"왜 같은 툴을 세 팀이 따로 구독하고 있었죠?" CFO가 묻습니다. 구매팀장이 답합니다. "몰랐습니다. 각 팀이 개별적으로 결제해서요." 1년간 중복 구독료로 나간 돈은 2,400만원. 문제는 이제야 발견됐다는 겁니다. 왜 미리 몰랐을까요? 구조가 "나중에 알게" 설계되어 있으니까요.
승인했지만 통제하지 못한 구매들
구매팀 이 과장의 월말입니다. 각 부서 구매 내역을 취합합니다. 엑셀을 열고, 법인카드 명세서를 확인하며, 사내 ERP 데이터를 내려 받습니다. 그리고 발견합니다. 이상한 패턴이 보입니다.
마케팅팀이 Adobe Creative Cloud를 구독하고 있습니다. 그런데 디자인팀도 같은 툴을 쓰고 있어요. 개발팀은 Notion을 쓰는데, 기획팀도 Notion을 따로 결제합니다. 영업팀은 Zoom Pro를 쓰고, 인사팀도 Zoom Pro를 별도 구독합니다. 모두 승인받은 구매입니다. 하지만 중복입니다.
이 과장이 각 팀장에게 묻습니다. "왜 각자 구독했나요?" 답은 비슷합니다. "우리 팀 업무에 필요해서요", "다른 팀이 쓰는지 몰랐어요", "급하게 필요해서 바로 결제했습니다". 승인은 받았지만, 전체 그림은 아무도 몰랐습니다. 문제는 1년이 지나서야 드러났습니다.
승인과 통제는 다르다: 구매 프로세스의 착시
많은 회사가 "우리는 구매 승인 절차가 있다"고 말합니다. 맞습니다. 절차는 있습니다. 직원이 구매 요청서를 쓰고, 팀장이 승인하며, 구매팀이 확인합니다. 하지만 이게 통제일까요? 아닙니다. 이건 확인입니다.
팀장은 뭘 봅니까? "우리 팀 예산 범위 내인가", "업무상 필요한가". 봅니다. 승인합니다. 구매팀은 뭘 봅니까? "품의서가 제대로 작성됐는가", "결재 라인이 맞는가". 확인합니다. 진행합니다. 그런데 누구도 "다른 팀이 이미 같은 걸 쓰고 있는가"는 안 봅니다. 볼 방법이 없거든요.
왜 볼 방법이 없을까요? 데이터가 흩어져 있으니까. 마케팅팀 SaaS 구독 내역은 마케팅팀 이메일에 있고, 디자인팀 구매 기록은 디자인팀 폴더에 있습니다. 전체 회사가 지금 뭘 쓰고 있는지 한눈에 보는 도구가 없습니다. 그래서 승인은 하지만 통제는 못 합니다.
지출 사고를 방치하는 경직된 구조적 한계
구매 문제가 사후에 터지는 이유는 담당자의 실수가 아닌, 기존 시스템의 구조적 결함 때문입니다.
첫째, 개별 승인 구조입니다. 각 팀이 각자 필요한 걸 각자 요청합니다. 팀장은 자기 팀 관점에서만 판단합니다. 합리적입니다. 하지만 전사 관점에서 보면 중복이 생깁니다. A팀이 월요일에 Canva를 구독하고, B팀이 수요일에 Canva를 또 구독하는데, 아무도 모릅니다. 월말에 취합하고 나서야 "어? 두 개네?"가 됩니다.
둘째, 데이터 가시성 부족입니다. 구매팀 입장에서 "지금 우리 회사가 어떤 SaaS를 몇 개 쓰고 있지?"를 실시간으로 알 방법이 없습니다. 사내 ERP에는 계약 체결된 대형 구매만 있고, 법인카드로 결제한 소액 구독은 카드사 앱에만 있으며, 각 팀이 개별 결제한 건 각 팀만 압니다. 전체 그림을 보려면 월말에 다 모아야 합니다.
