형태로 전달할 수 있어요. 구독자 리스트 관리, 발송 통계 확인도 가능해서 누가 읽었는지도 확인할 수 있습니다. 총무가 구성원들에게 일방 공지하는 일이 잦다면, 스티비로 공지 이메일의 품격을 한 단계 올려보세요. 공지만 잘 정리돼도, 요청이 줄고 이해도가 올라갑니다.총무 자동화는 꼭 비싼 시스템이 필요한 게 아닙니다.정리만 잘 해도, 툴 조합만 잘 해도 실무는 훨씬 가벼워질 수 있습니다.