셋째, 사후 집계 프로세스입니다. 구매 데이터가 취합되는 시점이 월말입니다. 각 팀이 쓴 내역을 보고하고, 법인카드 명세서가 나오며, 경비 정산이 완료되면 그때 엑셀로 정리합니다. 과거 한 달 동안 뭘 샀는지 확인하는 겁니다. 당연히 문제도 한 달 늦게 발견됩니다.
중복·과다·불필요 구매는 왜 계속되는가
구매팀 이 과장이 분석합니다. 지난 1년간 발견된 문제들을 봅니다.
중복 구매: Figma 3개 구독, Notion 4개 구독, Zoom Pro 2개 구독. 전사 라이선스로 묶으면 40% 싸게 살 수 있는데, 각 팀이 개별 구독해서 정가에 삽니다. 왜 몰랐을까요? 실시간으로 "누가 뭘 쓰고 있는가"를 보는 화면이 없으니까.
과다 구매: 마케팅팀이 디자인 에셋을 3곳에서 삽니다. 각각 품질이 달라서 필요하다고 합니다. 하지만 사용률을 보니 한 곳은 월 1~2회만 씁니다. 연간 구독료 120만원인데 실제로는 거의 안 씁니다. 왜 계속 결제했을까요? 사용률 데이터를 보는 환경이 없으니까.
불필요 구매: 3개월 전 퇴사한 직원의 SaaS 구독이 아직도 결제됩니다. 자동 갱신이라 그냥 빠져나갑니다. 인사팀은 퇴사 처리했지만, 구매팀은 몰랐습니다. 정보가 연동되지 않으니까. 월말에 명세서 보고 "이 사람 누구지?"하고 확인합니다. 이미 3개월치가 나갔습니다.
발견해도 바로잡기 어려운 이유
문제를 발견했습니다. 이제 바로잡으면 될까요? 쉽지 않습니다.
중복 구매를 발견했습니다. 이 과장이 두 팀장에게 말합니다. "같은 툴 쓰고 계시네요. 하나로 통합하시죠." 한 팀장이 답합니다. "우리 팀 계정에 프로젝트 데이터가 다 있는데, 옮기기 힘들어요." 다른 팀장도 답합니다. "통합하려면 권한 설정부터 다시 해야 하는데, 시간이 없어요." 기술적으로 가능하지만, 실무적으로 어렵습니다.
과다 구매를 발견했습니다. "이거 거의 안 쓰시는데 해지하시죠." 팀장이 답합니다. "가끔 쓰긴 해요. 없으면 불편할 것 같아요." 연 120만원을 월 1~2회 사용에 쓰는 게 합리적인가? 아니지만, 해지하기도 애매합니다. 완전히 안 쓰는 건 아니니까.
불필요 구매를 발견했습니다. 퇴사자 계정은 즉시 해지합니다. 하지만 이미 3개월치가 나갔어요. 환불은 안 됩니다. 다음부터 조심하자고 합니다. 그런데 다음 달에 또 비슷한 케이스가 나옵니다. 왜? 퇴사 처리와 구매 해지가 자동 연동되지 않으니까.
"미리 막을 수 있었다면"
이 과장이 생각합니다. 만약 A팀이 Canva 구독 요청했을 때, 환경이 "B팀이 이미 Canva를 쓰고 있습니다"라고 알려줬다면? 중복 구매를 막을 수 있었겠네. 만약 퇴사자가 생기는 순간, 도구가 그 직원 명의 구독을 자동으로 표시해줬다면? 불필요 결제를 막을 수 있었겠네.
문제의 핵심은 타이밍입니다. 구매가 일어나기 전에 확인할 방법이 없습니다. 일어나고 나서 월말에 발견합니다. 발견했을 때는 이미 늦었습니다. 돈은 나갔고, 계정은 생성됐으며, 팀은 쓰기 시작했습니다. 되돌리기 어렵습니다.
필요한 건 사후 발견이 아니라 사전 확인입니다. 직원이 구매 요청을 입력하는 순간, 환경이 "이미 같은 제품을 쓰는 팀이 있는가", "예산은 남았는가", "이 직원은 퇴사 예정인가"를 확인하는 것. 문제가 생기기 전에 막는 것. 이게 답입니다.
"담당자는 '정리자'가 아닌 '전략적 관리자'가 되어야 합니다"
구매 담당자의 진짜 역할은 영수증을 모으고 엑셀을 정리하는 것이 아닙니다. 흩어진 데이터를 장악하고, 지출이 일어나기 전 전략적 판단을 내리는 전략적 구매 관리자로 거듭나야 합니다. 그러기 위해선 개인의 의지가 아닌, 사전 차단이 가능한 BSM 시스템이 필수적입니다
구매 요청 순간 통제하는 구조: BSM 솔루션의 가치
구매 문제가 사후에 터질 수밖에 없는 이유는 구조에 있습니다.
개별 승인, 흩어진 데이터, 월말 취합이라는 기존 방식으로는 문제를 미리 볼 방법이 없습니다. 진정한 BSM(Business Spend Management) 솔루션은 사후 발견이 아니라 사전 차단에 집중해야 합니다.
BSM 솔루션은 누가 무엇을 쓰고 있는가"를 실시간으로 파악할 수 있게 해 구매 요청 단계에서 중복 여부를 즉시 검토할 수 있게 합니다. 그리고 주관적인 판단이 아닌, 실제 사용률과 비용 효율성 데이터를 바탕으로 구매의 적절성 제공하며, 인사(HR) 정보와 지출 관리 데이터를 실시간으로 연동하여 인적 변동에 따른 지출 누수를 즉각 감지할 수 있게 합니다.
BSM의 가치를 실현하는 통합 구매 관리 : 업무마켓9
업무마켓9은 이 BSM 솔루션의 지향점을 구체적인 사용자 경험으로 구현합니다. 이제 담당자는 월말마다 '사후 증빙'에 매달리는 행정가에서 벗어나, 데이터로 기업의 지출을 설계하는 전략적 구매 관리자로 성장하게 됩니다.
첫째, 지출의 길목을 하나로 통합합니다.
전사 관점에서 지출을 완벽히 통제하려면 모든 구매 데이터가 단일 시스템으로 실시간 집결되어야 합니다. 업무마켓9은 7,000여 개 공급업체가 입점한 전용몰은 물론, 네이버나 쿠팡 같은 외부 쇼핑몰의 상품 URL 구매까지 하나의 솔루션에서 처리합니다. 흩어져 있던 소액 구독이나 개별 팀의 파편화된 구매 내역이 실시간 대시보드에 기록됩니다.
구매팀은 "우리 회사가 지금 무엇을, 어디서, 얼마나 사고 있는가"를 월말 취합이 아닌 실시간으로 파악하게 됩니다.
둘째, 행정 효율을 극대화하여 정산을 자동화합니다.
관리 효율을 높이려면 데이터 취합 시점을 '구매 순간'으로 앞당겨야 합니다. 외부 URL을 통해 구매하더라도 업무마켓9 명의로 세금계산서가 일괄 발급되므로, 재무팀이 수많은 개별 판매자에게 일일이 증빙 서류를 요청할 필요가 없습니다. "부가세 환급 데이터가 누락되었나요?"라는 질문은 사라집니다.
클릭 한 번으로 정산 데이터를 추출할 수 있어 재무팀의 업무 부담은 획기적으로 줄어들고, 투명한 관리가 가능해집니다.
셋째, 예산 초과를 원천 봉쇄하는 사전 통제를 구현합니다.
지출이 발생한 뒤 이유를 묻는 사후 보고가 아니라, 요청하는 순간에 예산과 승인 규칙이 즉시 작동해야 합니다. 직원이 구매 버튼을 누르는 순간, 시스템은 팀 예산 상태를 즉시 확인합니다. 만약 요청 금액이 잔여 예산을 초과하면 진행이 되지 않습니다. 월말에 "어? 예산 초과네"라고 당황하는 것이 아니라, 요청 순간에 "예산이 부족합니다"라는 알림이 뜹니다.
CFO는 돈이 나가기 전에 지출을 통제하고, 현업 직원은 단 3번의 클릭만으로 필요한 물품을 편리하게 조달합니다.
업무마켓9 도입 문의
"사후에 발견하는 구매 사고, 이제 '구매 순간'에 차단할 준비가 되셨나요?"
업무마켓9은 모든 구매 요청을 실시간으로 검증하고, 중복·예산·사용 패턴을 즉시 확인하며, 문제를 사전에 차단하는 국내 최초 BSM 솔루션입니다. (*Business Spend Management : 비용지출관리)
✅ "이미 쓰고 있는 제품인가요?" 중복 구매를 사전에 막고 싶다면
✅ "남은 예산이 충분한가요?" 예산 초과를 요청 단계에서 차단하고 싶다면
✅ "정말 필요한 구매인가요?" 데이터 기반으로 구매 의사결정을 돕고 싶다면
승인했지만 통제하지 못한 구매들
구매팀 이 과장의 월말입니다. 각 부서 구매 내역을 취합합니다. 엑셀을 열고, 법인카드 명세서를 확인하며, 사내 ERP 데이터를 내려 받습니다. 그리고 발견합니다. 이상한 패턴이 보입니다.
마케팅팀이 Adobe Creative Cloud를 구독하고 있습니다. 그런데 디자인팀도 같은 툴을 쓰고 있어요. 개발팀은 Notion을 쓰는데, 기획팀도 Notion을 따로 결제합니다. 영업팀은 Zoom Pro를 쓰고, 인사팀도 Zoom Pro를 별도 구독합니다. 모두 승인받은 구매입니다. 하지만 중복입니다.
이 과장이 각 팀장에게 묻습니다. "왜 각자 구독했나요?" 답은 비슷합니다. "우리 팀 업무에 필요해서요", "다른 팀이 쓰는지 몰랐어요", "급하게 필요해서 바로 결제했습니다". 승인은 받았지만, 전체 그림은 아무도 몰랐습니다. 문제는 1년이 지나서야 드러났습니다.
승인과 통제는 다르다: 구매 프로세스의 착시
많은 회사가 "우리는 구매 승인 절차가 있다"고 말합니다. 맞습니다. 절차는 있습니다. 직원이 구매 요청서를 쓰고, 팀장이 승인하며, 구매팀이 확인합니다. 하지만 이게 통제일까요? 아닙니다. 이건 확인입니다.
팀장은 뭘 봅니까? "우리 팀 예산 범위 내인가", "업무상 필요한가". 봅니다. 승인합니다. 구매팀은 뭘 봅니까? "품의서가 제대로 작성됐는가", "결재 라인이 맞는가". 확인합니다. 진행합니다. 그런데 누구도 "다른 팀이 이미 같은 걸 쓰고 있는가"는 안 봅니다. 볼 방법이 없거든요.
왜 볼 방법이 없을까요? 데이터가 흩어져 있으니까. 마케팅팀 SaaS 구독 내역은 마케팅팀 이메일에 있고, 디자인팀 구매 기록은 디자인팀 폴더에 있습니다. 전체 회사가 지금 뭘 쓰고 있는지 한눈에 보는 도구가 없습니다. 그래서 승인은 하지만 통제는 못 합니다.
지출 사고를 방치하는 경직된 구조적 한계
구매 문제가 사후에 터지는 이유는 담당자의 실수가 아닌, 기존 시스템의 구조적 결함 때문입니다.
첫째, 개별 승인 구조입니다. 각 팀이 각자 필요한 걸 각자 요청합니다. 팀장은 자기 팀 관점에서만 판단합니다. 합리적입니다. 하지만 전사 관점에서 보면 중복이 생깁니다. A팀이 월요일에 Canva를 구독하고, B팀이 수요일에 Canva를 또 구독하는데, 아무도 모릅니다. 월말에 취합하고 나서야 "어? 두 개네?"가 됩니다.
둘째, 데이터 가시성 부족입니다. 구매팀 입장에서 "지금 우리 회사가 어떤 SaaS를 몇 개 쓰고 있지?"를 실시간으로 알 방법이 없습니다. 사내 ERP에는 계약 체결된 대형 구매만 있고, 법인카드로 결제한 소액 구독은 카드사 앱에만 있으며, 각 팀이 개별 결제한 건 각 팀만 압니다. 전체 그림을 보려면 월말에 다 모아야 합니다.
셋째, 사후 집계 프로세스입니다. 구매 데이터가 취합되는 시점이 월말입니다. 각 팀이 쓴 내역을 보고하고, 법인카드 명세서가 나오며, 경비 정산이 완료되면 그때 엑셀로 정리합니다. 과거 한 달 동안 뭘 샀는지 확인하는 겁니다. 당연히 문제도 한 달 늦게 발견됩니다.
중복·과다·불필요 구매는 왜 계속되는가
구매팀 이 과장이 분석합니다. 지난 1년간 발견된 문제들을 봅니다.
중복 구매: Figma 3개 구독, Notion 4개 구독, Zoom Pro 2개 구독. 전사 라이선스로 묶으면 40% 싸게 살 수 있는데, 각 팀이 개별 구독해서 정가에 삽니다. 왜 몰랐을까요? 실시간으로 "누가 뭘 쓰고 있는가"를 보는 화면이 없으니까.
과다 구매: 마케팅팀이 디자인 에셋을 3곳에서 삽니다. 각각 품질이 달라서 필요하다고 합니다. 하지만 사용률을 보니 한 곳은 월 1~2회만 씁니다. 연간 구독료 120만원인데 실제로는 거의 안 씁니다. 왜 계속 결제했을까요? 사용률 데이터를 보는 환경이 없으니까.
불필요 구매: 3개월 전 퇴사한 직원의 SaaS 구독이 아직도 결제됩니다. 자동 갱신이라 그냥 빠져나갑니다. 인사팀은 퇴사 처리했지만, 구매팀은 몰랐습니다. 정보가 연동되지 않으니까. 월말에 명세서 보고 "이 사람 누구지?"하고 확인합니다. 이미 3개월치가 나갔습니다.
발견해도 바로잡기 어려운 이유
문제를 발견했습니다. 이제 바로잡으면 될까요? 쉽지 않습니다.
중복 구매를 발견했습니다. 이 과장이 두 팀장에게 말합니다. "같은 툴 쓰고 계시네요. 하나로 통합하시죠." 한 팀장이 답합니다. "우리 팀 계정에 프로젝트 데이터가 다 있는데, 옮기기 힘들어요." 다른 팀장도 답합니다. "통합하려면 권한 설정부터 다시 해야 하는데, 시간이 없어요." 기술적으로 가능하지만, 실무적으로 어렵습니다.
과다 구매를 발견했습니다. "이거 거의 안 쓰시는데 해지하시죠." 팀장이 답합니다. "가끔 쓰긴 해요. 없으면 불편할 것 같아요." 연 120만원을 월 1~2회 사용에 쓰는 게 합리적인가? 아니지만, 해지하기도 애매합니다. 완전히 안 쓰는 건 아니니까.
불필요 구매를 발견했습니다. 퇴사자 계정은 즉시 해지합니다. 하지만 이미 3개월치가 나갔어요. 환불은 안 됩니다. 다음부터 조심하자고 합니다. 그런데 다음 달에 또 비슷한 케이스가 나옵니다. 왜? 퇴사 처리와 구매 해지가 자동 연동되지 않으니까.
"미리 막을 수 있었다면"
이 과장이 생각합니다. 만약 A팀이 Canva 구독 요청했을 때, 환경이 "B팀이 이미 Canva를 쓰고 있습니다"라고 알려줬다면? 중복 구매를 막을 수 있었겠네. 만약 퇴사자가 생기는 순간, 도구가 그 직원 명의 구독을 자동으로 표시해줬다면? 불필요 결제를 막을 수 있었겠네.
문제의 핵심은 타이밍입니다. 구매가 일어나기 전에 확인할 방법이 없습니다. 일어나고 나서 월말에 발견합니다. 발견했을 때는 이미 늦었습니다. 돈은 나갔고, 계정은 생성됐으며, 팀은 쓰기 시작했습니다. 되돌리기 어렵습니다.
필요한 건 사후 발견이 아니라 사전 확인입니다. 직원이 구매 요청을 입력하는 순간, 환경이 "이미 같은 제품을 쓰는 팀이 있는가", "예산은 남았는가", "이 직원은 퇴사 예정인가"를 확인하는 것. 문제가 생기기 전에 막는 것. 이게 답입니다.
"담당자는 '정리자'가 아닌 '전략적 관리자'가 되어야 합니다"
구매 담당자의 진짜 역할은 영수증을 모으고 엑셀을 정리하는 것이 아닙니다. 흩어진 데이터를 장악하고, 지출이 일어나기 전 전략적 판단을 내리는 전략적 구매 관리자로 거듭나야 합니다. 그러기 위해선 개인의 의지가 아닌, 사전 차단이 가능한 BSM 시스템이 필수적입니다
구매 요청 순간 통제하는 구조: BSM 솔루션의 가치
구매 문제가 사후에 터질 수밖에 없는 이유는 구조에 있습니다.
개별 승인, 흩어진 데이터, 월말 취합이라는 기존 방식으로는 문제를 미리 볼 방법이 없습니다. 진정한 BSM(Business Spend Management) 솔루션은 사후 발견이 아니라 사전 차단에 집중해야 합니다.
BSM 솔루션은 누가 무엇을 쓰고 있는가"를 실시간으로 파악할 수 있게 해 구매 요청 단계에서 중복 여부를 즉시 검토할 수 있게 합니다. 그리고 주관적인 판단이 아닌, 실제 사용률과 비용 효율성 데이터를 바탕으로 구매의 적절성 제공하며, 인사(HR) 정보와 지출 관리 데이터를 실시간으로 연동하여 인적 변동에 따른 지출 누수를 즉각 감지할 수 있게 합니다.
BSM의 가치를 실현하는 통합 구매 관리 : 업무마켓9
업무마켓9은 이 BSM 솔루션의 지향점을 구체적인 사용자 경험으로 구현합니다. 이제 담당자는 월말마다 '사후 증빙'에 매달리는 행정가에서 벗어나, 데이터로 기업의 지출을 설계하는 전략적 구매 관리자로 성장하게 됩니다.
첫째, 지출의 길목을 하나로 통합합니다.
전사 관점에서 지출을 완벽히 통제하려면 모든 구매 데이터가 단일 시스템으로 실시간 집결되어야 합니다. 업무마켓9은 7,000여 개 공급업체가 입점한 전용몰은 물론, 네이버나 쿠팡 같은 외부 쇼핑몰의 상품 URL 구매까지 하나의 솔루션에서 처리합니다. 흩어져 있던 소액 구독이나 개별 팀의 파편화된 구매 내역이 실시간 대시보드에 기록됩니다.
구매팀은 "우리 회사가 지금 무엇을, 어디서, 얼마나 사고 있는가"를 월말 취합이 아닌 실시간으로 파악하게 됩니다.
둘째, 행정 효율을 극대화하여 정산을 자동화합니다.
관리 효율을 높이려면 데이터 취합 시점을 '구매 순간'으로 앞당겨야 합니다. 외부 URL을 통해 구매하더라도 업무마켓9 명의로 세금계산서가 일괄 발급되므로, 재무팀이 수많은 개별 판매자에게 일일이 증빙 서류를 요청할 필요가 없습니다. "부가세 환급 데이터가 누락되었나요?"라는 질문은 사라집니다.
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셋째, 예산 초과를 원천 봉쇄하는 사전 통제를 구현합니다.
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업무마켓9 도입 문의
"사후에 발견하는 구매 사고, 이제 '구매 순간'에 차단할 준비가 되셨나요?"
업무마켓9은 모든 구매 요청을 실시간으로 검증하고, 중복·예산·사용 패턴을 즉시 확인하며, 문제를 사전에 차단하는 국내 최초 BSM 솔루션입니다. (*Business Spend Management : 비용지출관리)
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